生産的なビデオ会議を主催するための 10 のヒント

2023/02/08

あらゆる種類の会議と同様に、電話会議は簡単に軌道から外れて非生産的になる可能性があります。
ビデオ会議は、参加者がお互いのボディーランゲージを見て、より積極的に参加できるようにすることで、電話会議の生産性を高めるのに役立ちます。
ビデオカメラをオンにすることを義務付け、厳密な議題を設定し、通話中にタスクを委任することで、ビデオ会議の生産性を高めることができます。
この記事は、ビデオ会議通話の生産性を向上させたいビジネスオーナー向けです。

接続不良、煩わしいバックグラウンドノイズ、何が議論されているかを知らない参加者、トピックから外れた会話の間で、電話会議はすぐに脱線する可能性があります。他の種類の会議と同様に、何も達成されていない会議に参加したいと思う人はいません。これは、ボディランゲージや非言語的な合図が見逃された場合に、従来の電話のみの電話会議が引き起こす可能性があるぎこちないことに特に当てはまります。

ただし、リモートおよびハイブリッドワークの配置が標準になりつつあり、これは、電話会議が定着していることを意味します。幸いなことに、テレビ会議は、一般的な電話会議にまつわる問題の一部を緩和することができます。そのことを念頭に置いて、ビデオ会議で生産性を最大化し、ビデオ会議がビジネスにとって真に役立つコミュニケーションツールであることを確認する方法についての入門書をまとめました。

生産的なビデオ会議を主催する方法

ビジネスオーナーが生産的なビデオ会議を主催できるように、この種の会議を定期的に主催および参加している経験豊富な専門家にアドバイスを求めました。ビデオ会議通話の生産性を高める最善の方法について、彼らが提供した 10 のヒントを以下に示します。

1. さまざまなサービスオプションを提供します。

フリーランスのスモールビジネスおよびコミュニケーションコンサルタントとして、Rob Swystun は数多くのビデオ会議に参加しています。これらの会議がスムーズに進行するように、彼は使用するビデオ会議ソフトウェアについて柔軟に対応しています。たとえば、Skype を好むクライアントもいれば、Zoom を使用するクライアントもいます。[ Zoom と RingCentral の比較をご覧ください。]

Swystun 氏は次のように述べています。「これにより、彼らがなじみのないサービスで手探りしたり、時間を無駄にしたりすることがなくなることが保証されます。」

2. 適切な設定を選択します。

シニア貯蓄ネットワークのジェネラルマネージャーであるクリストファーウェストフォールシニア氏は、静かで適切な場所を選択することは、職場の外でビデオ通話を主催または参加する人にとって重要であると述べました。

「参加者が会議に接続する環境は重要です」と Westfall 氏は言います。「赤ちゃんの泣き声、犬の鳴き声、家の中を走り回る子供たちは、生産的な交流を助長しません。」

知っていましたか?: Zoom と Dialpad は、リモートビジネスコラボレーションに特に優れたビデオ会議アプリの 2 つの例です。

3. 時間通りに。

House of Who の CEO、Shannon DeJong 氏は、遅刻者が会議に参加し、義務的な謝罪をすると、多くの時間が無駄になると述べました。

「時間厳守は企業文化に深く根ざしており、特に企業間の電話で顕著であるため、これにはかなりの労力が必要です」と彼女は言いました。

ビデオ会議の時間厳守の習慣を身に付けるために、DeJong は会議を 1 時 5 分過ぎまたは別の奇妙な時間に開始することを提案しています。彼女は議題の説明を入れるように言いました。

「[一部の出席者にとって]時間厳守が難しい場合は、とにかく会議を時間通りに開始し、『遅刻しないでください。遅刻した場合は、静かに来てください』という文化を取り入れて、すべての世間話や謝罪を避けるようにしてください」と DeJong 氏は述べています。言った。

4. 適切なツールを使用してください。

Owl Labs の CEO である Frank Weishaupt 氏は、360 度カメラ、画面共有、仮想会議ホストなどのビデオ会議ツールにより、すべての従業員が現在の状況を把握し、関与し続けることができるようになります。

「しかし、最も重要なことは、これらのツールによって、遠隔地の参加者がただのハエではなく、部屋にいるように感じられるようになることです」と彼は言いました。「遠隔地の参加者は、自分の存在が後付けであると感じない場合、会議に貢献する可能性が高くなります。

5. 技術が正しく機能していることを確認します。

生産性とリーダーシップのコンサルタントである Dave Crenshaw 氏は、会議が時間通りに開始され、スムーズに進行するように、会議が始まる前に会議サービスが適切に機能していることを確認すると述べています。

「顔がはっきりと見えるようにし、コラボレーションを容易にするために画面を共有できるようにし、静かでプライベートな空間にいることでバックグラウンドノイズを最小限に抑えるようにします」と彼は言いました。

ビジネスニュースデイリーのビデオ会議チートシートでは、エクスペリエンスを向上させるために、Zoom、Skype、Microsoft Teams、および GoTo Meeting でテストする必要がある機能について概説しています。

6. ビデオをオンにします。

ビデオ会議の参加者は、会議中にビデオカメラの電源を入れないことがよくあります。Point B のポートフォリオリーダーである Suz O’Donnell 氏は、これは大きな失敗であると述べています。

「あなたの顔もビデオに映ると、会話全体が変わります」と彼女は言いました。「お互いの表情を見ることができ、チームのように感じることができ、ほとんどの人がマルチタスクをするのを防ぐことができます。」

O’Donnell 氏は、他の人があなたを見ることができると、マルチタスクがはるかに困難になると説明し、次のように説明しています。これにより、組織の生産性が低下します。」

7. 全員をミュートにします。

バックグラウンドノイズは、ビデオ会議通話中に特に気を散らす可能性があります。そのため、Sparro のシニアデジタルマーケティング担当者である Ciara Hautau 氏は、話していないときは全員がマイクをオフにすることが重要だと考えています。

「バックグラウンドで聞こえるものを想像することはできません。他の従業員のチャット、人々のタイピング、通りの騒音などです」と彼女は言いました。「それは非常に気を散らすものです。音声をオンにしている唯一の人が話している人であることを確認してください。これにより、会議の集中力が高まり、全員がはっきりと聞き取り、コミュニケーションをとることができます。」

8. アジェンダを持つ。

議題を準備して会議の前に送信することは、ほぼすべてのビデオ会議の専門家がアドバイスするステップです。議題が設定されているため、参加者全員が、何について話し合うかを正確に知ることができます。そうすれば、参加者はそれらのトピックに参加する準備を整えることができます。

フリーランスのコンテンツストラテジスト兼クリエーターであるダニエラアンドレーフスカ氏は、アジェンダは人々が会議の準備をし、議論に沿って進めるのに役立つと述べています。

「生産性を最大限に高めるために、検討する必要のあるトピックだけでなく、それぞれのトピックにどれくらいの期間とどまる予定なのかを [リスト化] することをお勧めします」と彼女は言いました。「これにより、参加者は各問題の重要性と、それについて議論したい詳細レベルを知ることができます。」

9. 誰かに責任を負わせます。

Andreevska 氏によると、全体を通して組織され、特定の結果で終わる会議の場合、議論を担当する人物が 1 人必要です。

「これは、会議を主催したり、組織したりする人である必要はありません」と彼女は言いました. 「会議の焦点である問題について、最も専門的な知識を持つ同僚にタスクを委任できます。」

主催者は、議題の準備を支援するためにその人物と調整する必要があります。

「会議の開始時に、あなたが主催者である場合は、議題と担当者を紹介して会議を開始し、そこから [彼ら] にリードしてもらいます」と Andreevska 氏は述べています。「もちろん、会議が焦点を失っていることに気付いた場合は、介入することができますが、介入を最小限に抑えるようにしてください。」

10. プロフェッショナルに保ちます。

「[トピック] の合間に個人的な話題について話すことは問題ありませんが、議題から全員の注意をそらすべきではありません」と彼は言いました。

適切なビジネスエチケットに従うことは、クライアントとのミーティングにおいて特に重要です。

ビデオ会議の重要性

リモートワークやそのバリエーションが定着する中、ビデオ会議は多くの組織にとって会議の選択肢として急速に定着しています。これは、ビデオテクノロジーによって、通常の電話よりもコミュニケーションエクスペリエンスが向上するためです。

コミュニケーションプラットフォーム企業 Dialpad の元企業および事業開発担当シニアバイスプレジデントである Joe Manuele 氏は、音声のみの電話会議は、参加者が話している人を見て、何が起こっているかを完全に理解する機会を与えないため、標準以下であると述べました。言った。[Dialpad のビデオ会議ツールについては、Dialpad ビジネス電話システムの詳細なレビューをご覧ください。]

「ビデオで顔を合わせて誰かを見ることで、彼らは口頭および非言語的にコミュニケーションをとることができ、リモートの発信者が快適に感じて完全に参加できる室内感覚を作り出すことができます」と Manuele 氏は述べています。

さらに、ビデオ会議は、場所に関係なく人々を結び付け、参加者が画面上で情報を提示できるようにし、コラボレーションを容易にします。そのような会議を賢く使用する必要があります。

「生産的なビデオ会議をホストすることは、今日の現在の作業環境においてミッションクリティカルです」と Manuele 氏は述べています。「会議が時間の無駄になると、関係者全員がフラストレーションを感じ、ビジネスのためにお金を浪費します。」

ビデオ会議の重要性と効率的な運営の必要性を強調することは、Dialpad のビデオ会議の現状から得られた調査結果です。同社の調査によると、一般的な人は月に平均 9 ～ 10 回のビデオ会議を行っています。全体として、労働者のほぼ 40% が 1 週間の 10 ～ 30% をビデオ会議に費やしています。

ビデオ会議に多くの時間を費やしているため、ビデオ会議は価値のあるものである必要があります。そうしないと、ビジネスがビデオ会議から得られるメリットを逃し、生産性を向上させるどころか、かえって低下させてしまうことになります。

ビデオ会議通話を最大化する

好きでも嫌いでも、ビデオ会議通話は現代のビジネスの一部です。ただし、これらの会議の非効率性とぎこちなさの多くは、上記のヒントに従うことで簡単に修正できます。まだフローを見つけるのに苦労している企業の場合は、使用しているプラットフォームがビジネスユースケースに適しているかどうかを確認してください。そうでない場合は、中小企業に最適なビジネス電話システムのまとめをお読みください. 多くのソリューションは優れたビデオ会議機能を備えています。

Jeremy Bender は、この記事の執筆と報告に貢献しました。ソースインタビューは、この記事の以前のバージョンに対して実施されました。