知っておくべき 12 の Microsoft Forms のヒントとコツ

Microsoft Forms は、粘着性のあるユーザー インターフェイスと洗練されたエクスペリエンスを備えています。初挑戦で捨てる可能性は低いです。そのユーザー インターフェイスは包括的ですが、Microsoft Forms をより生産的に使用するには、プロのヒントが必要です。

アンケートやビジネス ニーズに合わせて Microsoft Forms を活用する優れた方法を次に示します。

1. フォームを共有する

フォームを共有することは、アンケートの最終的な目標です。これは簡単：

1. フォームの右上にある[回答を収集]をクリックします。
2. [誰でも応答可能] 、[組織内のユーザーのみが応答可能]、または[組織内の特定のユーザーが応答可能]を選択して、受信者グループの設定を選択します。
   
3. URL を短縮するには、[短縮 URL ] チェックボックスをクリックします (オプション)。次に、[コピー] をクリックして、対象の参加者との調査の共有を開始します。
   

カスタム招待状を使用して特定の人と共有する

フォームを共有しているときに、カスタムの招待メッセージでバックアップして、よりプロフェッショナルにすることができます。

1. フォームの右上にある [回答の収集] タブをクリックします。
2. 受信者の設定を選択します。
3. 連絡先フィールドに受信者の電子メール アドレス、名前、またはグループを入力します。多くの受信者を入力できます。
4. テキスト フィールドにカスタム メッセージを入力します。
5. 最後に、[送信] をクリックします。参加者は、フォーム ページに誘導するカスタム メッセージを受け取ります。

2. 回答を Excel でリアルタイムに表示

Microsoft Forms の回答を照合するときは、通常、データの Excel コピーをダウンロードする必要があります。ダウンロードしたデータは、新しい提出物で更新されません。したがって、ローカル ドライブ上の既存のデータを更新するために、ダウンロードを定期的に繰り返す必要がある場合があります。

これらの複数の間隔でのダウンロードを防ぐために、回答者がアンケートを完了するまで待ってから、回答を Excel にエクスポートすることができます。

しかし、特に調査が大規模な場合は、人々がどのように反応するかをリアルタイムで確認したい場合があります。それは簡単です; Microsoft 365 Business アカウントを使用すると、Excel で Microsoft Forms の回答をリアルタイムで確認できます。これは、組み込みの Forms for Excel または Power Automate を使用して直接行うことができます。

3. フォームの回答が重複しないようにする

Microsoft Forms では、既定で複数回応答できます。1 人につき 1 つの応答のみを許可するようにフォームを設定できます。

ユーザーが複数回送信することを禁止すると、ユーザーは Microsoft アカウントにサインインしてアンケートに回答する必要があります。したがって、フォームは同じアカウントが調査に 2 回アクセスすることを防ぎます。

4. Web サイトに Microsoft Forms iFrame を埋め込む

Web サイトにログオンしてアンケートに回答してもらいたい場合は、代わりにフォームをフレームとして Web サイトに挿入できます。準備したフォームの iFrame コピーをコピーして、Web サイトの HTML に貼り付けるだけです。そうするために：

1. フォームに移動し、右上の[回答の収集] をクリックします。
2. 開いたサイドバーの右下にあるコード アイコンをクリックします。
3. [コピー] をクリックして、埋め込みコードをコピーします。
4. コピーしたコードを Web サイトの HTML ファイルに貼り付けます。

5. QR コードを使用してフォームを共有する

フォームの QR コードをダウンロードして、回答者に送信することもできます。これは、調査 URL をフォーカス グループと共有する別の方法です。Microsoft フォーム QR コードをダウンロードするには:

1. 右上の[回答の収集] タブに移動します。
2. サイドバーの下部 (コード アイコンの左側) にある QR コード アイコンをクリックします。
3. [ダウンロード]をクリックして、QR コード イメージをローカル ドライブに保存します。
4. ダウンロードした QR 画像をターゲット グループと共有できるようになりました。

6. フォームの完了期間を設定する

クイズを実行していなくても、回答者に特定の時間内にフォームに記入してもらいたいとします。たとえば、求職者が特定の日付までに応募フォームに応答するようにしたいとします。回答を締め切りに結び付けることができます。

フォーム設定を微調整することでこれを行うことができます。

1. 右上にある 3 つの水平メニュー ドットをクリックします。
2. [設定]に移動します。
   
3. [開始日] をクリックします。次に、[データの終了] をクリックして、調査の期間を終了します。
4. [期間の設定] をクリックして、フォームの時間を設定することもできます。これにより、誰かがフォームへの入力を開始するとタイマーが開始されます。
   

アンケートの時間を設定した場合、回答者は開始前に時間制限のあるアンケートであることを知らせるプロンプトを受け取ります。

7. Microsoft Forms でクイズを作成およびカスタマイズする

Google フォームと同様に、Microsoft フォームでもクイズを作成できます。ありがたいことに、クイズは通常の形式と同じくらい簡単に作成できます。Microsoft Forms でクイズを作成するには:

1. Microsoft Forms ダッシュボードから [新しいクイズ]をクリックします。
   
2. タイトル フィールドにクイズ名を入力します。説明がある場合は、このフィールドの下にオプションの説明を入力します。
3. 新規追加 をクリックします。
   
4. 表示されたバーに利用可能なクイズ オプションが表示されます。たとえば、複数のオプションの質問に対して 選択肢を選択できます。
   
5. [新規追加] をクリックして、新しい質問を追加します。

クイズ結果の表示設定

送信後に参加者がテスト結果を表示できないようにすることもできます。

1. 右上の 3 つの水平メニュー バーをクリックします。
2. [設定]に移動します。
   
3. [結果を自動的に表示] をオフにします。
   

8.フォームテーマのアップロードとカスタマイズ

その UI に加えて、Microsoft Forms を使用すると、回答者が調査を開いたときに表示される UI を決定できます。これは、あなたのプロ意識を示す優れた方法です。Microsoft Forms には組み込みのテーマが用意されていますが、カスタム テーマを設計してアップロードすることもできます。

1. フォームから、右上の[テーマ] をクリックします。
2. リストされたテーマから選択します。
3. 代わりにカスタム テーマをアップロードするには、テーマ バーの右下に ある十字記号 ( + ) をクリックします。
   
4. 下記メニューの画像アイコンをクリックしてください。
   
5. 次に、Bing または OneDrive からテーマをアップロードします。または、[アップロード] をクリックして、ローカル ドライブからテーマを選択することもできます。
   

9. フォーム テンプレートの使用を他のユーザーに許可する

包括的で関連性の高いアンケートの質問を含む素敵なテーマを作成した場合は、他のユーザーがそのテーマを使用できるようにすることができます。他のユーザーにテンプレートの使用を許可すると、代わりにその複製が共有されます。したがって、回答者はそれをアンケートのテンプレートとして使用できます。

フォームに移動し、次の手順に従います。

1. 右上にある 3 つの水平メニュー ドットをクリックします。
2. [共同作業] または [複製]をクリックします。
   
3. [テンプレートとして共有] セクションで、[複製へのリンクを取得] をクリックします。
   
4. 生成されたリンクをコピーして、参加者と共有します。フォームに入力して送信することは引き続き可能ですが、Microsoft 365 アカウントを持っている場合は、フォームを複製して調査のテンプレートとして使用することもできます。
   

10.別れのメッセージをカスタマイズする

また、時間を割いてアンケートに回答してくださった参加者に感謝することもできます。このメッセージは、フォームを送信すると表示されます。

このようなメッセージは、参加者との関係を構築する上で大いに役立ちます。たとえば、この機会を利用して、特定の時間に入力に応答することを回答者に思い出させることができます。別れのメッセージをカスタマイズするには:

1. フォームの右上にある 3 つの水平メニュー ドットをクリックします。
2. [設定]に移動します。
   
3. [お礼メッセージをカスタマイズする]チェックボックスをクリックします。
4. 次に、フィールドにメッセージを入力します。
   

フォームを送信した後、人々はあなたのメッセージを受け取ります。

11.各回答の電子メール通知を受け取る

誰かがアンケートに回答するたびに、メール通知を受け取ることができます。これは大規模な調査では望ましい方法ではないかもしれませんが、特に参加者が少ない場合は、回答を追跡するのに役立ちます。そうするために：

1. 上部にある 3 つの水平メニュー バーをクリックします。次に、[設定]に移動します。
2. [各応答の電子メール通知を受け取る] チェックボックスをクリックします。

12.以前のフォームのコピーを作成する

以前のフォームを編集して別の調査に使用すると、作業が速くなりますが、その内容を上書きしてしまいます。作成するフォームを複製し、代わりに 2 番目のフォームを編集します。

1. Microsoft Forms ダッシュボードに移動します。
2. 作成したい前のフォームを見つけたら、そのバナーの右下にある 3 つの水平ドットをクリックします。
3. コピーを選択して複製します。これでエクストラを編集できます。

専門的にアンケートを共有する

Microsoft や Google Forms などのオンライン アンケート ツールを使用すると、簡単に作業できます。ただし、そのシンプルさをローカライズされた大規模な調査に活用することはできますが、専門的な使用例を理解することでさらに単純化できます。

この記事では、Microsoft Forms を使用するためのヒントとコツについて学びましたが、Google Forms の専門的な使用方法も確認したい場合があります。