すべてのマネージャーが知っておくべき委任の 3 つの要素

2023/02/14

委任とは、マネージャーが他のチームメンバーにタスクを割り当てることです。委任の 3 つの要素は、権限、責任、説明責任です。
チームに特定のタスクの処理方法を教えることができるように、適切に委任するのに役立つツールがいくつかあります。
退屈なタスクや嫌いなことは委任する必要があります。また、チームの他の誰かがよりうまくできるとわかっている仕事を委任する必要があります。
この記事は、委任スキルを完成させたいマネージャー向けです。

マネージャーとして、時には圧倒されるかもしれない多くの責任がありますが、それがチームを持っている理由です。すべてを自分で行う必要はありません。多くの新しいマネージャーは、この移行に苦労しており、To Do リストにあるすべての小さな割り当てをまだ実行しなければならないと感じています。ただし、効果的なリーダーになるには、委任の技術を学ぶことが重要です。

昇進したばかりでも、しばらくチームを管理してきた場合でも、効果的な委任はチームの生産性だけでなく、自分の生産性にも役立ち、信頼の文化を確立しながらチームが新しいスキルを習得するのにも役立つことを理解する必要があります。 .

委任とは何ですか?

委任とは、マネージャーが権限を使用して、直属の部下や同僚など、職場の他の人に責任を割り当てることです。あなたが担当する上位レベルの戦略計画には時間とエネルギーがかかるため、タスクの委任は重要です。忙しい仕事で行き詰まっている場合は、どちらもありません。

このキャンペーンのタスクを委任する場合、優れたマネージャーは電子メールまたは委任ツールを介して詳細な指示を送信する必要があります。説明書には必ずビジョンと目標を含めてください。この例では、次のスタッフがキャンペーンを支援するのに最適です。

グラフィックデザイナー:メールコンテンツと一緒に表示される画像をデザインします。
コピーライター:件名を含むコンテンツの作成と編集
マーケティングスペシャリスト: Salesforce や別の顧客関係管理 (CRM) ツールなどのソースからメーリングリストを取得します。

チームの各メンバーが割り当てられたタスクを完了したら、レビューのために送信する必要があります。次に、すべての要素をまとめて、電子メールキャンペーンの展開をスケジュールします。

委任の 3 つの要素

責任の委任には、委任の要素として知られる 3 つの主な側面があります。

権限:これは、チームの権限の範囲内で特定のタスクを実行するように従業員に指示するマネージャーの権利を指します。これは、マネージャーが部下に対して権限を持っていることを意味します。タスクを割り当てる前に、マネージャーは権限を使用して部下のスキルを評価し、部下がトレーニングを必要とする場合があることを認識する必要があります。権威者として、リーダーのように行動し、細かい管理を避ける必要もあります。
責任:これは、部下が割り当てられた職務を首尾よく完了するために必要な義務です。管理者は、タスクを効果的に完了するために、一定レベルの信頼を部下に渡します。
説明責任:委任を成功させるためには、部下は割り当てられたタスクに対して説明責任を負う必要があります。委任ツールの有無にかかわらず、部下はマネージャーにワークフローの最新情報を提供する必要があります。マネージャーは、自分が提供する方向性についても説明責任を負う必要があります。指示が明確でない場合、マネージャーは部下が成功することを期待できません。

効果的に委任する方法

1. 委任ツールを利用する。

2. 主要な委任スキルを習得します。

委任するときは、目の前のタスクに対する期待とビジョンを明確にする必要があります。明確な指示を含む良好で明確なコミュニケーションは大いに役立ちます。委任メールを送信するときは、件名に行動を促すフレーズを使用してみてください (「ニュースレターの校正レビューが必要です」など)。

メールの本文で、締め切りを含め、期待することを説明します。優れたコミュニケーションと明確な期待に加えて、貴重な委任スキルには、サポートの提供とフォローアップが含まれます。チームが良い仕事をしたときは、常にチームに知らせ、感謝します。

3. 教える。

部下が何かを知っている、または理解できると常に想定できるとは限りません。従業員に新しいスキルを教えるのは、権威者としてのあなたの仕事です。従業員がより多くのことを知れば知るほど、彼らは後であなたの仕事を取り除けるようになります。

委任する必要がある 3 種類のタスク

1.成長に影響を与えない退屈なタスク

あなたとあなたのチームメンバーが行うすべてのことは、ビジネスの全体的な機能にとって重要です。ただし、消耗品の購入、データ入力、ファイルの整理、事務作業、およびその他の管理タスクは、会社の成長を促進するものではありません。これらは通常、多くの経験を必要としない単純な割り当てであり、自分で簡単に完了することができますが、従業員に委任することで時間を節約できます.

Deputy のインバウンドマーケティングの元ディレクターである Dan Westmoreland 氏は、次のように述べています。「マネージャーが犯す最大の委任の間違いは、十分に委任していないことです。」

ただし、これは、新しい人材の採用や財務の監督など、より複雑で役割に敏感なタスクには当てはまらないと彼は付け加えました。委任は、これらの責任のために時間を節約するのに役立ちます。

2. 情熱を奪うタスク

あなたが今よりも低いレベルにいたとき、やる気のない特定のタスクを抱えていた可能性があります。会費を支払ったので、同じ任務をチームに任せることができます。

ただし、従業員にも疲れを感じさせたくありません。精神的および感情的な負担を軽減するために、これらの職務の一部をスタッフに任せることができますが、ストレスをスタッフに渡すだけではないことを確認してください。

「タスクを誰に委任すればよいかわからない場合は、同僚のグループにタスクを提示し、誰がそれを処理するのに最適かを率直に尋ねてください」と Westmoreland 氏は言います。さまざまな労働者がさまざまな関心を持っています。ある人にとって必要なことは、別の人にとっては公園を散歩することかもしれません。

3. 他の人が自分より上手にできるタスク

リーダーになったからといって、自動的にプロジェクトに適した人物になるわけではありません。あなたのスタッフはそれぞれの才能を持っており、その中にはあなたのギャップを埋めることができる人もいます。そのため、謙虚に、他の誰かが自分よりも仕事に適している可能性があることを認め、認める必要があります。

「マネージャーとしてのあなたの仕事は、人を育てることです」とウェストモアランドは言いました。「委任は、あなたが持っている人々の最高のものを引き出す手段です。従業員はそれぞれ独自のスキルセット、個性、強みを持っています。彼らのユニークな仕事の個性をうまく利用することで、全体的な効率が向上し、人々は自分が楽しんで仕事をすることができます。」

重要なポイント:適切に委任するには、退屈で低レベルのタスクや、楽しくない作業を避ける必要があります。また、他の人に自分よりもうまくできるタスクを割り当てることも含まれます。

委任は必ずしも容易ではないかもしれませんが、常に重要です

委任はマネージャーやビジネスオーナーにとっては難しいことですが、生産性には不可欠です。リーダーとして、すべてを自分で行うことは困難です。代わりに、チームに頼り、彼らを信頼して仕事を成し遂げることを学びましょう。その結果、あなたの会社はあなたを行き詰まらせることなく、より多くのことを達成できることがわかるでしょう。

Max Freedman と Sammi Caramela もこの記事に寄稿しました。ソースインタビューは、この記事の以前のバージョンに対して実施されました。