あなたが知らないかもしれない 7 つの素晴らしい Google ドライブ機能

多くの人は Google ドライブを当然のことだと考えています。そこにファイルを保存し、必要なときに取りに行きます。しかし、Google ドライブには見た目以上の機能があります。ここでは、見逃しているかもしれない便利な機能をいくつか紹介します。

高度な検索でファイルを検索する

Google ドライブにアップロードするファイルが増えれば増えるほど、必要なときに調べなければならないファイルも増えます。幸いなことに、タスクを簡単にする高度な検索オプションがあります。

メイン ページの上部にある [ドライブ内検索] ボックスにキーワードまたは語句を入力します。次に、検索ボックスの右側にある「検索オプションを表示」アイコンをクリックします。

ファイルを見つけるために使用できる多くのオプションが表示されます。ファイルの種類または所有者の選択、ファイルまたはファイル名内のキーワードの使用、場所の選択、変更日オプションの選択、または表示される他のフィールドのいずれかを使用します。

「検索」を選択し、結果を表示します。ファイルがどのフォルダーにあるかがわかっている場合は、Google ドライブ フォルダー内で直接検索を実行することもできます。

ファイルに直接リンクする

もう 1 つの便利な Google ドライブ機能は、ファイルへの直接リンクを取得することです。ファイルを開かなくてもこれを行うことができます。次に、すぐにアクセスできるように、または共同編集者が共有できるように、メモに保存します。

ファイルを右クリックし、「リンクを取得」を選択します。

次に、「リンクをコピー」を選択してリンクをクリップボードに置き、好きな場所に貼り付けます。このボックスを使用して、連絡先の電子メール アドレスを入力してリンクを共有することもできます。

ウィンドウの下部にある [一般アクセス] セクションを使用して、リンクを含むファイルを誰が開くことができるかを制御します。「制限付き」を選択して共有相手のみにアクセスを許可するか、「リンクを知っている全員」を選択してリンクをクリックした誰でもファイルを開くことができます。

Microsoft Officeファイルの操作

Google ドライブがあれば、Office ファイルを操作するために Microsoft Office を所有する必要はありません。表示または編集が必要な Word、Excel、または PowerPoint ファイルを受け取る場合があります。これらのファイルは、対応する Google アプリ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドで開くことができます。

さらに、ドキュメント、スプレッドシート、スライドのドキュメントを Microsoft Office 形式でダウンロードできます。

Office ドキュメントを開くには、他のファイルと同様に、そのドキュメントを Google ドライブにアップロードします。次に、ダブルクリックまたは右クリックして「プログラムから開く」に移動し、Google ドキュメント、スプレッドシート、またはスライドから選択します。

対応するアプリでファイルを開くと、上部に保持されたファイル形式が表示されます。変更は自動的に保存され、ファイルを元の Office 形式でダウンロードできます。

Office 形式でエクスポートして保存したいドキュメント、スプレッドシート、スライド ファイルがある場合、これも同様に簡単です。ドキュメントを開き、「ファイル」タブに移動します。[ダウンロード] に移動し、ポップアウト メニューで形式を選択します。

ファイルバージョンの管理

ファイルを開かずにファイルへのリンクを取得するのと同様に、ファイルのバージョンを管理できます。この機能は、画像だけでなく PDF や Microsoft Office ファイルでも機能します。

ファイルを右クリックし、「バージョンの管理」を選択します。

現在のバージョンを含む、ファイルの各バージョンを示すポップアップ ウィンドウが表示されます。

ウィンドウの上部にあるように、古いバージョンは 30 日後、または 100 保存されたバージョン後に削除される可能性があります。以前のバージョンを失わないようにするには、その右側にある 3 つの点をクリックして、「永久に保持」を選択します。

使用したいデバイスに新しいバージョンが保存されている場合は、「新しいバージョンをアップロード」を選択します。次に、ファイルを参照して「アップロード」を選択します。

さらに実行できるアクションは 2 つあり、表示されたバージョンを削除またはダウンロードすることです。バージョンの右側にある 3 つの点を使用して、「削除」または「ダウンロード」を選択します。

ファイルのアクティビティ、詳細、説明を表示する

非常に単純なことのように思えるかもしれませんが、ファイルのアクティビティと詳細を表示できることは、まさに必要なことかもしれません。さらに、 Google ドライブの説明を利用して独自の詳細を追加することもできます。

次のいずれかの方法で詳細サイドバーを開きます。

• ファイルを右クリックし、「詳細を表示」を選択します。
• ファイルを選択し、右上にある「詳細を表示」アイコン (小さな文字「i」) をクリックします。
• ファイルを選択し、上部にある 3 つの点をクリックして、[詳細を表示] を選択します。

[詳細] と [アクティビティ] の 2 つのタブのあるサイドバーが表示されます。[詳細] では、ファイルの種類、サイズ、所有者、作成日などを確認できます。アクティビティを使用すると、ファイルがいつアップロードされたか、いつ編集されたかなどが表示されます。

ファイルに説明を追加するには、サイドバーの「詳細」タブを使用します。下部にある説明ボックスにテキストを入力し、Enter または Return キーを押します。これは、似た名前のファイルを区別する良い方法です。

ファイルにコメントを追加する

Google ドライブのもう 1 つの便利な機能は、ファイルにコメントを追加できることです。これは、自分自身または共同作業者向けのメモとして役立ちます。

ファイルをプレビュー モードで開きます。これを行うには、ファイルを選択して上部のプレビュー アイコン (目) をクリックするか、右クリックして [プレビュー] を選択します。

コメントしたいファイルの部分を選択し、右側または上部にある [コメント] アイコンを選択します。

表示されるボックスにコメントを入力し、「コメント」をクリックします。

必要に応じて、@ (アットマーク) 記号を使用して共同制作者に言及できることに注意してください。ボーナスとして、自分のコメントをその人に割り当てることができます。「割り当て先」ボックスにチェックを入れ、「割り当て」をクリックします。

モバイルデバイスのカメラを使用してファイルをアップロードする

Google ドライブ モバイル アプリを使用している場合は、アップロードを簡単にする追加機能があります。デバイスのカメラを使用してファイルまたはその他のアイテムをキャプチャし、PDF (Android) または画像 (iPhone) としてアップロードできます。

Androidの場合

Android Google ドライブ アプリを開き、プラス記号をタップしてファイルをアップロードします。次に、「スキャン」を選択します。

シャッターボタンをタップしてアイテムをスキャンし、チェックマークを使用して保存します。必要に応じて、ゴミ箱アイコンを選択してスキャンを再キャプチャできます。「保存」を選択します。

Googleドライブ内で保存する場所を選択し、もう一度「保存」をタップします。スキャンしたファイルが PDF として表示されます。

iPhoneの場合

iPhone の Google ドライブ アプリを開き、プラス記号をタップしてファイルをアップロードします。次に、「カメラを使用」を選択します。

シャッターボタンをタップして画像をキャプチャし、「写真を使用」を選択してアップロードします。必要に応じて、「再撮影」を選択してショットを再キャプチャすることもできます。

しばらくすると、Google ドライブに画像が表示されます。

特に頻繁に使用する機能の場合、機能が明らかになることがあります。しかし、存在に気づいていない、非常に役に立つ機能が他にもあります。これらの Google ドライブの機能の少なくとも 1 つが役立つことを願っています。