リモートチームのパフォーマンスを向上させるための 7 つの重要なヒント

2022/12/24

リモートチームと協力することは、世界中の多様な人材プールを活用するための優れた方法です。あなたのビジネスが活況を呈していることを確認するために、特定の役割やプロジェクトに最適な人を間違いなく見つけることができます。

ただし、リモートチームと連携するには、社内チームを管理する場合とは異なるアプローチが必要です。コミュニケーション不足、認識の欠如、スケジューリングの問題などの課題を克服する必要があります。これは、リモートチームが最高のパフォーマンスを発揮できるようにプロセスを設定する必要があることを意味します。この記事では、この目標を達成するためのヒントとツールについて説明します。

1.コミュニケーションチャネルを設定する

チームが成功するためには、効果的なコミュニケーションが不可欠です。特にリモート環境では重要です。対面でコミュニケーションをとることができないため、ほとんどの場合、さまざまなチャネルを設定して、仮想チームでよくあるコミュニケーションの間違いを克服し、全員が同じページにいることを確認することが重要です.

メール、ビデオ会議システム、インスタントメッセージングプラットフォームなど、リモートチームのコミュニケーションに関する一般的な課題を克服するために使用できるツールには、いくつかの種類があります。各ツールはさまざまな機能を提供するため、チームのニーズと特定のユースケースに最も適したものを選択してください。

たとえば、Slack などのインスタントメッセージングアプリを使用して簡単な会話や質問をしたり、電子メールを使用してクライアントと通信したり、Zoom などのビデオ会議ソフトウェアを使用して仮想会議やチェックインを開催したりできます。どのようなコミュニケーションチャネルを選択する場合でも、全員がその目的を理解し、正しく使用できるようにします。

2. デジタルプレゼンティーイズムよりも生産性を選ぶ

デジタルプレゼンティズムを克服することは、分散したチームが最高の状態で機能するために不可欠です。リモートチームと協力することで、実際の仕事の結果ではなく、コンピューターの前で過ごした時間で生産性を測定する「プレゼンティーイズム」の従来のオフィスモデルを複製することを避けることができます。

チームが一日中画面に釘付けになることを期待するのではなく、オンラインで過ごす時間ではなく、目標を達成し、やりがいのある結果を達成できるように SMART プランを設定することに集中できます。

これにより、従業員は最も生産的な時間帯に自由に働くことができ、あなたも彼らの時間を最大限に活用できます。また、生産性を損なう「常時オン」の文化から、柔軟な勤務時間とより良い集中力を奨励することでアウトプットを祝う文化に焦点を移します。

3. コミュニケーションに適したツールを選ぶ

効果的なコミュニケーションは、チームの生産性を高めます。それがあなたの目標であれば、メッセージへの返信に費やす時間を減らし、実際のタスクにより多くの時間を費やすことは理にかなっています。仕事用デバイスに接続して過ごす時間ではなく、成果を祝う文化を強化するための最良の方法の 1 つは、非同期通信を促進するツールを使用することです。

インスタントメッセージングは状況によってはその役割を果たしますが、絶え間ない ping、通知、およびメッセージは気を散らし、チームがスイッチを切るのを難しくする可能性があります。非同期通信は、全員が同時に対応できると期待するのではなく、対応可能なときに応答できるため、異なるタイムゾーンで作業しているチームにとって便利です。

Qatalog、Twist、Yac などの非同期通信ツールを使用して、中断を最小限に抑えながら最高の仕事をするために必要なすべての情報を取得できます。

4. 技術的な問題に対処する準備をする

テクノロジーは諸刃の剣になることもあります。コンピューターと仮想チームツールはつながりを維持するのに役立ちますが、絶対確実なものはありません。

チームメンバーが技術的な問題に直面して、仕事ができなくなることがあります。また、全員がさまざまな場所で作業していることを考えると、社内の IT チームが全員の問題を迅速にトラブルシューティングすることに常に頼ることができるとは限りません。

チームのワークフローに重大な混乱が生じるのを防ぐには、一般的な技術的なリモートワークの問題に全員が対処できるようにしておくことが重要です。これには、一般的なネットワークエラーを修正する方法や、サイバーセキュリティの脅威に対処する方法を知ることが含まれます。トラブルシューティングのチュートリアルを内部 wiki に追加して、チームメンバーが技術的な問題が発生した場合に何をすべきかを知ることができます。

5. 効果的な文書化戦略を作成する

チームが最高のパフォーマンスを発揮できるようにする最善の方法の 1 つは、包括的な文書化戦略を整備することです。ドキュメントはどの組織でも不可欠ですが、絶え間ないメッセージや電子メールで情報が失われる可能性があるリモートチームにとって特に役立ちます。

プロジェクトの概要、ハウツーチュートリアル、会議のメモなど、チームが関連情報をすばやく共有、保存、アクセスできる共通のプラットフォームを確保します。よく整理されたドキュメントシステムは、全員が同じページにいるようにし、チームメンバーが必要なときに必要なものを簡単に見つけられるようにするのに役立ちます。

Tettra のようなソフトウェアソリューションを使用して職場の内部 wiki を作成し、それをすべての関連情報の中央ハブとして使用できます。このツールを使用すると、情報をカテゴリに整理し、特定のチームメンバーに特定のドキュメントを編集する権限を付与できます。

6. フィードバックの授受

最高のチームであっても、改善の余地は常にあります。リモートチームリーダーとして、全員が効率的に作業し、会社のはしごを改善して登るために必要なフィードバックを受け取れるようにすることは、あなたの責任です。これを行うには、ビデオ通話で定期的にチェックインするか、スーパーバイザーに書面によるフィードバックフォームを送信してもらいます。

おそらく、あなたの部下もあなたと会社にとって貴重なフィードバックを持っているでしょう。ただし、ほとんどの人は、ビデオ通話で発言したり、電子メールを書いたりすることに抵抗があるかもしれません。Officevibe のようなツールをチーム管理に使用して、全員の声を確実に聞くことができます。

このツールは匿名のフィードバックオプションを提供するため、最も内向的なチームメンバーでも恐れることなく正直な考えを共有できます。これにより、チームが何を必要としているのかについて明確な洞察が得られ、チームが最高のパフォーマンスを発揮できるようにするために必要な措置を講じることができます。

在宅勤務は時に孤独を感じ、エンゲージメントや士気に影響を与える可能性があります。ときどき同僚に会って簡単なチャットができる物理的なオフィスがないため、チームメンバー間の仲間意識を育むための仮想ソリューションを見つけることが不可欠です。

チームメンバーがカジュアルな会話に参加できる仮想ウォータークーラーを作成できます。これは、人々が面白い話を共有したり、趣味について話し合ったり、仕事に関係のないことを話し合ったりできるグループチャットである可能性があります。また、バーチャルコーヒーブレークを計画して、従業員のエンゲージメントとモチベーションを維持することもできます。これは、誰もがたむろしたり、笑ったり、ゲームをしたりできるプライベートなビデオ通話になる可能性があります。

ポジティブなリモートワーク文化を構築する

リモートチームがその可能性を最大限に発揮するには、前向きな職場文化を作ることが不可欠です。この目標を達成するには、リモートワークのアプローチを常に評価して改善する必要があります。

上記のヒントを取り入れ、リモートチームがつながりを感じてやる気を起こさせるための創造的な方法を見つけることで、リモートチームの能力を最大限に引き出し、組織の将来の成功を確実にする効果的な職場文化を作り出すことができます。