Microsoft リストを使用してワークフローを整理する 7 つの方法

プロジェクトを管理している間、チームが同じページにいて効率的に作業していることを確認することが重要です。しかし、それは言うは易く行うは難しです。チーム内の生産性を促進することは、少し気が遠くなる可能性があります。幸いなことに、Microsoft Lists のようなアプリを使用すると、このタスクをより管理しやすくすることができます。

Microsoft リストは、Microsoft 365 エコシステムの一部です。一見、単純な To Do リスト アプリのように見えますが、柔軟なテンプレートのおかげで、それ以上のことができます。このアプリで可能なことと、それを使用して生産性を向上させる方法を見ていきます。

1. スケジュールの内容

Microsoft Lists を使用すると、複数のプラットフォームでコンテンツの公開をすばやく簡単に管理できます。コンテンツ スケジューラは、アプリで利用できる多くのテンプレートの 1 つです。ソーシャル メディア、ブログ、または Web サイトの投稿をスケジュールし、これらの投稿のパフォーマンスを追跡することもできます。

Google カレンダーでコンテンツ スケジューラを作成するのと似ていますが、簡単に微調整できる既製のテンプレートが用意されています。このテンプレートを使用すると、カレンダーをチームと共有することで、高品質のコンテンツの作成に集中し、作成/配布プロセスを合理化できます。リストを使用すると、プロジェクトをさまざまなチーム メンバーに割り当てることもでき、締め切りを簡単に追跡できます。

2. 作業進捗の追跡

Work Progress Trackerテンプレートは、作業とプロジェクトの整理と管理に役立ちます。すべてのタスクとプロジェクトを 1 か所で確認できるため、優先順位を付けて、やるべきことを常に把握できます。

チーム メンバーにタスクを割り当て、進捗状況をリアルタイムで確認できます。これは、特定のタスクに通常どれくらいの時間がかかるかを判断するのにも役立つため、将来の計画を立てる際に考慮に入れることができます。このアプリでは、タスクの分類、優先度の設定、開始日/期限の設定も簡単にできます。

これらの機能のいくつかは、最高のタスク管理アプリに似ており、表面上は本質的に単純なスプレッドシートのようなアプリであることを高く評価しています.

3. 追跡の問題

一人で作業していても、チームで作業していても、プロジェクトには問題や問題が発生します。これには、ソフトウェアのバグ、技術的な問題、設計の改訂などが含まれる可能性があります。幸いなことに、Microsoft リスト内の課題トラッカーテンプレートを使用して、プロジェクト中に発生した問題を管理できます。

テンプレートには、優先度、ステータス、対応責任者など、各問題に関する詳細が含まれています。この情報を使用して、重要な問題が迅速に処理されるようにし、チームが組織化された状態を維持して作業を管理できるようにします。問題が報告された時期もわかるので、後で参照するために戻ってくることができます。

4. 新兵の追跡

あなたの仕事の一部が、新入社員の採用、面接、およびオンボーディングを伴う場合、その試練全体がどれほど疲れるかをよく知っています. Microsoft Lists 内のRecruitment Trackerテンプレートを使用すると、新入社員の採用プロセスを簡単に管理できます。

役職、面接時間、採用担当者など、各候補者の詳細を追跡できます。このテンプレートを使用すると、各候補者の LinkedIn プロフィールを表示して、アプリから直接再開することもできます。また、採用プロセス全体を通じて各応募者の進捗状況を簡単に監視できます。

5. 業務プロセスの改善

Microsoft Lists は、生産的なワークフローのための効率的な作業プロセスの構築にも役立ちます。これにより、作業の管理が容易になります。このツールは、現在のプロセスのボトルネックと非効率性を特定し、それらを修正する方法を見つけるのに役立ちます。

これ専用のテンプレートは設定されていませんが、作業の進行状況、コンテンツ スケジューラ、およびイベントの旅程のテンプレートを組み合わせると便利です。時間がかかるタスクを簡単に把握できるため、計画段階でプロセスを合理化する方法を見つけることができます。

また、すべてのリストでは、特定のタスクを完了するのに時間がかかるチーム メンバーを確認できるため、チームの生産性/効率性の問題にすばやく対処できます。

6. 経費の追跡

キャッシュ フロー管理は経済的な成功に不可欠であり、経費を追跡することはあらゆるビジネスにとって重要です。さいわい、 Microsoft Lists にはExpense Trackerというテンプレートが用意されています。これにより、ビジネスで発生するすべての費用を追跡および管理できます。

購入または費用の金額、日付、カテゴリを入力することで、個々の費用を入力できます。カテゴリ化により、このテンプレートがかなり簡素化され、さまざまなカテゴリをすばやく並べ替えて管理できるようになります。

領収書を追加して、毎月または毎年のキャッシュフローを計算することもできます. これは、Notion の予算トラッカーと同様に機能し、プロジェクトの予算管理に役立ちます。

7. 資産の管理

アプリ内のAsset Managerテンプレートを使用すると、組織内のすべてのデバイスを追跡できます。このテンプレートを使用すると、デバイスのチェックインと返却の時期を簡単に把握できます。各製品に資産タグを割り当てることができ、各デバイスのステータス、モデル、シリアル番号、および現在の所有者を簡単に確認できます。

さらに、システムにチェックアウトまたはチェックインされている各デバイスの写真、購入日、購入価格、および注文番号をすばやく追加できます。各アセットのデバイスの状態を知らせるメモを追加することもできます。

Microsoft リスト: 仕事を管理するための非常に過小評価されているソフトウェア

Microsoft Lists で提供される内容に驚くかもしれません。既に Microsoft 365 を購読している場合は、リストを使用するのは簡単です。また、テンプレートがいくつかの最高の Notion テンプレートと同等であることを考えると、他の生産性アプリと比較しても優れています.

Microsoft Lists に欠けているのは、メモを取ることだけです。アプリでメモを作成できますが、そのための適切なテンプレートを使用すると、これが最高の生産性アプリの 1 つになります。それでも、このアプリでできることの量は信じられないほどです。