仕事のメールで注意すべき 9 つのよくある間違い

受信トレイに下書きのメールが届いたことはありませんか? あなたは、その電子メールが何であるか、そしてどのように応答するべきか疑問に思ったかもしれません. お粗末なメールを自分で送信しないようにするには、仕事のメールでよくある間違いのリストを確認してください。

1.件名がありません

仕事のメールを書く際のよくある間違いの 1 つは、件名を含めないことです。件名のリストは、ユーザーがメール アカウントを開いたときに最初に目にするものです。誰かが大量の電子メールを受信した場合、説明的で適切な件名のない電子メールは無視される可能性があります。

HubSpot ブログの調査によると、効果的な件名は好奇心を刺激し、パーソナライズする必要があります。件名を使って、なぜメールが重要なのかを受信者に知らせましょう。件名の「ニュースレター 1」は曖昧で、誰の関心も引き付けません。しかし、「ニュースレター 1: 今月のトップ パフォーマー」は、より多くのビューを獲得する可能性があります。

2. 間違ったトーンの使用

メールのトーンは、あなたがどのように認識されたいかを反映している可能性があります。あなたの言葉の選択は、肯定的または否定的なトーンを反映しています。たとえば、誰かのアイデアが「奇妙」であるとコメントすることは、そのアイデアが「ユニーク」であると言うのとは異なる意味合いを持っています。意味の色合いを区別し、適切な言葉を選択することを学びましょう。

仕事用のメールはプロフェッショナルに聞こえる必要があります。形式的な程度は、あなたの職場文化と受信者との専門的な関係によって異なります。仕事の文化が友好的である場合、または誰かと長い間同僚であった場合は、仕事のメールを「こんにちはジョン」で始めることができます。 「Dear Mr. Smith」という形式を使用する方が安全です。

言葉の選択に疑問がある場合は、オンラインのシソーラスまたは辞書を参照してください。オンラインのタイピング アシスタント Grammarly には、その機能にライティング トーン検出機能も含まれています。設定でトーンを変更して、自信を持ってプロフェッショナルに聞こえるようにすることができます。

3. 詳細と添付ファイルの欠落

詳細が不完全な仕事のメールを受信するのは迷惑です。情報を得るためにメールをやり取りするのは、膨大な時間の浪費です。これを避けるために、誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように、すべての基本事項をまとめます。次の形式に従うことができます。

1. 最初の段落: 挨拶とメールの要点。
2. 2 番目の段落: 受信者が件名について知る必要があるすべての関連詳細。
3. 第 3 段落: 行動を促すフレーズ (例: 応答する必要があるか、リンクを達成する必要があるかなど)。
4. 第 4 段落: ありがとうございます。

受信者が必要とするその他のファイルを忘れずに添付してください。よくある間違いの 1 つは、ファイルを添付せずに添付したということです。メールを送信する前に読むことで、これを回避できます。

4.編集と校正を怠る

文法や文章の間違いだらけの電子メールは、プロフェッショナルらしくないように聞こえます。受信者は、あなたがコミュニケーションを慎重に考えていなかったと思うかもしれません。間違いは通常、急いでいる場合や、入力するよりも速く考えている場合に発生します。しかし、これを回避または軽減する方法があります。

すべての詳細を入力する前に、アウトラインから始めることができます。メールの下書きを作成したら、送信する前に時間をかけて確認してください。ライターの場合はエラーを見つけるのが難しいため、オンライン ツールを使用します。アプリや拡張機能をダウンロードしたくない場合は、ダウンロード不要の最高のスペル チェックと文法チェッカーを検索してください。

5.専門外のメールアドレス

クライアントまたは同僚が、spongebob@hotmail.com から電子メールを受信した場合にどのように反応するか想像してみてください。専門外のメール アドレスを使用すると、専門外に見えます。この身の毛もよだつ失敗を避けるために、仕事用のメールを使用してください。

会社のメールアドレスを持っていない場合は、Gmail でカスタムメールアドレスをビジネス用のメールとして使用する方法を読んでください。Gmail があなたの好みではない場合を考えてみましょう。Gmail や Yahoo メールよりも優れた、最も一般的なメール プロバイダーを使用してカスタム メールを設定するためのオプションを調べることができます。

6.署名ブロックなし

署名ブロックを名刺と考えてください。この要素は署名の後に配置され、氏名と連絡先の詳細が含まれます。署名ブロックは、受信者があなたの会社とあなたの役職を特定するのに役立ちます。これにより、受信者は、電子メール以外のチャネルを介して連絡する必要がある場合に、あなたの情報をすばやく見つけることができます。

署名ブロックに必要な形式があるかどうか、会社に問い合わせてください。そうでない場合は、次の要素を追加できます。

• フルネーム
• 役割
• チーム/部門
• 会社名
• 連絡先番号
• 会社のウェブサイト
• 会社のソーシャル メディア アカウント

メール設定で署名ブロックをカスタマイズできます。この部分も忘れずに編集して校正してください。保存すると、署名ブロックが送信メールに含まれます。

7. CcとBccの違いがわからない

CcとBccは、 To部分の後のフィールドです。よくある間違いの 1 つは、それらをいつ使用するかわからないことです。Ccはカーボンコピーの略です。Ccに誰かのメール アドレスを追加すると、次のようになります。

• 彼らはまた、電子メールのコピーを受け取ります
• 彼らの電子メール アドレスは、[宛先] フィールドで主要な受信者に公開されます。
• 彼らは通信について通知されますが、電子メールに対応したり返信したりする必要はありません。

Ccを使用して、主要な受信者に、あなたが他のユーザーをループに入れていることを知らせます。また、 Ccの人に情報を提供し続けるためにも使用します。たとえば、チームのプロジェクトの進捗状況をマネージャーに知らせたいとします。したがって、チームメイトの住所はToに、マネージャーの住所はCcにある必要があります。

Bccはブラインドカーボンコピーの略です。Bccに誰かのメール アドレスを追加すると、次のようになります。

• 彼らは電子メールのコピーを受け取ります。
• 彼らの電子メール アドレスは、他の受信者に公開されません。

Bccを使用して、人々の受信トレイがあふれないようにします。ToまたはCcフィールドの誰かが [全員に返信] をクリックすると、 Bccの受信者は電子メールを受信しません。また、 Bccを使用して、他の受信者が電子メールに別の人物が含まれていることを知られないようにすることもできます。たとえば、同じニュースレターをすべての顧客に送信する場合、電子メール アドレスを互いに公開したくないでしょう。

8. 勤務時間外のメール送信

新しいプロジェクトの興奮に夢中になり、午前 2 時に上司や同僚にメールを送信するのは簡単です。ただし、これは問題になる可能性があります。上司や同僚は、あなたが時間を尊重していないと思うかもしれません。

電子メールが緊急でない場合は、営業時間内に送信し、他の人が応答するのに十分な時間を与えてください。さらに、問題が緊急の場合は、テキスト、電話、またはインスタント メッセージを送信することをお勧めします。良い回避策は、メールをスケジュールすることです。最適なメール スケジューリング ツールを使用すると、メールが 1 日の適切な時間に誰かの受信トレイに届くようになります。

9. 返事が遅い

メールの返信が遅い場合は、仕事に対するコミットメントの欠如を反映している可能性があります。簡単な経験則は、24 時間以内または送信者の指定された時間枠内に応答することです。返信を作成するためにさらに時間が必要な場合は、迅速かつ明確に伝えてください。

忙しいときや外出中の場合は、メールの自動応答機能を有効にすることをお勧めします。たとえば、Gmail で定期的な休暇のレスポンダーを設定する方法を確認できます。メール プラットフォームにはテンプレートも用意されており、返信定型文を保存できます。

よくあるメールの間違いを避けて、良い印象を残す

あなたのメールは、同僚にポジティブまたはネガティブな印象を与える可能性があります。ビジネスでのメールのマナーを向上させるには、仕事のメールでよくあるこれらの間違いを避けてください。疑わしい場合は、送信しないでください。

メールの作成についてさらにヘルプが必要な場合は、メール テンプレートを使用してみてください。テンプレートを使用すると、コミュニケーションがプロフェッショナルに聞こえるようになります。メール アプリで使用できる無料のテンプレート パックをダウンロードできるプラットフォームの調査を開始します。