Google ドキュメントでコラボレーションツールを使用するための完全ガイド

2023/02/06

作業を完了するために、同僚間で Word 文書をメールでやり取りする必要がなくなりました。可能ですが、Google Docs のような Web ベースのワードプロセッサを使用すると、共同作業やコミュニケーションが簡単になります。

ソフトウェア内には、最新の状態を維持し、お互いの邪魔にならないようにするのに役立つさまざまなツールと機能があります。この記事では、Google ドキュメントでこれらのツールを使用するための完全なガイドを紹介します。

Googleドキュメントで他の人にメンションしてコメントを使用する方法

チームのフィードバックとコラボレーションを合理化するために、Google ドキュメントで他のユーザーにメンションし、コメントを効果的に使用する方法を次に示します。

Google ドキュメントで他の人にメンションする

Google ドキュメントの任意の場所で連絡先をメンションするには、@ を入力して、その連絡先のメールアドレスを続けます。それらを連絡先として Google アカウントに保存している場合は、その名前がリストに表示されます。そこで、名前をクリックして追加を完了できます。

ドキュメントでメンションしても通知は送信されませんが、タグが作成されます。このタグにカーソルを合わせると、メールを送信したり、Meet を作成またはスケジュールしたり、最近の Google とのやり取りを表示したりするためのショートカットを含む連絡先カードが表示されます。

Google ドキュメントにコメントを追加する

コメントは同僚に通知され、共有ドキュメントに注意が向けられます。コメントを使用するには:

コメントを残したいテキストまたはメディアを強調表示します。
ドキュメントの右側にツールバーが表示されます。そこで、プラス記号が付いた青い音声アイコンを選択します。または、上部のツールバーに灰色で表示されているこの記号を見つけるか、右クリックして追加オプションのリストを表示することもできます。
コメントパネルが表示されます。@ と電子メールアドレスを使用してフィールドに考えを入力し、同僚を追加します。
共有する準備ができたら、[コメント]をクリックします。メモがドキュメントに表示されます。タグ付けされた人は誰でも通知を受け取ります。ドキュメントにアクセスできる人は誰でも、自分の考えを表示して追加できます。

コメントがドキュメントを乱雑にしないようにするには、コメントを読んだり、関連するタスクを完了したりしたら、コメントを解決できます。これを行うには、スレッドのヘッダーにあるチェックマークをクリックします。この操作を行うとメモは非表示になりますが、履歴にアクセスすることで、Google ドキュメントで解決済みのコメントにアクセスして復元できます。画面の右上隅にある音声アイコンを選択すると、それを見つけることができます。

Google ドキュメントで編集候補を使用する方法

共同作業を行う場合、変更ではなく提案を行う方が有益な場合があります。実況で同僚にピンを打ったり、ドキュメントのバージョン履歴をふるいにかけたりするのではなく、Google ドキュメントの提案モードを使用して変更を提案できます。そうするために：

参照しているテキストまたはメディアを強調表示します。
ドキュメントの右側にツールバーが表示されます。そこで、緑色の音声アイコンを鉛筆で選択します。または、ツールバーの鉛筆アイコンをクリックするか、右クリックして追加オプションのリストを表示することで、モードを切り替えることができます。
提案モードになると、行った編集はすべて提案として表示され、置換するテキストは引き続き緑色の取り消し線付きで表示されます。コメントボックスが右側に表示され、提案された変更が反映されます。
準備ができたら、1 つまたは複数のコメントスレッドで変更を提案したい同僚にタグを付け、[リプレイ] をクリックして通知を送信します。

編集モードに戻る準備ができたら、右クリックしてリストからオプションを選択するか、ツールバーの右側にある提案モードアイコンをクリックします。

他の人の提案を確認している場合は、コメントボックスをクリックして確認できます。その際、承認するにはスレッドの上部にあるチェックマークをクリックし、拒否するには x をクリックします。変更を受け入れると、同僚の編集内容がドキュメントに反映されます。スレッドにコメントを残して、特定の項目についてやり取りすることもできます。

Google ドキュメントの通知設定

ドキュメントの通知設定をすばやく見つけるには、画面の右上隅にある音声認識アイコンを使用します。パネルを開いた後、ベルのアイコンをクリックして設定メニューを開きます。ここでは、コメントと編集の両方について受け取る通知の種類を調整できます。

コメントについては、すべてをオプトインするか、他の人があなたにメンションしたものだけをオプトインするか、どれもオプトインしないかを選択できます。[なし] を選択した場合でも、視覚的なインジケーターは表示されますが、通知や電子メールは受信されません。これにより、同僚からの更新を見逃さないように、特別な注意を払う必要があります。

編集では、誰かがドキュメントに変更を加えるたびに通知を受け取るか、まったく変更しないかを選択できます。ただし、ドキュメントのバージョン履歴で誰が何を変更したかを確認できます。

Google ドキュメントでバージョン履歴を使用する方法と、これが便利な理由

他のユーザーと共同作業を行っているため、誰かが誤って重要な情報を削除したり上書きしたりした場合に備えて、ドキュメントのバックアップを取っておくとよいでしょう。画面の上部に、最新の編集がいつ行われたかを示すハイパーリンクがあります。これをクリックすると、以前の作業セッションのバックアップと行われた変更が表示されます。

バージョン履歴を利用すると、他の人が何を変更したかが不明な場合に確認できるので便利です。さらに、現在のドキュメントに不満がある場合や問題が発生した場合は、以前のバージョンに戻すことができます。

他の誰かが Google ドキュメントで作業しているかどうかを確認する方法

ありがたいことに、同僚が現在ドキュメントを編集しているかどうかを知ることに関しては、Google がカバーしてくれます。彼らがあなたと一緒にワークスペースにいる場合、プロフィール画像が画面の上部に色付きの境界線で表示されます。それらがそこにあるが非アクティブな場合、色あせて表示されます。

また、対応する色のカーソルを見ると、それらがどこにあるかを正確に確認できます。そうすれば、重複を避けたり、1 人で作業したい場合は後で戻ったりすることができます。

Google ドキュメントとのコラボレーション

Google ドキュメントのおかげで、同僚との共同作業が簡単になりました。ドキュメントに貢献したり、編集を提案したりできます。さらに、カスタム通知設定、バージョン履歴、リアルタイム更新など、ワークフローをスムーズかつ安定したものにするための機能がたくさんあります。