買掛金とあなたのビジネス: 知っておくべきこと

• 買掛金は、会社が支払わなければならない請求書です。提供された商品やサービスに対して企業がサプライヤーに支払うべきお金です。
• 買掛金の例には、クリーニング サービス、スタッフのユニフォーム、ソフトウェアのサブスクリプション、事務用品などがあります。買掛金には給与は含まれません。
• 買掛金プロセスは、注文の購入、注文の受領、および仕入先の請求書の支払いという 3 つのステップで構成されます。
• この記事は、事業経費プロセスの設定または合理化に関心のある中小企業の経営者を対象としています。

「買掛金」とは、ビジネスがサプライヤーやベンダーに負っているお金の会計用語です。給与以外のすべての請求書と負債はこのカテゴリに分類され、あらゆるビジネスの重要な側面になります。

ビジネスが一貫して正確な財務情報を生成できるようにするには、信頼できる買掛金システムが必要です。合理化された正確な買掛金プロセスは、ビジネスの短期的および長期的な目標と財務の健全性に役立ちます。

買掛金のプロセスを調べ、買掛金を追跡して会計リソースにアクセスするためのヒントを共有します。

買掛金のプロセス

買掛金プロセスは、企業の信用スコアを含め、企業の全体的な財務の健全性にとって重要です。「企業の財務諸表の正確性と完全性は、買掛金プロセスに依存します」と、会計アドバイス Web サイト AccountingCoach.com の創設者でありコンテンツ作成者でもある Harold Averkamp 氏は述べています。「買掛金プロセスの効率と有効性は、会社の現金ポジション、信用格付け、サプライヤーとの関係にも影響を与えます。」

完全な買掛金プロセスを作成するには、関連する主要な手順を理解することが重要です。

1. 発注書:購買プロセスを開始するために、組織の購買部門が発注書をベンダーに送信します。
2. 受領報告書:会社が購入した商品またはサービスを受け取ると、受領報告書が作成され、問題や損傷を含めて出荷が文書化されます。
3. 仕入先請求書:最後に、仕入先は請求書を作成して送信し、購入して受け取った商品またはサービスの支払いを要求します。企業は請求書を受け取ると、支払い条件を記録し、その条件内で支払いを処理します。

買掛金の追跡

多くの中小企業は、買掛金 (A/P と省略されることもあります) を毎月追跡します。ただし、ビジネスが成長するにつれて、毎週買掛金を追跡することをお勧めします。頻度の増加は、中小企業が請求書に含まれる早期支払い割引を利用し、在庫返品によるクレジットを解決するのに役立ちます。

買掛金を追跡し、ビジネスの財務を円滑に進めるためのベスト プラクティスを次に示します。

• 正確な買掛金の記録を保管してください。支払いに関する紛争が発生した場合に備えて、現在または未払いの請求書をビジネスに思い出させるため、または納税時の支出の証拠として、詳細な買掛金の記録を保管してください。これらのアカウンティング レポートを手動で、またはアカウンティング ソフトウェアで作成します。
• 優れた会計ソフトを使いましょう。最高の会計ソフトウェアは、買掛金を自動化し、プロセスを簡素化します。誰が財務データにアクセスできるかを制御しながら、支払いをスケジュールおよび追跡できます。また、エラーを減らし、買掛金プロセスをスピードアップすることもできます。
• 細部にこだわる。買掛金の取り扱いには、細部への細心の注意が必要です。各請求書は、正確性、請求日、および支払い日について検証する必要があります。請求書の詳細は、総勘定元帳または会計ソフトウェアに正しく入力する必要があります。熟練した会計士と簿記係を雇うことは、正確さを保証するのに役立ちます。
• 元の請求書を参照してください。可能な限り元の請求書から作業してください。一部の請求書は電子的に送信されます。間違いを避け、電子請求書との混乱を最小限に抑えるために、請求書を印刷し、最初の電子メールをファイルしてください。
• 命名規則を標準化します。毎回同じ命名規則またはシステムを使用します。システムで請求書番号を割り当てるたびに、一貫した複製可能なプロセスに従ってください。先行ゼロを使用するなどの方法を決定し、それに固執します。
• すべての請求書を個別に入力します。同じサプライヤーからの複数の月次請求書を含め、すべての請求書を個別に入力します。論争がある場合は、システムで簡単に見つけられるようにする必要があります。
• すべての請求書が承認されます。請求書を入力する前に、適切な担当者から承認を得てください。承認者は、請求書を入力するスタッフ メンバーとは異なる必要があります。理想的には、これらの役割の割り当てを個別に区別してください。ただし、帳簿をつける個人事業主の場合は、これができない場合があります。その場合、承認と入力のための明確なプロセスがあることを確認してください。ビジネスの成長に合わせて、このタスクを委任または外部委託する準備ができるように、各役割をサポートするための確実なプロセス記録を保持してください。
• お金を節約するために、早期支払い割引を探してください。割引は 12 か月にわたって追加できます。一部のベンダーは、支払いを早く受け取ることと引き換えに、わずかな減額 (通常は合計金額のパーセンテージ) を提供しています。通常、すべての買掛金請求書をまとめて確認し、同時に支払う場合は、新しいシステムを検討してください。割引条件付きの請求書をより迅速に識別、フラグ付け、ファイリング、支払いできるシステムを見つけてください。

中小企業にとってキャッシュフローは重要です。買掛金の監視と支払いの堅固なシステムにより、収益に対する支出を明確に把握できるため、より良いビジネス上の意思決定が可能になります。

重要なポイント:一部の人々は、最初は買掛金と売掛金について混乱しています。売掛金は他の人があなたに支払うお金ですが、買掛金はあなたがベンダーに借りているものを表します。

買掛金の例

買掛金には、B2B 請求が含まれます。あなたの会社は、提供する商品またはサービスに対して別の会社に支払う必要があります。買掛金の状況の例を次に示します。

• 清掃サービス:買掛金の 1 つの例は、会社 A が会社 B を雇って清掃のニーズを処理する場合です。この例では、会社 A は、迅速で信頼できるクリーニング サービスと引き換えに、会社 B に定期的な支払いを行う必要があります。
• スタッフのユニフォーム:買掛金のもう 1 つの例は、企業が別の企業にスタッフのユニフォームの製造を依頼する場合です。これは、繰り返される、または定期的な事業費の例です。スタッフの入れ替わりやユニフォームの紛失や破損は、追加注文が必要になります。この例では、ビジネス B が新しい注文を受け取ったときにビジネス A に請求し、ビジネス A の売掛金部門が支払いを処理します。
• 事務用品:多くの企業は事務用品をまとめて購入し、使用頻度に基づいて自動注文を設定して、必需品が不足しないようにしています。これらの事業主は、効率的なワークフローを確保するために、事務用品会社への支払いを保留していることがよくあります。
• 衛生:多くの企業は、他の企業にお金を払って、ゴミやリサイクル可能なものを運び出してもらいます。これらのサービスは通常、毎週行われます。

追加の会計リソース

買掛金の処理に関する詳細は、次の記事を参照してください。

• 買掛金エイジング レポートとは何ですか?
• ビジネスの会計を定義する方法
• 会計比率と計算式: 知っておくべき基本事項
• キャッシュベースと発生主義の違いは何ですか?
• 会計サイクルとは？

Adam Uzialko は、この記事のレポートと執筆に貢献しました。