ビジネスに最適な Gmail の新機能

2023/01/11

Gmail は、Gmail、Google Chat、Google Meet、Google Spaces を切り替えることができる統合ビューを展開しました。
この「統合されたビュー」により、ツールに簡単にアクセスできるため、各ツールにより集中できます。
Gmail では、多数の統合によりチームの効率を向上させることができます。最高のアドオンとプラグインのレビューをお読みください。
この記事は、Gmail の 2022 アップデートで何が変更され、その機能によってワークフローがどのように改善されるかを知りたいビジネスオーナーや専門家を対象としています。

Google Workspace は、2022 年 2 月に最初に展開され、2022 年 6 月までに標準になる予定の Gmail の統合ビューを開始します。この更新により、Google アプリ間の切り替えがより簡単になります。ユーザーは統合をテストすることを選択できますが、4 月までに、すべてのユーザーが更新をデフォルトのインターフェイスとして表示します。ユーザーが変更を気に入らない場合は、2022 年の第 2 四半期の終わりまで、設定にアクセスして元の Gmail エクスペリエンスに戻すことができます。

このロールアウトはすべての Gmail アカウントに適用されますが、ビジネスオーナーは、今後の自社と従業員への影響を理解する必要があります。

Gmail には、中小企業の経営者の仕事をより効率的にする機能がいくつかありますが、これらの機能の存在を誰もが認識しているわけではありません。また、Gmail の既存の機能を活用する方法についても説明します。

何が変わったのですか？

前述のように、Gmail の新しいインターフェースでは、メッセージツールごとに個別の画面が提供されます。この統合されたビューにより、ツールに簡単にアクセスできるようになり、ユーザーはそれぞれについてよりサイロ化された視点を得ることができます。また、1 つのツールに新しいメッセージがあると、通知バブルを介してアラートが送信されます。

参考: Google によると、これらのアップデートは、Google Workspace Business Starter、Business Standard、Business Plus、Enterprise Essentials、Enterprise Standard、Enterprise Plus およびその他のアカウントタイプで利用できるようになります。

新しい Gmail を入手する方法

新しい Gmail をオプトインするように求められなかった場合は、Gmail の右上にある設定の歯車アイコンをクリックして、手動でオプトインできます。次に、ドロップダウンメニューの最初のオプションである「新しいGmailビューを試す」をクリックするだけです. ここからは、Gmail の最初の新機能である、電子メールを完全に開かずに添付ファイルを表示する機能について紹介します。この機能にアクセスするには、デフォルトの間隔オプションを選択します。[ Google for Business のガイドをご覧ください。]

最高の新機能

新しいバージョンの Gmail はより整理されており、ユーザーがより集中できるようになっています。Gmail の便利な新機能の一部を次に示します。

統合ビュー:この機能を使用すると、各 Google メッセージングアプリ (Gmail、Google チャット、Google Meet、Google スペースを含む) を個別の画面に表示して、さまざまなツールに簡単にアクセスできます。
ナビゲーションメニュー:ナビゲーションメニューを使用すると、さまざまな画面を簡単に切り替えて、一度に 1 つのメッセージアプリを表示できます。
通知バブル:新しい Gmail では、メッセージを受信するたびに通知バブルが送信されるため、Google メッセージングツールからのアラートを見逃すことはありません。

ワークフローにどのように影響しますか?

ナビゲーションメニューを使用すると、受信トレイ、チャットの会話、会議など、さまざまな画面を簡単に切り替えることができます。新しいメッセージや電子メールを警告する通知バブルを使用すると、あなたとあなたのチームメンバーは、重要な会話や会議を見逃すことはありません。この統合されたビューにより、より組織化されたワークフローが可能になり、1 つの画面であまりにも多くのメッセージングアプリ間を移動するのではなく、一度に 1 つのタスクに集中するのに役立ちます.

重要なポイント:この新しい統合は、生産性を向上させ、「メールスナック」を減らし、忙しいインターフェイスに気を取られないようにしたいビジネスオーナーや専門家に役立ちます.

古いインターフェースを引き続き使用できますか?

2022 年の第 2 四半期までは古い Gmail インターフェースの使用を選択できますが、2022 年 7 月までに新しいインターフェースが唯一のオプションになります。光栄に思う。新しいインターフェースで日常業務に影響を与える問題が発生した場合は、Google のチームに報告して、更新を迅速に展開してください。

既存の注目すべき機能

Gmail は現在、あなたが知らないインタラクティブなビジネス機能をいくつか提供しています。

スヌーズ:時間制限のあるメールや、その日の後半に対処したいものを受信した場合は、カーソルを右側の上に置くことでメッセージをスヌーズできます。これにより、重要なものに優先順位を付けながら、受信トレイを整理することができます。
微調整: Gmail のこの機能は、Google が時間的制約があると判断したメールを自動的に再表示します。たとえば、同僚がプロジェクトについて質問した場合、回答していなければ締め切り前にそのメールが再表示されます。Google によると、この機能はスマートリプライで使用される技術を反映しているとのことです。
タスクバー:画面の右側に、Google の折りたたみ可能なバーがあり、カレンダー、Google Keep のメモ、および Google のタスクプログラムからのタスクを表示するために使用できます。この機能により、Gmail が統合ツールになり、スケジュールを確認したり、簡単なメモを取ったり、重要なタスクを計画したりできます。タスクアイコンの下にある小さなプラス記号を使用して、Trello や Asana などのアプリをこのウィンドウに追加することもできます。
機密メール: Gmail は機密メールをサポートしています。つまり、メールに有効期限を設定したり、一定期間後にそれらを取り消すことができます。重要な文書や機密情報を含むメールを送信する場合、受信者が特定の日時以降にメッセージを表示したり開いたりできないように設定できます。特定のメッセージの転送、コピー、ダウンロード、および印刷をブロックすることもできます。最後のセキュリティ機能は、メッセージの 2 要素認証です。メッセージを開くために、受信者に 2 要素認証による本人確認を求めることができます。これは、機密性の高い情報を扱う企業に最適です。

Gmail に最適なアドオンとプラグイン

新しい更新に関係なく、Gmail はチームの効率を向上させる豊富な統合を提供します。以下の Gmail に最適なアドオンとプラグインをいくつか見つけてください。

Gmail の RingCentral

このアドオンを使用すると、メール内からクラウドベースの電話システムにアクセスできます。拡張機能をインストールすると、RingCentral の連絡先、メッセージ、および通話履歴が Gmail メッセージスレッドに表示されます。また、RingCentral 接続のオンラインステータスを確認したり、SMS メッセージを送信したり、電話をかけたりすることもできます。クラウド電話をまだ使用していない場合は、RingCentral のレビューをチェックして、この電話システムがビジネスに適しているかどうかを確認してください。

Gmail 用の Trello

Gmail の Trello 拡張機能を使用すると、受信トレイを整理し、最大限の生産性で作業できます。メールを To Do アイテムに変換して、Trello ボードやアクションリストに直接送信できます。電子メールの件名はカードの説明として自動的に追加されるため、表示が簡単になり、何も失われません。

Gmail の Slack

Gmail に追加できるもう 1 つの優れたコミュニケーションツールは、企業が従業員のコミュニケーションを整理するために使用できるメッセージングアプリおよび生産性向上ツールである Slack です。会社で既に Slack を使用している場合、またはメッセージングを合理化する方法を探している場合は、Slack for Gmail アプリを検討してください。都合の良いときにプラットフォームを切り替えることができ、添付ファイルの送信やチャットの整理がより簡単でアクセスしやすくなります.

ドキュサイン

DocuSign は、ドキュメントに注釈を付けて電子署名を作成するため、署名が必要なドキュメントを処理する企業にとって優れたアドオンです。弁護士、マーケティング担当者、不動産業者、コンサルタント、フリーランサー、または署名および記録された公式文書に業務が依存する業界の専門家が使用できます。DocuSign for Gmail アドオンを使用すると、電子署名の要求と受信のプロセスがシンプルで簡単になります。

ブーメラン

Gmail と Outlook の両方のユーザーに共通する Boomerang を使用すると、メールのスケジュールを設定したり、後で読むためにスヌーズしたり、非常に重要な開封確認を受け取ったり、スヌーズ時にメールのフォローアップリマインダーを作成したりできます。このプラグインは、受信トレイやメッセージに応答した (または単に無視した) 人に関するさまざまなデータを収集できるため、受信トレイの整理に革命をもたらします。

無料利用枠では基本的な機能セットが提供されますが、モバイルツールと高度な機械学習には、月額 4.99 ドルからのプレミアムサブスクリプションのいずれかが必要です。

フォローアップ.cc

Gmail 専用に設計された FollowUp.cc は、かつて tickler ファイルと呼ばれていたものの 21 世紀バージョンを提供します。これは、後で戻ってくる予定のすべてのものを入れることができるファイルフォルダーです。FollowUp.cc を使用すると、古いメッセージを取得したり、連絡先に関するメモを追加したり、ナッジをスケジュールして連絡を取り合い、プロジェクトを進めたりすることができます。

14 日間の試用期間が終了したら、月額 $18 からのサブスクリプションプランを選択する必要があります。Salesforce データと統合され、月額 $40 のエディションもあります。

申し訳ありません

Gmail ユーザー向けに作成されたこの便利な Chrome 拡張機能は、メール内の「知りたかっただけです」や「それについては申し訳ありません」などのフレーズを削除し、ライターがその使用を承認し、その言葉を避けることを学ぶようにフラグを立てます。このような言い回しは、自信のあるコミュニケーションの実践に失敗します。そのようなフレーズが電子メールに忍び込む頻度と、それらがなければメッセージがどれほど強力に聞こえるかに驚くかもしれません.

Evernote

Evernote は、いくつかのコラボレーション機能を備えた人気の組織ツールであり続けています。メールで届く情報の量を考えると、Evernote に何かをワンクリックで保存できる方法は、リストの作成、コミュニケーション、およびプロジェクト管理にとって価値があります。

Evernote は Outlook 用のプラグインと、同じ機能を実行する Chrome 用のプラグインを作成しています。メッセージを保存したら、それをノートブックに追加し、タグを付けて、自分用のメモをいくつか入れることができます。

Matt D’Angelo、Charell Star、および Derek Walter は、この記事の執筆と報告に貢献しました。