ビジネス電話システムの選択: バイヤーズ ガイド

• ビジネス電話システムを選択するときは、まず、必要なシステムの種類 (固定電話、VoIP、または仮想) と、機器をホストする場所 (オンプレミスまたはクラウド) を決定する必要があります。
• 今日の電話システムは、あらゆる規模の企業に、価値のある通話、コラボレーション、およびモバイル ツールを幅広く提供しています。
• ビジネス電話システムは、従業員がオフィスから離れている間、ビジネス電話回線を利用するためのさまざまな方法を提供します。
• この記事は、電話システムを選択する際に何を調べ、何を考慮すべきかについてのガイダンスを求めるビジネス オーナーを対象としています。

2020 年にビジネス電話システムの市場に参入する予定がある場合は、ニーズに最適なソリューションを確実に入手するために、最初に検討する必要があるいくつかの質問があります。

1. 物理的な卓上電話を含む完全な電話システムが必要ですか、それともモバイル デバイスに依存する仮想電話サービスでビジネスを維持できますか?
2. 固定電話が必要な場合、どのようなサービスが必要ですか? インターネット上で動作し、多くのプロバイダーから利用可能な Voice over Internet Protocol (VoIP) システムを快適に使用できますか? それとも、ローカルまたは地域の電話会社が提供する従来の固定電話サービスを使用しますか?
3. VoIP を選択した場合、システムを会社 (オンプレミス) に収容しますか、それともサービス プロバイダーにホストしてもらいます (クラウドベース)?

これらの質問への回答をお手伝いしますが、必要なものをすでに知っていて、最高のビジネス電話システムに関する推奨事項を確認したい場合は、ベストピックページにアクセスしてください.

まだわからない場合は、読み進めてください。これらのタイプの電話システムの長所と短所について説明します。

• 仮想電話システム
• 固定電話
• VoIP
• クラウドおよびオンプレミス システム

仮想電話システム

• 仮想電話システムは、主要な会社の電話番号に電話をかける人を、携帯電話または自宅の電話でリモート ワーカーに接続します。[仮想電話番号の詳細をご覧ください。]
• これらのシステムは、大規模な自動転送ソリューションとして機能し、顧客がメインの電話番号に電話をかけると、電話を固定電話ではなく従業員の携帯電話または自宅の電話に転送します。
• これらのシステムには、自動受付、ボイスメール、着信転送、着信スクリーニング、フリーダイヤル番号、オンライン ファックスなどのさまざまな機能が含まれています。

短所:仮想システムは本格的な電話システムではありません。多くの場合、通話は依然として携帯電話または自宅の電話ネットワークで処理されます。これは、仮想システムでの通話に対して課金され、携帯電話または自宅の電話の通話時間を使い果たすことを意味します。一部の仮想サービスでは、プロバイダーのモバイル アプリを使用すると、インターネット接続を介して電話をかけることができます。

対象:リモート ワーカーまたは個人事業主を抱える中小企業

従来の固定電話システム

• この場合の固定電話は従来の電話システムであり、通常はローカルまたは地域の電話会社によってサポートされています。
• 公衆交換電話網 (PSTN) とも呼ばれる固定電話は、電話会社の従来の銅線を経由するアナログ システムです。
• 固定電話サービスを実行するには、オンプレミスの PBX (構内交換機) ハードウェアが必要です。このハードウェアは、複数の内線番号を作成し、通話転送や通話ディレクトリなどの電話システム機能を提供できます。
• 今日の一部の固定電話システムは、VoIP システムとのハイブリッドと見なされています。従来の電話回線は、個々の電話を接続するために使用する企業のデータ ネットワークに接続します。
• 多くの電話システム プロバイダーは、固定電話システムを段階的に廃止しているため、この種のサービスを引き続き提供しているプロバイダーを見つけるのは容易ではない可能性があります。

長所:固定電話システムは、信頼性が高く実績のあるソリューションであり、多くの企業が快適に使用しています。

短所:ほとんどの電話システム プロバイダーは固定電話から離れており、購入や修理がより困難になっています。これらのシステムが時代遅れになるのは時間の問題です。

最適:予算があり、社内の IT スタッフがそれらを管理および維持する大企業。高速インターネット アクセスのないビジネスに必要

VoIP電話システム

• 固定電話が通る銅線の代わりに、VoIP 電話システムは企業がすでに使用しているのと同じインターネット接続を使用します。
• VoIP システムは、以前は高価な PBX ハードウェアを使用する大企業のみがアクセスできた機能セットを提供します。これには、自動応答、通話キュー、コンピュータ統合などがあります。これにより、ボイスメールを電子メールの受信ボックスに送信したり、コンピュータをソフトフォンに変えることができます。
• VoIP システムは、リモート ワーカーがモバイル デバイスから会社の電話システムにアクセスできるようにします。

長所: VoIP は、さまざまな機能を備えた洗練された電話システムを提供します。これらのシステムは、セットアップと構成が簡単で、固定電話システムよりも大幅に安価です。

短所:これらのシステムはインターネット接続に依存しています。インターネット サービスが不安定な地域にいる場合、このタイプの電話システムは機能しません。

最適:洗練された電話システムの機能を手頃な価格で必要とする中小企業、およびリモートの従業員が電話システムにアクセスできるようにしたい企業、リモート チームに最適な電話システムについては、Ooma Office のレビューを参照してください。

VoIP システムが最適であると判断した場合、次の決定は、それをどのようにホストするかです。固定電話システムでは、社内に機器を収容する必要がありますが、VoIP システムでは、機器を購入してセルフホストするか、クラウドでホストするサービス プロバイダーから機器をレンタルするかを選択できます。

オンプレミス VoIP システム

• オンプレミス システムでは、電話システムを稼働させ続けるための PBX ハードウェアを含むすべての機器が社内に収容されます。
• オンプレミス システムでは、機器を事前に購入するため、多額の設備投資が必要になります。
• セルフホステッド システムではすべてのハードウェアに対して 1 回限りの料金を支払いますが、オンプレミス システムでは、SIP トランキング (PRI 回線) の月額料金を支払います。これにより、電話をかけたり受けたりすることができます。
• IT スタッフは、システムのメンテナンス、修理、およびアップグレードを担当します。

長所:常にサービスを管理できます。あなたとあなたのITチームは、それが稼働していて、好きなように構成されていることを確認します。

短所：すべての機器を購入する必要があるため、かなりの初期費用がかかります。さらに、システムの保守と保守を行うスタッフが必要です。

最適:クラウドを快適に使用できず、システムを完全に制御し、常に機器にアクセスしたい企業。VoIP システムをセットアップおよび維持できる社内 IT チームを持つ企業。クラウドで満たすのが難しいかもしれない規制やコンプライアンスの要件があるビジネス

クラウドベースの VoIP システム

• クラウドベースのシステムでは、電話以外に心配するメンテナンスやハードウェアはありません。サービス プロバイダーは、お客様に代わって PBX テクノロジを収容、維持、およびアップグレードします。堅牢なクラウド ホスト型 VoIP ソリューションである RingCentral のレビューをご覧ください。
• クラウドにより、成長中の企業は新しい回線を簡単に追加でき、新しい機能にすばやくアクセスできます。
• 企業は通常、ユーザーごとに月額料金を支払います。

長所: PBX ハードウェアやダイヤル トーン サービスを購入して維持する必要はありません。あなたのプロバイダーがあなたに代わってすべてを処理します。パソコンから業務用のシステムをセットアップして構成できます。

短所:ハードウェアを制御できません。システムがダウンした場合は、プロバイダーに頼ってできるだけ早く修正する必要があります。

最適: PBX ハードウェアを運用および保守する IT スタッフがいない固定予算でビジネスを成長させる。電話システムの新しい機能にすばやくアクセスしたい、または複数の拠点を持ち、すべてのシステムを 1 つのプラットフォームにまとめたい企業。

ビジネス電話システムに関するよくある質問

ビジネス用の電話システムが必要なのか、それとも VoIP が自分に合っているのかまだわかりませんか? 問題ない。決定に役立つ可能性のある質問と回答を次に示します。

Q: ビジネスに電話システムが必要ですか?

A:簡単な答えはイエスです。ビジネスの成功の多くは、それ自体をどのように提示するかにかかっているため、すべてのビジネスは何らかの電話システムから恩恵を受けることができます。

企業にとって、常に専門的に自分自身を提示することが重要です。自動応答が頻繁に応答するビジネスラインで顧客やクライアントに連絡できるようにすることは、それを達成するための優れた方法です. 本格的な電話システムにお金をかけたくない企業でも、仮想システムを使用することで、必要なイメージを提示できます。

Q: 私の従業員と私は、携帯電話をビジネス目的で使用することはできませんか?

A:仮想電話システムに投資すれば、それは間違いなく可能です。このシステムを使用すると、プロフェッショナルなイメージを提示しながらモバイル デバイスを使用できます。

仮想システムを使用せずにモバイル回線のみを使用すると、いくつかの問題が発生します。まず、顧客にプロフェッショナルなイメージを伝えません。第 2 に、モバイル回線は、ボイスメールから電子メールへの転送、着信転送、着信スクリーニング、保留音、オンライン ファックスなど、中小企業にとって最も価値のある機能やツールを提供していません。

Q: 私は常に従来の固定電話システムを使用しています。このような制度を今後も利用し続けると不利になるのでしょうか?

A:固定電話システムの問題はその機能ではありません。彼らは今でも高いレベルで活動しています。従来の固定電話システムで遭遇する最大の問題は、新しいオプションが構築されなくなったことです。これは、固定電話システム用に新しい技術が開発されていないことを意味します。

固定電話でも新しいソフトウェア アップグレードは利用できません。これは、多くの新しい機能にアクセスできないことを意味します。

最後に、これらのシステムの顧客サービスとサポート、および固定電話システムの稼働を維持するための部品を提供する専門家を見つけることは、ますます困難になっています。

おそらく近い将来のある時点で、VoIP システムの新機能は固定電話システムと互換性がなくなります。機能によっては、あなたのビジネスをエイトボールの背後に置くことができます.

Q: どの電話システムとプロバイダーが自分のビジネスに適しているかを知るにはどうすればよいですか?

A:決定は本当にリソース次第です。予算、ビジネスが成長しているかどうか、社内電話システムを実行および保守できる IT スタッフがいるかどうか、高速インターネット接続にアクセスできるかどうかを考慮する必要があります。

中小企業向けの電話プロバイダーを選択するときは、電話システムに必要な機能とツールを備え、ベンダー パートナーに期待するレベルのカスタマー サポートを提供するサービスを見つけることが重要です。中小企業向けの最高の電話システムとして私たちが選んだ 8×8 のレビューをご覧ください。

クラウド ホスト型システムを検討している場合、真剣に検討したい要素の 1 つは稼働時間です。これは、システムが稼働している頻度です。システムがダウンすると、電話サービスにアクセスできなくなります。最高のプロバイダーは、サービスのダウンタイムを最小限に抑えるために、世界中に多数のデータセンターを持っています. さまざまなプロバイダーと話すときは、稼働時間の統計と、サービスが毎月保証された時間よりも長くダウンした場合に返金する保証があるかどうかを尋ねてください.

Q: クラウドシステムの場合、月額料金だけですか、それとも他に注意すべき費用はありますか?

A:クラウドでホストされる電話システムには、いくらかの初期費用がかかります。ほとんどの場合、1 台あたり 50 ドルから 600 ドルの範囲の IP 電話に料金を支払います。一部のプロバイダーは、セットアップとトレーニングの料金も請求します。

Q: クラウド ホスト型システムでは、サーバーを他の企業と共有していますか? それとも、自分のビジネス専用のサーバーがありますか?

A:多くのクラウド電話システム プロバイダーは、共有サーバーを使用するか、専用サーバーに追加料金を支払うオプションを企業に提供しています。この決定は、システムを自分専用にするか、プロバイダーが他のすべての人に提供するのと同じプラットフォームでサービスとして購入するかによって異なります.

多くの特別な要件やカスタマイズを必要としない中小企業は、通常、共有サービスを快適に使用できます。複雑なニーズを持つ大規模な組織は、必要な高品質のサービスとプライバシーを提供する専用サーバーを好む可能性があります。

Q: VoIP システムの接続は固定電話と同じくらい良好ですか?

A:一部のユーザーは VoIP システムの音質を気にしているかもしれませんが、この技術は、固定電話とインターネット ベースの通話の違いを見分けることが事実上不可能なほどに進んでいます。

通話品質が明確で強力であることを保証するには、データ ネットワークの設定方法に注意を払う必要があります。通話量を処理するのに十分な容量があること、および他の種類のインターネット トラフィックよりも音声通話を優先するようにネットワークが設定されていることを確認する必要があります。

Q: VoIP 電話システムではどのような機能を利用できますか?

A:機能豊富な電話システムは、以前は大企業のみが使用していましたが、今日の VoIP オプションは中小企業にも同じ利点をもたらします。最も役立つと思われる通話機能とコラボレーション機能の一部を次に示します。

• ボイスメール
• ボイスメールからメールへ
• テキストへのボイスメール
• ボイスメールの文字起こし
• コール転送
• 通話録音
• 通話キュー
• ローカル番号とフリーダイヤル番号の両方のオプション
• インタラクティブ音声応答 (IVR)
• 電話会議
• 自動受付
• 内線ダイヤル
• 着信グループ
• 電話番号案内
• 通話転送
• インターネットファクス
• 通話レポート
• 通話監視
• 不在着信通知
• ビデオ会議
• オンライン会議
• インスタント メッセージング
• テキスト メッセージ
• Microsoft Outlook、Salesforce、G Suite などの一般的なプログラムとの統合
• 国際電話

Q: リモートの従業員はビジネス電話システムにアクセスできますか?

A: VoIP テクノロジにより、従業員はビジネス専用の携帯電話を必要とせずに、どこからでも自由にビジネス コールを送受信できます。ビジネス VoIP システムは、スマートフォン アプリケーションとモビリティ機能を提供し、従業員がいつでもどこでもデスク フォンのすべての機能を利用できるようにします。

Q: 従業員が外出中に電話システムにアクセスできるかどうかを気にする必要があるのはなぜですか?

A:今日のリモート ワーカーと柔軟な勤務体制の時代では、従業員がどこにいてもいつでも連絡がとれることが重要です。顧客が必要なときに従業員を追い詰めたり、さらに悪いことに、従業員にまったく連絡できなくなったりする必要はありません。

モビリティにより、従業員は常に到達可能になります。また、個人の電話番号を共有せずに接続することもできます。

Q: ユニファイド コミュニケーション システムへの言及をよく見かけます。それらは電話システムとどう違うのですか?

A:今日の電話システムの多くは、ユニファイド コミュニケーション システムです。これらのシステムは、音声通話、メッセージング、およびビデオまたはオンライン会議を 1 つのサービスに結合します。また、電話会議やオンライン ファックスも提供しています。今日の電話システム プロバイダーの多くは、自社のプラットフォームでこれらのサービスを提供しています。

Q: ビジネスに複数の場所がある場合、オンプレミスまたはクラウドベースのシステムのどちらを使用しているかは問題になりますか?

A:オンプレミス システムとホスト システムの両方が複数の場所を持つ組織をサポートできますが、クラウド ホスト ソリューションは物事を簡素化できます。

クラウド ホスト型システムでは、各拠点内に複雑な PBX 機器を設置する必要はありません。これにより、セットアップが簡単になるだけでなく、費用も節約できます。これらのクラウド ホスト型システムは、1 つのオンライン プラットフォームから管理できるため、簡単に使用できます。

Q: 小規模企業の電話システムが提供できる電話回線の数には、どのようなオプションがありますか?

A:これは、今日のクラウド ホスト型 VoIP システムの優れた点の 1 つです。ビジネスでアクセスできる電話回線の数に多くの制限はありません。通常、回線数が多いほど、ユーザーあたりのコストは安くなります。さらに、新しい行の追加は簡単なプロセスです。オンプレミスのシステムでは、設備を実際に稼働させて新しい回線を敷設する必要があります。クラウドでホストされたシステムを使用すると、コンピューターから直接、数秒で新しい回線を追加できます。[複数回線の電話システムについて詳しく読む]