時間と出勤システムの選択

2022/12/10

勤怠管理システムは、給与計算ソフトウェアと統合された従業員の時間追跡ソフトウェアです。
勤怠システムを使用して給与計算を実行すると、二重入力の必要性が減り、効率と正確性が向上します。
出退勤システムには、生体認証システムを含むさまざまな種類があります。
このガイドは、出退勤管理システムを選択するバイヤーが市場を調査し、ビジネスに最適なシステムを選択する方法を理解するのに役立ちます。

ベストピックページでトップの時間と出席システムを比較してください。

勤怠システムとは何ですか?

勤怠管理システムにより、従業員はタイムクロック、インターネットに接続されたコンピューター、モバイルデバイス、電話を介して電子的に出勤することができます。一部のソリューションでは、テキストメッセージ、Twitter などのソーシャルメディアプログラム、Slack などの他の通信プログラムを介してパンチインおよびパンチアウトする機能も提供されます。従業員が出勤または退勤すると、データは即座にソフトウェアに転送され、給与計算ソリューションにシームレスにインポートできます。

これらのシステムは、従業員の出入りを追跡するだけではありません。また、地理位置情報とジオフェンシングを介してモバイル従業員を監視し、有給休暇 (PTO) を管理し、従業員のスケジュールを作成し、詳細な労働レポートを提供し、誰が働いているか、誰が働いていないか、誰が遅刻し、誰が近づいているかに関するリアルタイムデータを提供します。時間とともに。

ヒント:勤怠管理システムは、従業員の勤務時間を追跡するだけではありません。また、スケジューリング、休暇と休暇の管理、労務報告などにも使用できます。

勤怠システムはセルフサービスを提供し、従業員が自分の勤務時間、現在および将来のスケジュール、有給休暇の発生状況を確認するなど、多くの時間追跡タスクを自分で処理できるようにします。

これらのシステムの多くは、クラウドベースとオンプレミスの両方のソリューションを提供します。オンプレミスシステムは企業内のサーバーに保存され、クラウドベースのシステムは勤怠管理システムプロバイダーによって格納され、オンラインでアクセスされます。

勤怠システムの種類

機能の幅広さを考えると、さまざまな種類の勤怠システムがあることは驚くべきことではありません。オプションを比較すると、次のタイプのシステムに遭遇する可能性があります。

タイムカード:タイムカードオプションは、基本的に古典的な機械式パンチクロックをデジタル化したものです。タイムカードシステムを導入すると、クレジットカードによく似たタイムカードが従業員に渡されます。これらのカードは時間追跡を自動化しますが、物理的なタイムシートと同様に、従業員がお互いのカードをスワイプして不在または遅刻した同僚をカバーすることを止めるものは何もありません.
近接カード、バッジ、キーフォブ:カードをスワイプさせる代わりに、これらの時間と出席追跡オプションは、特定の距離内にある識別カード、バッジ、またはキーフォブをスキャンするリーダーに依存しています。これらの時間と出勤の追跡オプションの多くは、出勤と退勤のためだけではありません。職場内の従業員の動きも追跡できます。
バイオメトリック:バイオメトリック出退勤システムを使用すると、誰がオフィスに出入りするかを正確に知ることができます。これらのハイテク出退勤追跡システムは、顔認識、指紋、目のスキャン、およびその他の 1 人に固有の生物学的識別子を使用して、出勤している人物が実際に働いている人物であることを確認します。もちろん、これらのハイエンド機能にはより多くの費用がかかりますが、余分な費用がかかると、ほぼ確実な時間と出席の追跡が可能になります.

知ってますか？指紋などの従業員固有の生物学的特徴を使用して、バディーパンチの可能性なしに出席を追跡できます。

Web ベースのログイン:従業員がリモートで作業している場合、上記のソリューションが会社でどのように機能するか疑問に思われることでしょう。そのため、Web ベースのログインステーションが存在します。これらのシステムを実装して、従業員がどこにいてもラップトップ、パーソナルコンピューター、またはモバイルデバイスからサインインできるようにすることができます。QuickBooks Time のレビューでは、この勤怠管理システムがモバイルワーカーにとって優れている理由を概説しています。
対話型音声応答:遠隔地の従業員向けのもう 1 つのソリューションである対話型音声応答 (IVR) ツールは、遠隔地または現場の従業員が電話で出勤するためのシステムです。

勤怠システムの長所と短所

勤怠システムの長所

勤怠管理システムの利点の一部を次に示します。

ヒント:カスタムワークフローを使用すると、勤怠システムから得られる効率を向上させることができます。カスタマイズ可能なワークフローを提供するシステムについては、BambooHR のレビューをご覧ください。

勤怠システムの短所

これらは、勤怠管理システムの主な落とし穴です。

料金。時間追跡システムの最大の欠点は、従業員が毎日時間を書き留めたり、紙のタイムカードに打ち込んだり打ち消したりする手動の方法よりも費用がかかることです。
エラー。最高のソフトウェアプログラムでさえ、時々不具合を起こすことがあります。出退勤システムなどのソフトウェアを使用すると、追跡エラーや計算エラーが発生するリスクが常にあります。

費用

勤怠システムのコスト構造は、クラウドベースのソリューションとオンプレミスのソリューションのどちらを選択するかによって異なります。クラウドベースのシステムでは定期的な月々のコストが少なくなりますが、オンプレミスのシステムでは通常、1 回限りの料金が高くなります。

オンプレミスシステムでは、すべての費用を前払いします。ソフトウェア、各従業員のライセンス、およびインストールに数百ドルから数千ドルを支払うことが予想されます。その後の月額料金は無料です。ただし、通常、1 回限りの費用では、継続的なサポートやソフトウェアの更新はカバーされません。

クラウドベースのシステムの場合、ほとんどのサービスは、月額 $1 から $10 の範囲の従業員あたりの料金を請求します。一部のクラウドサービスでは、月額基本料金または最低料金も請求されます。

一部のプロバイダーは、1 回限りのセットアップおよび実装料金を請求します。ただし、オンプレミスシステムとは異なり、すべてのソフトウェアアップグレードとサポートは毎月の費用に含まれています。

ヒント: Rippling のレビューをチェックして、完全に実装して構成するのに 1 か月もかからない勤怠管理システムについて学んでください。

いずれかのオプションで発生する可能性のある別のコストは、タイムクロックです。多くの出退勤システムは、さまざまなタイムクロックで動作します。これらのタイムクロックは、PIN、スワイプまたは近接バッジ、または指紋や顔のスキャンなどの生体認証と連携できます。選択したクロックの複雑さによってコストが決まります。価格は通常、基本的な時計の数百ドルから、高度な生体認証時計の数千ドルまでさまざまです。

勤怠システムで何を探すべきか

非常に多くのシステムが市場に出回っているため、どれがビジネスに適しているかを判断するのは難しい場合があります。システムを購入するときは、いくつかのことを探す必要があります。

時間と出席に関するよくある質問

勤怠管理システムについてまだ質問がありますか? ここでは、意思決定に役立つ可能性のある一般的な質問と回答をいくつか紹介します。

勤怠管理システムは、従来のタイムクロックやタイムカードとどう違うのですか?

最大の違いは、すべてがデジタル化され、自動化されていることです。従来のタイムクロックとタイムカードでは、すべてのデータを手動で入力する必要がありました。勤怠管理システムでは、ボタンを押すだけですべての情報がソフトウェアと同期されます。そのソフトウェアは、給与計算ソリューションとシームレスに統合されます。これにより、重複したエントリや当て推量が排除されます。さらに、勤怠管理システムは、勤務時間、職務コード、および休憩と PTO に関する情報をデジタルかつリアルタイムで記録します。

出退勤システムと互換性のあるタイムクロックのタイプは何ですか?

単純なパンチタイムクロックはもうありません。今日の時計は、パンチカード、磁気スワイプカード、バーコード、PIN、指紋や顔のスキャンなどのバイオメトリクスなど、さまざまな方法で時間を収集します。

出退勤システムと生体認証システムに違いはありますか?

バイオメトリックタイムクロックで動作する出退勤システムはすべてバイオメトリックシステムです。物理的なタイムクロックで動作するほぼすべての出退勤ソリューションは生体認証オプションを提供するため、2 つの間にほとんど違いはありません。バディパンチが心配な場合は、バイオメトリックタイムクロックを使用するのが最適です.

生体認証オプションを持たない唯一の出退勤システムは、生体認証タイムクロックを組み込んでいないものであり、代わりにコンピューターとモバイルデバイスに依存して従業員を出入りさせています。ただし、これらのシステムの一部でさえ、コンピューターに接続する指紋スキャナーを提供したり、生体認証オプションを組み込む方法として、コンピューターのカメラで従業員の写真を撮るプログラムを使用したりしています。

時間と出勤システムでタイムクロックを使用する必要がありますか?

いいえ。一部の企業では、従業員がコンピューター、モバイルアプリ、または電話のみを使用して出退勤することを好みます。タイムクロックを使用しないと、それぞれ数百ドルから数千ドルの範囲で実行できるため、コストを削減できます。

勤怠管理システムは、時給制の従業員がいる企業にのみ適していますか?

出退勤制度は時間給労働者を抱える企業にのみ必要なように思えるかもしれませんが、サラリーマンを抱える企業はそれらから多くのメリットを享受することもできます。従業員が特定のプロジェクトにどれくらいの時間を費やしているかを追跡するシステムは、労働予測に役立ちます。さらに、サラリーマンを抱える企業は、システムの PTO 管理の側面を高く評価する場合があります。

リモート従業員の出退勤システムはどのように機能しますか?

これらのシステムは、GPS 技術を使用して、モバイルデバイスを介してリモートの従業員を監視します。一部のシステムでは、ジオフェンシングを使用して従業員が出勤できる場所を制限していますが、ジオロケーションを使用して、従業員が出勤したときの正確な場所を記録しているシステムもあります。また、システムは地理位置情報を使用して、従業員がシフトを開始および終了する場所だけでなく、1 日を通して追跡することもできます。

勤怠管理システムは給与システムとどのように統合されますか?

ボタンを押すだけで勤怠データを給与計算プログラムに転送できるようにすることで、勤怠管理システムは給与計算システムと統合されます。これにより、エラーが削減され、給与計算プロセス全体が合理化されます。

勤怠システムは有給休暇をどのように管理しますか?

勤怠システムは、いくつかの方法で PTO を管理します。従業員が取得および使用した休暇の時間、病欠、休暇、死別、および従業員が受け取る可能性のあるその他の種類の休暇の発生状況を追跡できます。

一部の勤怠管理システムは、要求と承認のプロセスも処理します。これにより、従業員はシステム内で休暇を直接要求でき、マネージャーはそれらの要求を承認または拒否できます。

Max Freedman は、この記事の執筆と調査に貢献しました。