社員採用のご案内

2023/02/14

従業員の採用プロセスは、整然とした、よく考えられたものでなければなりません。
市場の採用条件を調査し、適切な書類をすべて揃えて、プロセスに備えましょう。
プロセスを開始したら、採用する正確な役割と、オファーを出したときに交渉する意思がある金額を検討してください。
この記事は、新しい従業員の採用を検討しており、採用プロセスを成功させるための完全なガイドが必要なビジネスオーナーおよび採用マネージャーを対象としています。

従業員の採用プロセスは長く、詳細です。正しく行えば、あなたのビジネスに定着し、あなたが望む方法であなたのビジネスを代表してくれる、質の高い候補者を見つけて採用することができます。中小企業の経営者として、HR の経験がなければ、雇用をどこから始めたらよいか分からないかもしれません。多くの中小企業の経営者はそうではありません。従業員の雇用に関する専門家のアドバイスについては、読み続けてください。

従業員を雇用するためのビジネスの準備

初めての雇用でも1000人目の雇用でも、採用とオンボーディングのプロセスを定義する必要があります。時間が経つにつれて、雇用の経験を積み、それに応じて標準的な運用手順を微調整するにつれて、より合理化されます。採用する場合は、次の手順を実行して、ビジネスが新しい従業員に対応できるようにします。

1. 調査を行います。

ニューヨーク州ミッドタウンにあるロバートハーフオフィスの地区プレジデントである Rich Deosingh 氏は、社内で募集中の職種を見る前に、地元の市場を調査することを提案しています。

Deosingh 氏は Business News Daily に次のように語っています。「給与や市場での競争などのアイデアが得られます。これらの特定のスキルセットを持つ人を他に誰が探しているでしょうか?」

それがわかれば、残りの採用プロセスを他の人が行っていることに合わせて調整できます。または、逆の方向に進み、目立つようにして、求職者が他の人よりもあなたの会社に興味を持ってもらえるようにします。

2. 書類を整えます。

場合によっては、テンプレートを作成し、新入社員ごとに必要な情報を入力するだけで、事務処理が完了することがあります。それ以外の場合は、プロセスを完全に自動化できます。

これらは、新入社員の事務処理に含めることができるフォームの一部です。

W-4:これは、各給与から源泉徴収する正しい税額を把握するのに役立ちます。
I-9:これにより、新規採用者の雇用資格が確認されます。
口座振込フォーム:これにより、従業員の銀行情報が提供され、簡単かつ迅速に支払いができます。
競業避止義務: 競業避止義務は、通常、従業員があなたの会社と同様の事業を行っている会社で働くこと、コンサルタントになること、およびその他の活動を行うことを禁じられる期間を指定します。
従業員ハンドブック:従業員ハンドブックには、会社の使命、ビジョン、方針、服装規定、行動規範などが記載されています。
承認フォーム:このフォームで、新入社員は、必要なすべての文書を読んで理解したことを確認します。
薬物検査への同意:一部の企業では、雇用前に薬物検査に同意すること、および雇用期間中の無作為の薬物検査に同意することを新入社員に要求しています。

WikiLawn のオペレーションディレクターである Jennifer Walden 氏によると、彼女の会社はホームネットワークのセキュリティチェックリストを追加し、安全なネットワークを確保するために新しいハードウェアが必要かどうかを従業員が会社に知らせるためのフィールドが追加されました。「また、新入社員がすぐに使えるログイン情報と、頻繁に一緒に仕事をする人の連絡先情報を持っていることを確認しています。」

書類はたくさんありますが、すべて必要です。幸いなことに、あなたや採用担当者が事務処理を簡単に行うためのオンラインリソースが用意されています。

「Gusto、ADP、Paycom などの HRIS (人事情報システム) を使用して、セルフサービスモードで従業員に人事のバックエンドペーパーワークを提供します」と、Choosing Therapy の人事担当者である Laura Handrick 氏は述べています。「最近、人間が紙をシャッフルしなければならない理由はありません。電子署名を備えたオンラインシステムは、事務処理を合理化し、データが正確に取得されるようにし、全員 (新入社員を含む) の時間を節約します。」

参考までに:市場で最高の HR ソフトウェアには、従業員の事務処理とオンボーディングを合理化するのに役立つ機能があります。Gusto のレビューと Paychex Flex のレビューを読んで、いくつかの最良のオプションについて学ぶことができます。

どのようなシステムを使用する場合でも、採用プロセスを開始する前に準備しておくことが重要です。

「これらのアイテムはすべて事前に準備し、オンラインで簡単にアクセスできるようにする必要があります」と Deosingh 氏は述べています。「初日までのコミュニケーションが重要です。書類や身分証明書を提供するために新入社員が必要な場合は、事前に通知する必要があります。」

Tiger Financial のマネージングディレクターである Matthew Daily 氏は、Deosingh 氏の意見に同意しました。「以前の採用者をテンプレートとして使用して、それらから収集したすべての情報に目を通し、それ以降に実装された重要なドキュメントを更新または追加します」と彼は付け加えました。

3. 必要に応じて外部委託します。

すべての中小企業に人事部門があるわけではなく、人事プロセスに精通したスタッフがいるわけでもありません。採用で一貫してミスを犯し、離職率が高くなったり、適性がない従業員になるよりも、仕事をうまくこなせる人を見つけるほうがよいでしょう。

「人事部門が 1 つの企業の場合、採用、給与計算、福利厚生管理などにアウトソーシングされたリソースを利用することは、現在の従業員ベースだけでなく、新しい従業員のコンプライアンスとレポート要件の重労働を処理するのに非常に役立ちます。 SHRM-SCP であり、フラスターグリーンバーグ PC の人事部長であるカレン L. ロバーツは述べています。

採用に関する最善のヒントの 1 つは、専門家に任せて、一流の人事アウトソーシングサービスと提携することです。「訓練を受けていないスーパーバイザーに採用を委任しないでください」と Handrick 氏は言います。「面接、そして才能を見分けることができることはスキルです。」

従業員を採用するための段階的なプロセス

効果的な採用プロセスのために、次の手順に従ってください。

1. どのポジションを埋める必要があるかを評価します。

Her Norm の創設者であるソーニャ・シュワルツ氏は、このステップは会社内の役職の冗長性を防ぐために重要であると述べています。

「できる最善のことは、デスクではなく、ニーズを満たすという考え方でプロセスに取り組むことです」と Deosingh 氏は付け加えました。「誰かを雇って終わりにするのではなく、特定のニーズを満たすのに最適な人を探しているのです。」

2. 採用戦略を考えます。

採用では、常に選択肢があります。デイリーは、まず人材紹介会社を利用するかどうかを検討することを提案しています。「そうでない場合は、求人募集フォームに『代理店はご遠慮ください』と記載してください。これにより、大量の営業電話を節約できます。」

また、現在の従業員にネットワークを活用してもらいたい場合もあります。

採用プロセスは長くなる可能性がありますが、採用する特定の仕事に適した候補者を確実に見つけたいと考えています。それは、必ずしも全体的に最適な候補者を選ぶことを意味するわけではありません。

人事コンサルタント、エグゼクティブコーチ、The Perpetual Paycheck の著者である Lori Rassas 氏は、次のように述べています。「10 人の候補者を面接し、誰もその役割に適合しない場合、最適な候補者を選ぶというプレッシャーがかかる可能性があります。採用マネージャーはこのプレッシャーに抵抗し、採用プールに戻って他の候補者を確保する必要があります。」

3. 仕事の説明を書きます。

仕事を投稿する前に、その仕事に理想的な候補者についてチームマネージャーと相談して、必要なものを正確に把握してください。また、既存の従業員にオープニングを知らせることも良い習慣です。仕事の要件、責任、期待などの詳細を含め、探しているものに一致する仕事の説明を書きます。適切な文化的適合性を見つけることができるように、コアバリューと企業文化に関する情報を含めてください。

デイリー氏は、給与も決定して、職務内容に記載し、資格不足または資格過剰の候補者を採用しないようにする必要があると述べました。

「状況によっては、採用担当者が候補者が直面する課題について正確に把握していないことがあり、これが不信感、離職率の高さ、職場文化への全体的な悪影響につながります」と Rassas 氏は述べています。「しかし、その役割を果たしている人物に期待されることを明確にし、あなたが選んだ候補者がそれを果たせるようにすることで、それを防ぐことができます。」

4. 求人情報を掲載します。

ほとんどの企業は、キャリア Web サイトを使用して新しい求人を宣伝しています。対象となるオーディエンスにリーチするために、会社の Web サイトに求人を掲載することから始めます。リーチを広げたい場合は、無料および有料のオンラインキャリア広告に目を向けてください。参考になる求人サイトをいくつか紹介します。

CareerBuilder: 20 年以上前に設立されたCareerBuilder は、ローカライズされた検索機能など、従業員と雇用主にリソースを提供します。このサイトは、世界中の 8,000 万人を超える求職者に広告を掲載しており、そのデータベースを使用して求人を検索しています。掲載価格は低く、会社で採用しているポジションの数に基づいています。
Monster: Monsterでは、求職者は場所、スキルセット、キーワード、役職で検索できます。同社は、広告を際立たせるために、ビデオなどの新機能を追加しました。価格は、採用ニーズや企業規模によって異なります。
ZipRecruiter: ZipRecruiterでは、採用アカウントを無料で作成できます。ZipRecruiter には、求人情報に適した人材を見つけるのに役立つ革新的なマッチングツールがあります。すべての通信はプラットフォーム上で管理されます。
LinkedIn: LinkedIn には、6 億 9000 万人を超えるユーザーを抱える巨大な候補者ベースがあります。求人情報は無料ですが、より包括的な求人ツールを使用する場合は料金が発生します。

5. 応募者を選別します。

「従業員を選択して採用するときは、通常、[求人情報] を宣伝して、特定のスキルセットを持つ特定のグループをターゲットにします」と Walden 氏は述べています。「応募書類が送られてくると、まず履歴書に目を通して、完全に資格がない人や探しているものではない人をすぐに除外します。行き詰まっている場合は、カバーレターを読み、プールを絞り込みます。」

現在の応募者プールから求人に適した候補者が見つからない場合は、職務内容を再確認する必要がある場合があります。

「適切なタイプの候補者が見つからない場合は、最適な候補者を見つけるように方向転換してください」と Rassas 氏は言います。「はい、仕事はおそらく山積みです。はい、すぐに候補者をその役割に就かせたいと考えていますが、オファーを延長する前に採用プロセスにもう少し努力することで、長期的には多くの時間を節約できます。」

6. 最も有能な候補者を面接します。

候補者と面接する前に、十分な通知をして、候補者を最大限に活用できるようにします。

「事前に面接について申請者に知らせて、より多くの準備ができるようにしてください」とシュワルツは言いました。「これにより、応募者をよりよく知ることができ、準備する時間を与えることができるため、彼らがその役割に完全に適合しているかどうかを知ることができます。」

Walden 氏によると、WikiLawn での最初の面接は、応募者をさらに絞り込んだ後に行われるという。その後、2 回目のインタビューを行います。

「対面であろうとバーチャルであろうと、[面接] は依然として採用プロセスの最も重要な部分です」と Deosingh 氏は述べています。「必要な質問をし、理想的には候補者との絆を築くことができるときです。」

知ってますか？インタビューの質問には違法なものがあります。事前に質問すべき面接の質問とすべきでない質問の種類をブラッシュアップします。

7. インタビュー対象者をフォローアップします。

この段階は、応募者に電話やメールを送信するだけではありません。Deosingh 氏は、インタビュー後の評価も重要であると述べました。

「ハロー効果の犠牲になって、潜在的な弱点に目をつぶってはいけません」と彼は言いました。「視点を維持し、すべてを考慮に入れます。面接や履歴書だけでなく、あなたが見たもの全体を考慮してください。他の人から意見をもらいますが、頭脳の流出を避けるために少人数のグループに限定してください。」

フォローアップにはさまざまな形があります。インタビュー対象者の時間を割いてくれたことへのお礼のメモのような単純なものから、正式な仕事のオファーまであります。

8. 求人を延長します。

多くの人にインタビューを行い、そのポジションの質の高い候補者を見つけた場合は、すぐに移動したいと考えています。

提供する正確なオファーも重要です。

「魅力的な仕事のオファーを出すようにしてください」とシュワルツは言いました。「質の高い従業員のほとんどは、より高い賃金と充実した福利厚生を求めています。」

参考までに:競争力のある従業員福利厚生パッケージを提供することは、優秀な人材を引き付けるのに役立つだけでなく、従業員の定着率も高めることができます。

オファーがどれだけ良いと思っていても、給与と福利厚生について交渉する準備をしてください。

「潜在的な従業員にあなたの申し出について考えさせてください。同意しない場合は、交渉してみてください」と Schwartz 氏は言います。「交渉は常にウィンウィンの状況であるべきです。」

9. バックグラウンドチェックを実施します。

考慮すべき最後のステップは、身元調査を実施して、その人物を職場に連れてくる前に重大な危険信号がないことを確認することです。

「将来の応募者が必要なポジションに適していると思われる場合は、バックグラウンドチェックを行うことができます」と Schwartz 氏は述べています。「これはあなたが下した決定を確認するものです。」

リモート従業員の雇用

COVID-19 パンデミックの中で、リモートワーカーの雇用は企業にとって一般的になりましたが、それには独自の一連の課題が伴います。採用プロセスを通じてリモートの候補者を集めるときは、いくつかの調整を行う必要があります。

「オンボーディングの基本原則は同じままですが、違いがあります」と Deosingh 氏は述べています。「彼らはあなたの物理的な空間を見ることができません。オンボーディングプロセスの多くには、スペースを見て物理的な場所に順応する機会が含まれます。」

以下は、リモート採用者がエンゲージメントを維持できるようにプロセスを調整するいくつかの方法です。

初日の前に従業員をセットアップします。具体的にテクノロジーを見るときは、従業員の資格情報とログインがすべて設定されていること、および必要なすべての機器が初日までに揃っていることを確認してください。
彼らを熱烈に歓迎してください。これは基本的に聞こえるかもしれませんが、大いに役立つ可能性があります。新入社員のチームが歓迎されていると感じられるように、紹介ビデオを設定します。彼らは、他の人が過去に始めた場所とはかなり異なる時点であなたの組織に参入していることを忘れないでください. 物理的に同じ場所にいなくても、歓迎されていると感じてもらいましょう。
利用できるようにします。実際にそれを見落としている間、あなたが利用可能であると言うのは簡単です. あなたの新入社員は間違いなく質問をするでしょう。彼らがあなたのオフィスまで歩いたり、寄りかかってチームメイトに尋ねたりすることができない場合は、リモート通信チャネルを介して快適に連絡を取る必要があります。リモートで新規採用者をオンボーディングする場合は、情報を過剰に伝達し、質問に対応できるようにすることが重要です。

Deosingh 氏はまた、新入社員には配布資料や物理的な書類が手元にないため、完全で明確なオンラインガイドを提供することが重要であると述べました。

新入社員の紹介

Deosingh 氏によると、これらはオンボーディングの 5 つの最も重要な側面です。

オリエンテーションを提供します。遠隔かもしれませんが、会社の幅広い概要は、新入社員が聞くことが重要です。
あなたの会社のコアバリューと期待を説明してください。これは、新入社員との旅に出るときに常に重要です。期待値を設定するのが早ければ早いほど、会社と新入社員の関係は良くなります。
仕事の責任について調べます。面接の過程でこれについて多くのことを取り上げた可能性がありますが、彼らが仕事を持っているので、従業員の期待についてさらに詳しく説明することは役に立ちます.
彼らに開始プロジェクトを与えます。多くの新入社員は、やる気満々です。最初にオリエンテーションや会社の概要を座らせる代わりに、すぐに慣れる何かを与えてください。
メンターを割り当てます。新入社員の役割と同じような立場のメンターを見つけて、彼らの質問に答え、正しい方向に導くことができる人を彼らに与えてください.

ロバーツ氏によると、彼女の会社のオンボーディングプロセスはウェルカムパッケージ (内定通知書、新規採用の事務処理、福利厚生情報、従業員ハンドブック) から始まり、オリエンテーションとトレーニングを経て、従業員が新しい職務に就く初日まで続きます。

「主要なスタッフメンバーの紹介、雇用主のリソース、オフィスツアーなど、新入社員がチームのメンバーとしての新しい役割に順応するのに役立つものを含める必要があります」と彼女は言いました.

シュワルツ氏によると、オンボーディングには、必要な個人データのエンコード、会社の使命とビジョンの説明、標準的な操作手順に関するトレーニング、必要に応じて消耗品とユニフォームの発行も含める必要があります。

「オンボーディングとは、第一印象であり、新入社員があなたの会社で働くというコミットメントに関与することです」とHandrick氏は言います。「事務処理以上のものです。」彼女は、新入社員が歓迎されていると感じ、生産性を高め、働き続けたいと思うようにするために必要なすべてのタスクと活動をチェックリスト形式で計画する必要があると付け加えました.

Handrick 氏はまた、最初の 1 週間の活動は事務処理に集中する傾向があるが、オンボーディングの真の価値は最初の 30 ～ 90 日間に行われることと、その効果が今後につながることであると述べました。

重要なポイント:採用プロセスは、内定が受理されたら終わりではありません。新入社員のオンボーディングとトレーニングを適切に行って、新入社員がすぐに業務を開始できるようにする必要があります。

Skye Schooley は、この記事の執筆と報告に貢献しました。一部のソースインタビューは、この記事の以前のバージョンのために実施されました。