完璧な仕事の謝罪を作成する方法

2022/12/09

職場で正しい方法で謝罪し、起こったことを認め、間違いを述べ、学んだことに基づいて是正措置を講じます。
あまりにも頻繁に謝罪したり、他人の過ちを謝罪したりしないでください。また、建設的な批判を叱責として受け取らないでください。
短く、迅速に、（可能であれば）直接謝罪するのが最善です。
この記事は、より良い職場謝罪を作成したいすべてのレベルのチームメンバーを対象としています。

誰でも間違いはある。そのため、適切な謝罪は、職場のコミュニケーションにおいて最も重要なツールの 1 つです。大きな間違いを犯した場合は、上司、従業員、同僚のいずれに対しても、謝罪する最善の方法を検討してください。

特にマネージャーとして謝罪するための最初のステップは、正しい考え方を持つことです。自分の過ちを認めなければなりません。それを念頭に置いて、完璧な職場謝罪を作成する方法を次に示します。

完璧な仕事の謝罪への4つのステップ

謝罪を作成するときは、次の手順に従ってください。

1. 何が起こったかを認めます。

イベントを認めることには 2 つの目的があります。何が起こったのかについてのチームの考えを検証することと、混乱を定義することで、謝罪の内容を人々が理解できるようにすることです。これは簡単な最初のステップですが、重要なステップです。

謝罪には、共感を伝え、自分の行動が他の人に与える影響を理解していることを相手に保証することが含まれます。イベントに言及すると、共感的な謝罪が得られます。

「それを所有し、それを隠そうとしたり、他の誰かを責めたりしないでください」と、Monster のキャリア専門家である Vicki Salemi は言いました。「簡潔にすることが常に最善です。ぶらぶらしないでください。「これが起こったことです。私には責任があります。これを修正するために私がやろうとしていることです。これが私が学んだことです。」

2. 間違いを認めますが、当初の意図に集中しないでください。

イベントを認めた後、自分の過ちを認めなければなりません。これが謝罪の最も重要な部分です。多くの場合、人々は言い訳をしたり、他人を非難したり、適切に責任を負ったりしません。謝ることは気まずいことかもしれませんが、あなたが責任を負えば、長期的には同僚やマネージャーがあなたをより尊重してくれるかもしれません。良い謝罪は性格を露わにするので、その行動をまさにそれとして扱いましょう: 良い性格の練習です.

Vossenkemper は、適切な謝罪には、この出来事が起こった理由についての詳細な説明は含まれないと述べました。この領域に移動すると、謝罪が行き詰まる可能性があります。何かが起こった理由とそのリードアップに集中したくありません. 代わりに、自分の過ちを認めて、状況を改善する方法に進みましょう。

説明に集中することは、防御的に聞こえることもあります。自分のことを言いたくなるかもしれませんし、正当化されることもありますが、謝罪の相手はあなたの最初の意図を気にしないことがよくあります。間違いが起こったので、それを修正する方法を見つける時が来ました。

「あなたがした特定のことについて申し訳ないと言って、それをそのままにしておいてください」とヴォッセンケンパーは言いました. 「説明が行う唯一のことは、比喩的な穴を掘り、自分の行動を正当化または言い訳しようとしているかのように、聞き手に自己弁護の気持ちを抱かせることです。」

重要なポイント:間違えた理由を説明する必要はありません。何が間違いだったのかを述べ、謝罪の次のステップに進みます。

3. 学んだことに集中する。

謝罪の際にできる最善のことは、状況があなたやあなたのチームに与えた教訓について話すことです。ビジネスの世界では間違いが起こります。Salemi は、一部の企業文化ではストレスのない職場環境があり、間違いは成長の機会であるため、実際には間違いを助長していると指摘しています。間違いから学んだことを優先することで、議論をポジティブなものに変えることができます。

誰でも間違いはある; 本当の問題は、同じ過ちを何度も繰り返すことです。

「上司や同僚は、私たちが同じ過ちを繰り返さないことを知りたがっています」と、Serious Soft Skills の共同設立者兼 CEO である Bob Graham 氏は述べています。「あなたが学んだ教訓を1つか2文で説明して、あなたが教訓を学んだことを彼らに示してください。」

グラハム氏は、マネージャーや同僚は、同僚が進化し、学ぶのを見たいと思っていると述べました。謝罪の教訓に焦点を当てることで、自分が責任と問題を優雅に処理できる知的で自己認識のある従業員であることを伝えることができます。

「適切な謝罪はドアを閉めるのではなく、開くことができます」とGraham氏は付け加えました。

4. 計画または解決策を提案します。

学んだ教訓について話し合った後、計画を提案したり、解決策について話したり、状況を修正する方法について話したりします。これは、議論を間違いから遠ざけ、肯定的な結果に向けるための第 2 段階です。助けたいという気持ちを伝えることで、過ちから学んだ教訓を有意義な行動で裏付けることができます。

これらの手順に従えば、職場で大きなミスを犯した後、可能な限り最高の立場に身を置くことができます。状況はそれぞれ異なりますが、この計画に従えば、同僚、マネージャー、または従業員が最終的にやってくるでしょう.

職場で謝るときに避けるべきこと

必要に応じて謝罪することは重要ですが、間違った方法で、または間違ったタイミングで謝罪することは、黙っているよりも悪い場合があります。職場での謝罪で避けるべきいくつかの重要なことを次に示します。

謝りすぎ

一般に、自分が犯した些細な間違いをすべて謝罪するのは賢明な戦略ではありません。場合によっては適切ですが、職場での謝罪は、大きなミスの後、またはチーム全体または同僚のグループが混乱を目撃したときに行う必要があります。サレミ氏によると、24 時間年中無休で謝罪することは、職場に悪い印象を与える可能性があります。

自分の責任ではないことの責任を取る

あなたのチームの他の誰か、たとえスーパーバイザーであっても、自分の体重を減らしていないことを謝る必要はありません。彼らの失態があなたをそれほど美しく見せなくても、それは真実です.

修正を求めている人に謝る代わりに、適切な人たちと一緒に調査していると伝えましょう。誰の名前も出さないでください – チームメイトをバスの下に投げ込みたくないのですが – 謝罪せずに行動計画を立ててください.

認識されない謝罪をし続ける（または、他人からの謝罪が少なすぎる）

謝罪は気まずいかもしれませんが、会社の文化への窓としても機能します。適切な謝罪を行ったにもかかわらず、まだ十分に受け入れられていないことに気付いた場合、それは職場の信頼を損なう可能性があります。その場合は、現在の職場を分析して、自分に適しているかどうかを判断する時期かもしれません。これは、マネージャーや同僚が謝罪する (または謝罪しない) 場合にも当てはまります。

「上司は法を超越しているわけではありません」とサレミは言いました。「リーダーシップはトップダウンから生まれる。」

ヒント:謝罪しても耳が聞こえない場合、または他の人からの謝罪が必要なときに聞こえない場合は、問題ではない可能性があります。あなたの現在の職場や企業文化が問題かもしれません。

建設的な批判を叱責と見なす

すべてのレベルのチームメンバーは、仲間から建設的な批判を受けることができますし、受けるべきです。調査によると、タスクが完了した後に行われる建設的な批判は、将来のパフォーマンスに大きな影響を与えることがわかっています。ただし、その将来の影響を抑える1つの方法は、建設的な批判を叱責として受け止めることです.

誰かが何か違うことをする方法をアドバイスするとき、彼らは軽蔑や悪意からそうしているのではありません. どちらかといえば、彼らはあなたが改善することを望んでおり、あなたがそうするのを助けるために積極的な措置を講じています. ですから、建設的な批判を受けたときに「ごめんなさい」と言ってはいけません。代わりに、「ありがとう」と言ってから、受け取ったアドバイスに従って行動してください。

是正措置を講じていない

あなたがしたことが謝罪に値する場合は、申し訳ありませんと言うのが1つのことです. あなたの言葉に行動を置くことは別のことです。ですから、ただ謝るだけではなく、上で説明したように計画を立て、それに従って行動してください。こうすることで、あなたの謝罪がむなしいものになることはなく、つなぎ合わせた結果が何であれ、失った信頼を取り戻すことができます。

すぐに是正措置を講じることができない場合、適切な謝罪は、次回は違うことをすることを示すことを意味します。

良い謝罪の例.

以下は、これらの 4 つの手順に従う適切な謝罪の基本的な例です。

「こんにちは、アンナ。今月の予算に誤りがありましたことをお詫び申し上げます。チームとのコミュニケーションがうまくいかなかったので、数字が一致しませんでした。Bennett と Kiely は重要な意見を持っているため、今後のすべての予算会議に参加する必要があることがわかりました。数値を調整しましたので、今月の予算を再提出できます。これについて私と協力してくれてありがとう。」

適切な謝罪のためのその他のヒント

上記の 4 つの手順は、謝罪を作成するのに理想的です。ただし、謝罪するときは、他のいくつかのヒントを念頭に置いておく必要があります。

短く要点を押さえてください。複数の専門家は、謝罪を迅速かつ苦痛のないものにすることを提案しています。長いとりとめのない話は、イベントを不快なものにし、長い議論の途中で実際の謝罪が失われる可能性があります. 何が起こったのかについてくよくよ考えたり、自分の状況を説明しようとしたりしないでください。申し訳ありませんと言って、レッスンと解決策に進みます。その後、次に進みます。何が起こったのかについて長居する必要はありません。
できるだけ早く実行してください。謝罪するのを待ってはいけません。全員が次に進むことができるように、状況をすぐに修正します。
むずかしくても大丈夫。特に直接会っている場合、謝罪はぎこちないものです。状況の奇妙さを受け入れる。適切に謝罪することは、何よりも良い性格の練習であることを思い出してください。グラハムが先に言ったように、謝罪が扉を開くこともあります。
直接謝罪してみてください。メールでの謝罪が適切な場合もありますが、大きな間違いを犯した場合は、直接謝罪するように努めてください。ぎこちない、または難しいかもしれませんが、同僚はあなたが時間を割いて直接謝罪することを尊重します。あなたはより良い解決策を残して去るかもしれません.多くの場合、電子メールよりも直接会う方が簡単です. 「問題ありません」という電子メールの返信がいかに空虚であるかは誰もが知っています。チームが完全に離れている場合、直接謝罪することはできない場合があります。その場合、Microsoft Teams のような最高のビデオ会議サービスが解決策を提供してくれるかもしれません。

マネージャーとして謝罪する方法

謝罪には職場で誰もが従うべき普遍的なルールがありますが、マネージャーからの謝罪と同僚からの謝罪にはいくつかの重要な違いもあります。

上記のルールはすべてマネージャーに適用されますが、マネージャーが間違いを犯した場合にチームに謝罪する方法については、追加の考慮事項があります。経営陣からの謝罪の最も重要な側面は、過ちを認めることです。マネージャーは、模範を示すことで真のリーダーシップを発揮します。間違いを恐れていないことを示すことで、チームが同じことをする力になります。

チームの前で謝罪します。原則として、社内で公に過ちを犯した場合は、チーム全体の前で謝罪する必要があります。これは対面で行うか、リモートの従業員を管理している場合はビデオチャットで行う必要があり、今後の教訓と解決策についての議論を促進する必要があります。
必要に応じて、プライベートな謝罪をフォローアップします。特定の従業員にインシデントが発生し、他のチームメンバーがそれを目撃した場合は、その従業員に非公開で謝罪し、チーム全体の前で再度謝罪します。公に謝罪することで、従業員に正義を提供し、何が起こったかを認識していることを示すことができます。個人的な謝罪は、事件が引き起こした傷をさらに癒すことができます.

ヒント:あなたがマネージャーなら、採用時に心の知能指数のスキルを見抜く方法を学びましょう。これらの人々は、自分の感情を理解して管理することができ、謝罪を優雅に処理する可能性があります。

企業文化についての謝罪とは

あなたは仕事で間違いを犯すでしょう、そしてあなたはそれらを謝罪しなければならないでしょう. サレミは、謝罪が職場でどのように受け取られたかを記録することを勧めています。彼女は、従業員は、ミスを犯したときに同僚や上司がどのように謝罪するかを認識する必要があると述べました。従業員が無礼で、人々が日常的に言い訳をしたり、問題を隠蔽したり、頑固に問題を他人のせいにしたりする場合は、新しい会社に切り替えることを検討する時期かもしれません。

あらゆる仕事、仕事、人間関係と同様に、状況が複雑になり、人々が試されると、真の色が明らかになります。過ちと謝罪は、同僚の本当の姿を知る窓となり、現在の仕事の状況を評価し、文化が自分に合っているかどうかを判断する機会を与えてくれます。

Max Freedman は、この記事の執筆と調査に貢献しました。ソースインタビューは、この記事の以前のバージョンに対して実施されました。