Google スプレッドシートでプロジェクト リクエスト ボードを作成する方法

同僚に助けを求めたり、課題を送ったりしなければならない立場にいるのに、少し気まずい思いをしているかもしれません。あるいは、電話やメールのやり取りが気にならないだけかもしれません。プロジェクトリクエストボードを作成しませんか?

ClickUp や Asana などのプロジェクト管理ツールにサインアップして同僚を参加させることもできますが、Google スプレッドシートというシンプルで無料のソリューションに既にアクセスしている可能性があります。この記事に従って、この一般的なスプレッドシート ツールを使用してプロジェクト リクエスト ボードを作成する方法を学習してください。

Google スプレッドシートでプロジェクト リクエスト ボード レイアウトを作成する

プロジェクト リクエスト ボードを作成する目的は 2 つあります。これは、タスクの委任によって生じる摩擦を克服する方法として役立ちます。さらに、やり取りのやり取りが減り、時間を節約できます。

基本的に、ボードに課題を追加するたびに、同僚がそれを完了するために知っておく必要があるすべてのことを計画します。そのため、一貫性を保ち、重要な詳細を毎回追加するよう促すレイアウトを作成する必要があります。詳細は次のとおりです。

• 期日。
• 優先順位。
• 説明。
• 誰が責任を負っていますか。
• 誰が割り当てているのですか。

職場はそれぞれ異なるため、チームのニーズに合わせて調整するために含めることができる追加の詳細がいくつかある場合があります. したがって、始める前に、少し時間を取って、それについて熟考してください。今考えられない場合は、後で追加できますが、少ないほど多いことを忘れないでください。不要な手順を追加したくないでしょう。

プロジェクト リクエスト ボードの使用を開始するには、Google スプレッドシートで空白のドキュメントを開きます。スプレッドシートの上部に、次のタイトルとその他の追加情報を記入してください。

• タスク— ここでは、課題に一意のタイトルを付けます。
• 説明— このタイトルの下に、彼らが何をする必要があるかについての簡単な要約を書きます。整理整頓するには、テキストの折り返し設定で [クリップ] を使用して、テキストを次のセルの下に押し込みます。
• 担当者 — ここで、タスクを引き渡す同僚にタグを付けます。
• 優先度— ここでは、緊急度を表示できます。
• Due — タスクの期限を通知します。
• ステータス— チームはこの列を使用して進行状況を共有します。
• 作成者 — 委任者は自分の名前をここに入力して、タスクと情報の送信者を担当者に知らせます。

タイトルを太字にし、行に背景色を追加して、タイトルを目立たせます。Google スプレッドシートの一番上の行をハイライト表示し、トップ メニューの[表示]、[フリーズ] 、 [ 1 行] の順に移動して、その行を固定することもできます。

Google スプレッドシートにステータス ボタンを追加する

プロジェクト リクエスト ボードにステータス ボタンを追加すると、同僚と簡単に進捗状況を共有できます。また、全員のワークロードの概要を簡単に把握し、誰かが追加のハンドを使用できるかどうかを確認するための優れた方法でもあります。使用できるステータスの例は次のとおりです。

• やること。
• やってます。
• 終わり。
• 立ち往生。
• 保留。
• レビュー用。

シートにドロップダウン メニューを追加することで、ClickUp や Asana などのプロジェクト管理ソフトウェアに見られるような作業ステータス ボタンを作成できます。これをする：

1. ステータス列をハイライトします。CTRLまたはCMDを押したまま、タイトル セルをクリックして選択を解除します。
2. トップ メニューの [データ] に移動します。
3. Data validationをクリックすると、サイドバーが開きます。
4. Criteriaの下で、ドロップダウンが選択されていることを確認します。
5. 追加のスポットを作成するには、[別のアイテムを追加] ボタンを使用して、下のテキスト フィールドにオプションを入力します。
6. それぞれに好きな色を割り当てます。
7. ヒット完了。

これで、チームがタスクのステータスを表示するために使用できるメニューができました。リストの下部に編集ボタンがありますが、それは選択したセルに対してのみ機能します。すべてのステータス ボタンを変更するには、データ検証メニューに戻り、編集するルールをサイドバーから選択します。

必要に応じて、これらの手順を繰り返して、 [優先度] 、 [担当者]、および[作成者]列にクイック オプションを追加します。

コメントを使用して Google スプレッドシートでタスクを割り当て、議論する

シート内の誰かにタグを付けたりメンションしたりするだけでは、Google は通知を送信しません。誰かをプロジェクトに割り当てるときは、次の手順に従って注意を喚起できます。

1. 引き継ぎたいタスクの名前を選択します。
2. 右クリックして [コメント] を選択するか、ツールバーの吹き出しアイコンに移動します。
3. @ の後に名前またはメール アドレスを入力します。必要に応じて、ここにメッセージを含めることもできます。
4. [割り当て]をクリックします。

これで、同僚が質問をした場合、同じスレッドにコメントとして追加できるようになりました。タスクに関するすべてのコミュニケーションを割り当てた同じ場所に保管することで、後で誰かが復習を必要とする場合に、どこで会話を見つければよいかを正確に知ることができます。

Google スプレッドシートでバージョン履歴を使用する

複数の人がシートを使用するため、誰かが誤って重要な情報を削除または上書きした場合に備えて、バックアップを取っておくとよいでしょう。シートの上部に、最新の編集が行われたことを示すハイパーリンクがあります。これをクリックすると、以前の作業セッションのバックアップと行われた変更が表示されます。

Google スプレッドシートでバージョン履歴を使用すると、以前のプロジェクトやメモが必要な場合にそれらを確認できるので便利です。ただし、シートが何らかの形で台無しになった場合は、以前のバージョンに戻すこともできます。

注: 完了した課題のより直接的な記録が必要な場合は、画面の左下にあるプラス記号を使用してドキュメントに別のシートを追加し、ステータスが [完了]に変わったら、そこに行をカット アンド ペーストします。

Google スプレッドシートとのコラボレーション

Google スプレッドシートでプロジェクト リクエスト ボードを作成すると、割り当てを委任したり共同作業したりするときに時間を節約できる優れた方法です。行き来が少なくなるだけでなく、誰もがタスクの情報を見つける場所を把握できるようになり、すべてが 1 か所にまとめられます。

また、助けを求めたり、仕事を片付けたりするときに感じるぎこちなさの一部を回避するのにも役立ちます. 行っているうちに、より快適になります。