Excel で簡単な在庫システムを作成する方法

在庫データベースは、製品ベースのビジネスが繁栄するために不可欠です。貴重なデータに簡単にアクセスでき、新しい在庫の注文など、重要なビジネス上の決定を下すのに役立ちます。

インターネット上には複雑で詳細な在庫管理ソフトウェアがいくつかありますが、Excel で簡単な在庫システムを作成することもできます。可能であるだけでなく、非常に簡単です。

Excel で簡単な在庫データベースを作成する

Excel で在庫システムを作成するプロセスを理解するために、次の手順に従って、携帯電話ショップの在庫データベースを作成してみましょう。

1. 新しい Excel ワークシートの一番上の行に次のヘッダーを作成します: WeU、Model Name、Company、Unit Price、およびNumber of Available Units (要件に応じてさらにヘッダーを作成できます)。
2. ヘッダーには太字のフォントを使用します。
3. ヘッダーを目立たせるには、ヘッダー セルに背景色を追加します。
4. すべてのヘッダーを選択し、 [ホーム] タブの [フォント]セクションに移動します。
5. [塗りつぶしの色] オプションの横にある矢印をクリックし、目的の色を選択します。

ヘッダーの準備ができたら、情報を入力します。ここまでで、次のようになっているはずです。

次の手順に従って、罫線を追加して Excel データベースを視覚的に見やすく、読みやすくすることができます。

1. 在庫データベースのすべてのセルを選択します。
2. [ホーム] タブの [フォント]セクションに移動します。
3. [境界線] アイコンの横にある矢印をクリックします。
   
4. インベントリ データベース セルに使用する罫線の種類を選択します。

フィルターオプションをデータベースに追加するには:

1. データベース内の任意のセルを選択します。
2. [ホーム] タブの右端にある[編集] セクションに移動します。
3. [並べ替えとフィルター] アイコン の横にある矢印をクリックします。
   
4. [フィルター]をクリックします。

これで、モバイル ショップの在庫データベースが作成されました。

新しいデータを追加するか、既存のデータを変更することで、データベースを簡単に更新できます。また、新しく作成された在庫データベースから必要な情報をフィルターで除外することもできます。

たとえば、特定の会社の在庫データベース エントリをフィルター処理する場合は、次のようにします。

1. 会社ヘッダー の横にある矢印をクリックします。
   
2. ご希望の会社・会社をお選びください。
3. データベースは、それらの企業のみのエントリ (携帯電話) のみを表示します。

Excel インベントリ システムで VLOOKUP 関数を使用する

データベース内の特定のアイテムの価格を検索するとします。データベースで検索する代わりに、Excel で VLOOKUP 関数を使用できます。VLOOKUP の式は次のとおりです。

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

どこ：

• LOOKUP_VALUEは、割り当てられたテーブル配列の最初の列で検索する値です。
• TABLE_ARRAYは、VLOOKUP 関数を適用する割り当てられたセル範囲です。
• COL_INDEX_NUMBERは、戻り値を含む列番号です。
• RANGE_LOOKUP (オプション) はTRUEまたはFALSEです。Excel で完全一致を返す場合はFALSEを指定し、近似一致を返す場合はTRUEを指定します。値を指定しない場合、Excel (既定) はTRUE値を設定し、近似一致を返します。

VLOOKUP 関数を適用すると、割り当てられたセル範囲の最初の列で LOOKUP_VALUE が検索されます。そのため、VLOOKUP 関数が機能するには、LOOKUP_VALUE が TABLE_ARRAY (割り当てられたセル範囲) の最初の列にあることが重要です。

LOOKUP_VALUE を見つけた後、Excel は指定された COL_INDEX_NUMBER に基づいてセルの数をカウントし、結果を返します。戻り値は、RANGE_LOOKUP に FALSE 値を指定したか TRUE 値を指定したかに応じて、正確または概算になります。

VLOOKUP 関数について十分に理解できたので、これを使用して、携帯電話の在庫データベースからデータを抽出してみましょう。データベースから特定の携帯電話の価格を検索するには、次の手順に従います。

1. 新しいセルに次の 2 つのヘッダーを作成します: WeUとPrice。
2. Price ヘッダーの下に次の式を入力します。=VLOOKUP(
3. LOOKUP_VALUEを指定するには、 WeUヘッダー (この場合はI5 )の下のセルを選択し、カンマを追加します。
4. TABLE_ARRAYでは、データベース内のすべてのセルをヘッダー (この場合はA2:E10 ) の下で選択し、その後にコンマを入力します。
5. 目的の WeU の価格を見つけたいので、COL_INDEX_NUMBERを 4 に設定し (単価ヘッダーはデータベースの 4 番目の列であるため)、その後にコンマを付けます。
6. 最後に、Excel が正確な値を返すよう にするため、 RANGE_LOOKUPをFALSEに指定します。
   
7. Enter キーを押します。

Excel は #N/A エラーを返しますが、心配する必要はありません。これは、目的の WeU (LOOKUP_VALUE) を WeU ヘッダーの下に追加していないためです。

特定の WeU の価格を (割り当てられた範囲、つまりデータベースから) 調べるには、それを WeU ヘッダーの下に入力すると、Excel がアイテムの正確な価格を返します。これは、データベース内の任意のアイテムに対して実行できます。

アイテムに関する詳細情報を調べるには、同じプロセスを繰り返します。アイテムの利用可能なユニット数も知りたいとしましょう。これを行うには、 Priceヘッダーの横に別のヘッダーを作成し、No. of Unitsという名前を付けます。この新しいヘッダーの下に、次の式を入力します。

=VLOOKUP(I5,A2:E10,5,FALSE)

式の残りの部分は同じですが、COL_INDEX_NUMBER が (前の式の) 4 から 5 に変更されていることに注意してください。これは、No. of Unitsヘッダーがデータベースの 5 番目の列にあるためです。

Excel テンプレートを使用して在庫システムを作成する方法

Excel で在庫システムを手動で作成する手間をかけたくない場合は、Excel 在庫テンプレートを使用するより簡単な方法を選択できます。

1. Office Web サイトに移動して、すぐに使用できるExcel インベントリ テンプレートを見つけます。
   
2. 使用するテンプレートを選択してダウンロードします。
3. ダウンロードが完了したら、ダブルクリックしてテンプレート ファイルを開きます。
4. 上部にある[編集を有効にする] をクリックして、要件に応じて調整を開始します。

これで、必要に応じてヘッダーを追加または削除し、テンプレートを使用してアイテムを追加し、関連情報を更新して在庫を管理できるようになりました。

Excel 在庫管理システムを次のレベルに引き上げる

基本を理解したところで、次は Excel の在庫システムを次のレベルに進めます。さまざまな Excel 数式について学習し、それらを Excel 在庫データベースに適用することで、これを簡単に行うことができます。これにより、Excel 在庫データベースをより創造的に使用できるようになり、より効果的に使用できるようになります。