コーディング経験なしで Alexa for Business スキルを作成する方法

2022/12/09

Alexa for Business は、会社の生産性向上に役立つ音声アシスタントです。
共有デバイスをオフィス全体に配置し、従業員が個人のデバイスで利用できるようにします。
Amazon の Skill Blueprints を使用すると、コーディングの経験がなくてもカスタム Alexa スキルを作成できます。
この記事は、コーディングなしで Alexa for Business スキルを作成する方法を学びたい起業家や専門家を対象としています。

Amazon の Alexa は、照明をつけたり、音楽を再生したり、買い物リストを保存したりするための人気のあるツールになっていますが、現在、職場で追加の利点を提供しています.

従業員の質問に答える場合でも、会議のスケジュールを設定する場合でも、Alexa for Businessはオフィスの生産性を高める便利なデバイスです。しかし、一部の専門家は、実装したいタスクを作成することがどれほど困難で費用がかかるかがわからないため、この音声アシスタントの使用をためらっています.

技術者以外の専門家にとって朗報は、Amazon が独自のSkill Blueprintsをリリースしたことです。これらを使用すると、独自のスキルを数分で作成できます。無料で、コーディングも必要ありません。これは、コストを節約しながら生産性を向上させることができる、ますます増えているテクノロジーの 1 つです。

Alexa for Business とは?

自宅の Alexa はより個人的なタスクに重点を置いていますが、Alexa for Business は、質問に答えて生産性を高めることで、従業員が整理された状態を維持できるように特別に設計されています。

Alexa for Business を使用すると、雇用主は職場全体に共有デバイスを設置できます。たとえば、会議室に配置して、会議システムの起動と制御に使用できます。共有デバイスは、コピールームやロビーなど、他のエリアに配置することもできます。

この方法で使用できる Alexa デバイスには、Echo、Echo Plus、Echo Dot があります。さらに、従業員はオフィスに自分のデバイスを持ち、カレンダーや To Do リストを管理して生産性を高めることができます。

オフィスなどの個人用スペースで使用する場合、従業員は登録ユーザーと見なされます。職場や自宅の任意の Alexa デバイスで Alexa for Business を利用できます。自宅のデバイスから Alexa for Business にアクセスできるため、従業員はオフィスやリビングルームからカレンダーやその他の個人的なスキルにアクセスできます。

Alexa for Business の設定方法

Alexa for Business のセットアッププロセスは、Alexa for Business コンソールでアカウントを登録してセットアップすることから始まります。次に、ビジネスに必要なデバイスを購入します。到着したら、Amazon Admin Guide の手順に従ってデバイスをセットアップし、個々のユーザーの登録を開始します。

Alexa for Business のコストは、2 つのコンポーネントで構成されます。組織が所有する各共有デバイスと登録ユーザー数に対して月額料金が発生します。

共有デバイス:デバイスあたり 7 ドル
登録ユーザー: 1 ユーザーあたり 3 ドル

ヒント:会社が、従業員がオフィスや自宅でサービスを使用するのではなく、会議室やロビーなどの共有スペースで Alexa for Business を利用したい場合、ユーザーを登録する必要はありません。共有デバイスごとに月額料金を支払うだけです。

Alexa for Business の使用方法

あらゆる規模の企業が、さまざまな方法で Alexa for Business を活用できます。Alexa for Business は一般的なビデオ会議サービスと統合できるため、共有デバイスはオフィスのどこにでも配置でき、通常は会議室に配置できます。

これは、現在互換性のあるハードウェアの一部です。

Cisco テレプレゼンスシステム
Cisco Webex ルームキット
Poly Group シリーズ (Alexa for Business が Poly Trio 8500 および 8800 ユニットに組み込まれています)
ズームルーム
クレストロン 3 シリーズ

Alexa for Business は、Office 365、Google Workspace、および Microsoft Exchange カレンダーも統合します。これにより、音声コマンドを使用して、スケジュールされた会議を検索したり、Amazon Chime、BlueJeans、Cisco、RingCentral、Zoom ビデオ会議など、多数のユニファイドコミュニケーションシステムから会議に自動的に参加したりできます。

知ってますか？Webex は、コラボレーションに最適なビデオ会議サービスであると以前に判断しました。

Alexa が処理できる特定の機能には、会議の開始、参加、終了、技術的な問題が発生した場合の IT 部門への電話のリクエストなどがあります。以下では、その他の一般的な用途について検討します。

Alexa for Business のケーススタディ

Small Biz Genius の共同設立者兼編集長である Harsha Reddy 氏は、会議を手伝ったり、その他の未解決の問題を片付けたりできるオフィスアシスタントを雇うことを検討していました。代わりに、同社は、これらのタスクの一部を処理するために Alexa for Business を選択しました。

「私たちは主に Alexa を使用して会議に参加し、スケジュールを管理し、さまざまなプロセスの進捗状況を確認しています」と Reddy 氏は言います。「会社の Google カレンダーと個人の勤務カレンダーに彼女を接続させました。」

登録ユーザーである従業員は、さまざまな方法で Alexa を使用できます。会議のスケジュールと参加、全社的なアプリケーションへのアクセス、カレンダーの確認、To Do リストの作成、リマインダーの設定、電話の発信などです。

Ecopreneurist の CEO である Ollie Smith は、Alexa for Business の価値を目の当たりにしてきました。「私の経験では、このサービスにより、スケジュールの自動管理、リマインダーアラート、およびチームの電話会議にリモートでダイヤルするオプションにより、従業員の生産性が大幅に向上しました。さらに、直感的なシステムにより、マネージャーは中央のダッシュボードから個々のデバイスの使用状況を監視できるため、貴重な時間を節約できます。」

教育ブログ Mazepress のオーナーである David Alexander 氏は、過去 2 年間、自分のオフィスで Alexa を使用しており、有益だと感じていると述べています。彼は、適切なスキルを使用すれば、デジタルアシスタントによってワークフローを高速化できると考えています。

「Alexa をデジタル仮想アシスタントとして使用すると、オフィスでの時間を確実に節約できますが、自動化できる定期的なタスクの種類に大きく依存し、これは人によって異なります」と Alexander 氏は述べています。「今後 1 年か 2 年の間に、より多くのエンタープライズスイートと機能が利用可能になり、Alexa の可能性が広がることを期待しています。」

Alexa for Business のスキルの例と、中小企業向けの利点

各ビジネス (および業界) には、特定のスキルに対する独自の要件と機会があります。Alexa for Business の使用方法とその利点を示す 4 つの一般的な例を次に示します。

リマインダーとスケジューリング:特定の時間に特定のアクションを完了するようにリマインダーを設定すると、締め切りに間に合わないことがなくなります。たとえば、毎週の給与計算を実行するようにリマインダーを設定して、他の管理タスクの中で忘れないようにすることができます。また、Alexa はカレンダーサービスと連携して、「私のカレンダーには何がありますか?」という質問に応答してエントリを音声化することもできます。Gmail や Microsoft 365 経由で受信した電子メールを読んで返信することもできるため、スタッフはイベント関連の電子メールを確実に認識できます。
イベント管理: Alexa for Business を使用して、会議室を予約したり、特定のスペースを予約した人を見つけたりできます。また、その会議室での次の会議のスケジュールを確認したり、会議室が空いている場合は予約した時間を延長したりすることもできます。これは、会議スペースが利用可能なリアルタイムのタブを維持するのに役立ちます. また、予約を即座にキャンセルして、そのエリアを他の人のために解放することもできます。これは、社会的に離れた会議をサポートするのに十分な大きさの会議スペースが限られている今日、特に価値があります。
Web サイトの監視: Alexa は、Web サイトを監視するようにプログラムすることができます。これにより、Web サイトがライブ状態を維持し、機能停止やダウンタイムが発生した場合にフラグを立てることができます。Vigil アプリケーションは、サイトがダウンした場合にプッシュ通知を配信し、オンラインに戻すための迅速な対応を可能にします。生産性の低下から問い合わせの失敗まで、一時的な停止であっても、ブランドに重大な損害を与えたり、データを損失したりする可能性があります。即時検出により、ドロップアウトの影響を最小限に抑えます。
請求書のサポート:反復的で予測可能なタスクであるため、請求書発行の自動化により、財務業務を合理化できます。たとえば、Alexa を設定して、月末の請求に関するリマインダーを提供したり、特定の時点で未払いの債務を追跡したりすることができます。売掛金ファクタリングスキルは、請求書の合計とファクタリング率を計算します。資金調達がスタッフの仕事量のごく一部に過ぎない場合、支援は歓迎されるかもしれません。

重要なポイント:これらのスキルを作成して従業員に提供する能力は、他の AI スマートスピーカーよりも Amazon の仮想アシスタントに有利になる可能性があります。Siri 対 Cortana 対 Google Assistant 対 Alexa の完全な AI レビューをお読みください。

独自の Alexa スキルを作成する方法

上記のスキルはほとんどのクライアントと業界に適していますが、Alexa for Business は、ビジネスの運営方法に固有のスキルを作成するときに真価を発揮します。事前に構築されたスキルは有益かもしれませんが、多くの組織はニーズに合わせて調整されたスキルを望んでいます。

一部の企業はコーディングの専門家や開発者に頼るかもしれませんが、Amazon は独自のスキルを作成するプロセスを比較的簡単にしました。スキルブループリントを使用すると、コーディングスキルを持たない人でも、組織や従業員だけが使用できるプライベートスキルを作成できます。

Amazon によると、Alexa のプライベートスキルは、Alexa for Business 組織のメンバーに対してプライベートなままで、Alexa のエクスペリエンスを強化する音声駆動の機能です。

「Alexa for Business Blueprints を使用すれば、コードを 1 行も書かずに職場用のプライベートスキルを作成できます」と、同社は Web サイトに書いています。「数十の使いやすい Skill Blueprints から 1 つを選択し、職場でよくある質問と回答などの情報を追加し、そのスキルをプライベートスキルとして Alexa for Business に公開します。」

コードを知らなくても作成できるビジネススキルには、ビジネス Q&A とオンボーディングガイドの 2 種類があります。

Q&Aスキル

Q&A スキルを使用すると、従業員が尋ねる可能性のある質問 (回答付き) を作成できます。または「ヘルプデスクはいつ利用できますか?」

ブループリントを使用して、管理者はログインして特定の質問を入力し、書かれているとおりに質問されない場合に備えて、同じクエリ文字列のバリエーションを入力します。回答が提供され、ウェルカムメッセージとエンディングメッセージでカスタマイズできます。スキルに名前を付けて公開すると、組織内の登録ユーザーのみがスキルを使用できるようになります。

オンボーディングガイド

Amazon Blueprints を使用して作成されたその他の主要なビジネススキルは、新入社員向けのオンボーディングガイドです。これは、不十分なオンボーディングによる損害を回避するために不可欠です。新入社員に印刷されたハンドブックや関連情報が記載された Web サイトへのリンクを提供する代わりに、Alexa オンボーディングガイドを使用すると、Alexa に関する質問をすることができます。

一般的な質問には、「Alexa、電話でメールを設定するにはどうすればよいですか」または「Alexa、パッケージを郵送するにはどうすればよいですか?」などがあります。カフェテリアやコピールームの場所に関する情報、またはさまざまな部門や従業員の連絡先情報を含めることができます。

オンボーディングガイドについては、回答したいすべての質問を含めてから、各質問を完了するための手順を入力してください。プライベートスキルが公開されたら、どの部屋でそれらを利用できるようにするか、および各登録ユーザーが任意のデバイスからスキルにアクセスできるようにするかどうかを決定できます。

安全第一

このテクノロジーは生産性を高め、管理タスクの一部を軽減するのに役立ちますが、自分のスキルにどのような全社的な情報が含まれているかを認識しておく必要があります。一部の Alexa の会話が従業員によって傍受されているという Amazon の最近の承認に基づいて、スキルに機密情報を含めないようにしてください。

「実際には、悪意のある脅威が Alexa にハッキングする方法を見つけ出す可能性もあります」と、IT コンサルタントであり Privacy Australia の創設者である Will Ellis 氏は述べています。「ほとんどのハッカーは、あなたが家で何を話しているか気にしませんが、ビジネス環境で何が起こっているかを気にする人もいるでしょう。」

Neil Cumins は、この記事の執筆と調査に貢献しました。ソースインタビューは、この記事の以前のバージョンに対して実施されました。