Gmailでメールテンプレートを作成する方法

2023/07/14

メールの作成を高速化するために使用できるツールが 1 つあるとすれば、それはテンプレートです。同じメールメッセージを何度も作成する場合は、再利用可能な Gmail テンプレートを設定して時間を節約できます。次に、必要に応じて、名前や日付などの細かい詳細を交換するだけです。Gmail でテンプレートを作成して使用するには 2 つの方法があります。1 つは誰でも利用でき、もう 1 つは Google Workspace ユーザーが利用できます。両方を使用する方法を見てみましょう。

繰り返しのメッセージ用の Gmail テンプレートを作成する方法

感謝のメッセージや毎週の更新用のテンプレートを設定できます。顧客、クライアント、または同僚への自動応答として使用するテンプレートを作成することもできます。

Gmail でテンプレートを有効にする

テンプレートを作成する前に、Gmail 設定でこの機能を有効にする必要があります。Gmail サイトにアクセスしてサインインし、次の手順に従います。

右上の「設定」アイコン（歯車）を選択し、「すべての設定を表示」を選択します。

「詳細」タブに移動し、「テンプレート」の横にある「有効」オプションにチェックを入れます。

下部にある「変更を保存」をクリックし、受信トレイに戻ってテンプレートを設定します。

Gmailでテンプレートを作成する

Gmail テンプレートを作成するには、使用するメッセージを入力し、後で再利用できるようにテンプレートを保存します。

左上の「作成」を選択して、新しいメールウィンドウを開きます。左上の「メインメニューを表示」アイコン (3 本線) を使用してメニューを開く必要がある場合があります。

次の点に留意して、件名、メッセージ、および必要に応じて受信者を入力します。
- 送信メッセージに電子メール署名を自動的に追加する場合は、テンプレートから署名を削除することができます。そうしないと、署名が重複してしまいます。
- 受信者を挿入すると、テンプレートを使用するときに受信者が自動的に追加されますが、編集することもできます。

テンプレートを保存する準備ができたら、下部にある「その他のオプション」アイコン (3 つの点) をクリックします。

カーソルを「テンプレート -> ドラフトをテンプレートとして保存」に移動し、「新しいテンプレートとして保存」を選択します。

新しいテンプレートに名前を付けて、「保存」をクリックします。

作成した電子メールを送信するか、単に作成ウィンドウを閉じます。

マーケティングメッセージ用の Gmail テンプレートを作成する方法

ビジネスのマーケティングにGmail を使用している場合は、テンプレートのレイアウトと呼ばれる組み込み機能を活用してください。レイアウトには、行動喚起、単純なテキスト、お知らせ、ニュースレター、新しいサービス、紹介マーケティングスタイルが含まれます。

デフォルトのスタイルを使用してレイアウトをカスタマイズし、レイアウトを挿入し、テンプレートとして保存する前に編集を行うことができます。

レイアウトをプレビューする

いずれかのレイアウトを使用する準備ができたら、左上の [作成] ボタンを使用して新しいメールウィンドウを開きます。

作成ウィンドウの下部にある「レイアウトを選択」アイコン（グリッド）をクリックします。

レイアウトオプションを選択すると、右側にそのプレビューが表示されます。スタイルを変更するには、次のセクションに進んでください。それ以外の場合は、「挿入」をクリックします。

デフォルトのスタイルを調整する

別のレイアウトを使用する予定がある場合は、デフォルトのスタイルを調整することをお勧めします。これには、ロゴの追加、配色の変更、フッターの使用、リンクの追加などが含まれ、すべてあなたのビジネスに関係します。

上記のようにレイアウトオプションを開き、「デフォルトのスタイル」をクリックして次の項目を調整します。

ロゴ、色、フォント: ロゴをアップロードするか、カラーパレットを選択するか、新しいフォントスタイルを選択します。
フッターの詳細: 各レイアウトのフッターに会社名、連絡先情報、または免責事項を追加します。
リンク: レイアウトで使用するリンクを選択して挿入します。電子メールアドレス、Web アドレス、またはソーシャルメディアサイトへのリンクを追加します。

「変更を保存」をクリックします。

メッセージを編集する

レイアウトには編集する必要があるプレースホルダーテキストが含まれているため、レイアウトを挿入した後、それをテンプレートとして保存する前に、変更を加えることが必要になる場合があります。デフォルトのスタイルを変更したかどうかに関係なく、レイアウト要素を変更することもできます。

電子メール作成ウィンドウのレイアウトで要素を選択すると、利用可能なアクションが表示されます。ヘッダーおよびその他の画像については、画像を変更し、代替テキストを編集し、リンクを追加するか、ヘッダーを削除します。

ボタンの場合は、リンクをプレビューまたは変更したり、ボタンを完全に削除したりできます。

テキストボックスの場合は、プレースホルダーテキストを選択し、独自のテキストに置き換えます。または、セクションを削除します。

また、件名行を追加して、受信者またはメーリングリストを待ってメッセージをすぐに送信できるようにすることもできます。

最終的なメッセージに満足したら、それをテンプレートとして保存していつでも再利用したり、送信する前に若干の調整を加えたりすることができます。

レイアウトをテンプレートとして保存する

このレイアウトテンプレートを基本テンプレートと同様に保存します。これらの手順の手順 3 ～ 5 に従って電子メールを送信するか、電子メール作成ウィンドウを閉じます。

Gmail テンプレートを使用する

基本的なテンプレートであってもマーケティングメッセージであっても、テンプレートを保存した後は、数回クリックするだけでそのテンプレートを新しいメールに挿入できます。

左上の「作成」を選択して、新しいメールウィンドウを開きます。
下部にある「その他のオプション」アイコンをクリックします。
カーソルを「テンプレート」に移動し、「テンプレートの挿入」の下にあるテンプレート名を選択します。

電子メールウィンドウでテンプレートを使用して、受信者を追加または編集し、件名やメッセージに必要な変更を加えます。

Gmail テンプレートを編集する

保存したテンプレートに変更を加えてから、テンプレートを再保存するだけです。

上で説明したように、新しい電子メールメッセージでテンプレートを開きます。
変更を加えて、「その他のオプション」アイコンをクリックします。「テンプレート -> ドラフトをテンプレートとして保存」に移動し、「テンプレートを上書き」の下にあるテンプレート名を選択します。

「保存」をクリックしてこのアクションを確定します。

Gmail テンプレートを削除する

不要になった Gmail テンプレートを削除するには、次の手順に従います。

新しいメッセージを開きますが、テンプレートを挿入する代わりに、「作成」ウィンドウを開きます。
カーソルを「テンプレート -> テンプレートの削除」に移動し、「テンプレートの削除」の下にあるテンプレート名を選択します。

ポップアップウィンドウで「削除」をクリックしてこのアクションを確定します。

よくある質問

Gmail にテンプレートオプションがないのはなぜですか?

テンプレートオプションを表示するには、前に示したように、Gmail の「テンプレート」設定をオンにします。サポートされている Google Workspace アカウントをお持ちでも、[レイアウト] オプションが表示されない場合は、Workspace 管理者にお問い合わせください。

Gmail モバイルアプリでテンプレートを使用できますか?

この記事の執筆時点では、テンプレートは Gmail ウェブサイトでのみ利用可能であり、モバイルアプリでは利用できません。考えられる代替方法は、Gmail サイトでテンプレートを作成してメールに挿入し、それを下書きとして保存することです。（メッセージは送信せずに宛先を指定して閉じます。） Gmail モバイルアプリで「下書き」フォルダーを開き、そこからメールを編集または送信します。

Microsoft Outlook でもテンプレートを作成して使用できますか?

Gmail に加えて Outlook を使用している場合は、そのアプリケーションでもテンプレートを使用できます。どのアプリケーションを使用する場合でも、時間を節約できます。

画像クレジット: Pixabay。すべてのスクリーンショットは Sandy Writtenhouse によるものです。