フリーランサーとしてワークフロー プロセスを文書化する方法

ほとんどの作業環境では、通常、ワークフロー プロセスは既に用意されており、従うことができます。ただし、フリーランサーとして、これは自分で開発して実装する必要があるものです。最初は戸惑うかもしれませんが、いくつか試してみると、独自のワークフロー ドキュメントを選択できるという柔軟性が力を与えてくれます。

わざわざワークフロー プロセスを文書化する必要があるのはなぜですか?

待ってください。誰もあなたのワークフローを文書化することを求めていないのなら、わざわざする必要はありません。それが「自分の上司になる」ということではないでしょうか。

それは本当です。フリーランサーとして、したくない場合は、ほとんど何も文書化しないことを決定できます。しかし、ワークフロー プロセスを文書化することで、時間の予算を立て、クライアントとのより良い関係を維持し、作業の請求を行うことができます。

しばらく文書化せずにやってみるかもしれません。しかし、フリーランスとしてのキャリアが続くにつれて、おそらくますます多くの文書を作成していることに気付くでしょう。これは、長くて苦痛なプロセスになる可能性があります。時間をかけてドキュメントを作成することは、間違いなく簡単でソフトな方法です。

ワークフロー プロセスの構想

ワークフロー プロセスを文書化することは、慣れていないと非常に抽象的で面倒に思えるかもしれません。さらに、作業の種類によってかなり異なって見える場合があります。既に完了しているプロジェクトを使用して、この記事を進めることを検討してください。これは、プロジェクトがどのように崩壊するかを理解するのに役立ちます。

1. タスクを分解する

最初のステップは、タスクを部分に分割することです。作家や編集者として、これは本や記事の概要かもしれません。あなたがアーティストであれば、これらは最終作品のさまざまな平面またはコンポーネントである可能性があります。何をするにしても、タスクは通常、最終的なプロジェクトを作成するために連携する定量化可能なステップに分解する必要があります。

タスクを部分に分解することは、いくつかの理由で重要です。まず、ワークフロー ドキュメントの基本的な可動部分を形成します。さらに、それはあなたを心理的に助けることができます。文書化が得意でない場合でも、タスクをいくつかの部分に分割することで、大きなプロジェクトをより管理しやすくすることができます。

2. チェックリストとビジュアル フローチャートを作成する

タスクを分解したら、各部分をチェックリストの項目に変えます。そもそもタスクを細分化するのと同様に、チェックリストを作成することには 2 つの目的があります。それは、自分の進捗状況を監視するのに役立ち、進捗状況をクライアントに伝えるのに役立ちます。チェックリストを視覚的なフローチャートに変えることも役立つ場合があります。

これは、プロジェクトに複数のステップがある場合に特に便利です。たとえば、本を編集している場合、各章の概要、下書き、引用、および編集が必要になる場合があります。このような詳細を紙のチェックリストに記載するのは面倒です。特に、一度に複数のタスクを処理している場合や、タスクが段階的に前後に移動する可能性がある場合はなおさらです。

この種のセットアップに使用するソリューションは、自律性に応じて異なります。多かれ少なかれ孤立して作業している場合 (一部のフリーランサーがそうであるように)、視覚的なフローチャートはホワイトボードに付箋を貼ったようなものかもしれません。クライアントや他の請負業者と緊密に連携している場合は、Trello などの共有可能なワークフロー プラットフォームを使用できます。

3. 目標と目的を定義する

この手順は少し不必要に思えるかもしれません。すでにチェックリストがあるのに、なぜ目標と目的が必要なのですか?

チェックリストがあっても、プロジェクト全体を一度に行うことはできません。1 日または 1 週間で、またはクライアントとのチェックインの合間に、プロジェクトのどの程度を完了したいかを決定する必要があります。

書籍の例に戻りますが、どの章も下書きを作成する前に、すべての章の概要を説明しますか? 前の章がまだ編集されていないときに、1 つの章の下書きを開始しますか? これらは、あなただけが答えることができる質問です。ただし、事前に回答しておくと、整理整頓に役立ちます。

繰り返しになりますが、明確な目標と目的を持つことで、プロジェクトをうまく進めることができますが、プロジェクトがどのように進んでいるか、そしてどのように期待しているかについてクライアントとコミュニケーションをとるのにも役立ちます.

4. 予算と追跡時間

目標と目的を決定したら、時間の予算を立て始めます。

プロジェクト全体を完了するのにどのくらいの時間が必要ですか? その時間枠内で、このプロジェクトにどれくらいの時間を割く必要がありますか? 各目標にどれくらいの時間を割り当てる必要がありますか? 世界中に常に時間がありますか、それとも優先順位を付ける必要があり、締め切りに間に合わせるために余分なものを使わずに行く必要がありますか?

時間単位で支払われる場合は、当然、時間を追跡します。プロジェクトの各ステップにどれだけの時間が費やされたかを忘れないでください。そうすれば、このプロジェクトを進めていくときと、将来のプロジェクトの予算を立てるときに、どれくらいの時間が必要かをよりよく把握できます。

一部のフリーランサーがそうであるように、プロジェクトまたは成果物によって報酬を得る場合、時間をまったく追跡したくないという誘惑に駆られることがあります。ただし、繰り返しになりますが、時間をどのように使用するかを理解することは、より優れた効率的なフリーランサーになるのに役立ちます. ですから、誰もあなたを作ってくれなくても、あなたの時間を追跡し、予算を立てることを検討してください。

レビュー、監視、および最適化

個々のプロジェクト全体を通して、また各プロジェクトの後、時間をかけてワークフロー プロセスのドキュメントを検討してください。作業を進めていくうちに、自分自身がさらに崩壊していることに気付いたものはありましたか? いくつかのタスクは、予想よりも時間がかかりましたか? あなたの目標は大きすぎて現実的ではありませんでしたか、それとも小さすぎて役に立ちませんでしたか?

プロジェクト中にこの種の作業を行うと、プロジェクトの残りの作業をできるだけ効率的に行うことができます。プロジェクト間でこの種の作業を行うことで、管理しやすく効果的な方法で自分の時間を予算に入れるだけでなく、将来のクライアントにより正確な見積もりを提供するのに役立ちます.

あなたは働く価値がある

ほとんどのクライアントは、ワークフロー ドキュメントを明示的に要求しません。クライアントが明示的に要求する以上のことは何もしないという衝動である「フリーランサー トンネル ビジョン」を得るのは簡単です。しかし、スケジュールを微調整するために追加の作業を行うことで、より効率的なフリーランサーになることができます。そして、それは誰にとっても良いことです。