Outlook で不在時の自動応答を設定する方法

定期的にメールを送受信していて、すぐに休暇に行く予定がある場合は、自動返信を設定しておくと救世主になります。自動返信は、電子メールを受信した後、返信する必要がないときにアクティブになる機械生成のテキストです。こうすることで、送信者はあなたが休暇でオフィスにいないことを知り、受信トレイをフォローアップ電子メールの攻撃から守ることができます。

Outlook で「不在時」返信を簡単に設定する方法をお探しの場合は、このガイドが最適です。以下の記事では、さまざまなプラットフォーム上の Outlook での「不在時」返信の設定について説明しています。

PC 上の Outlook で不在時の設定を行う方法

PC で Web バージョンの Outlook を使用して電子メールを送受信している場合、「不在時」返信の設定は、いくつかの手順ですぐに行うことができます。必要なのは次のことだけです。

1. ブラウザで Outlook アカウントにサインインします。
2. 右上隅にある歯車アイコンをクリックします。

   

3. [すべての Outlook 設定を表示]をクリックします。

   

4. 「メール」タブを選択します。

   

5. [自動返信] オプションをオンに切り替えます。

   

6. テキスト ボックスに「不在中」という応答を入力します。

   

7. [保存]をクリックすると、ウィンドウが閉じます。

   

ステップ 5 の「自動返信オン」の下に、「一定期間のみ返信を送信」という別のオプションがあります。このオプションは、休暇の開始時と終了時など、限られた期間にのみ「不在中」返信を送信したい場合に最適です。

このオプションを有効にすると、自動応答をオフにするときに Outlook に戻るという余分な手順も不要になります。

iPhone アプリの Outlook で不在時の設定を行う方法

Outlook には、App Store で入手できる素晴らしいモバイル版があります。iPhone を使ってメールを管理している場合、「不在時」返信の設定は非常に簡単です。

開始する手順は次のとおりです。

1. iPhone でOutlookアプリを起動します。
2. [ホーム]をクリックします。

   

3. 「設定」アイコンをクリックします。

   

4. Outlook アカウントを選択します。

   

5. 「自動応答」オプションをタップします。

   

6. 「自動応答」トグルをタップして、「不在時」応答を有効にします。

   

7. [自動応答]トグルの下にあるテキスト ボックスに「不在中」という応答を入力します。

   

オフィスに戻ったら、Outlook アプリで Outlook アカウントに戻り、手順 6 まで同じ手順を実行します。「自動返信」トグルをタップして「不在時」返信をオフにします。

Android 上の Outlook で不在時の設定を行う方法

Android Outlook アプリで作業するのは素晴らしい経験ですが、休暇に行く前に「不在時」の返信をオンにするのはさらに簡単です。街を出る前に、次の手順で「不在時」応答を有効にしてください。

1. Android でOutlookアプリを起動します。
2. 左上隅にあるホームボタンを選択します。

   

3. 「設定」を入力します。

   

4. 「不在時」応答を設定するアカウントを選択します。

   

5. アカウントのタイトルの下にある「自動返信」をタップして、新しいウィンドウを開きます。

   

6. [全員に返信] の下のボックスに、使用する「不在中」のテキストを入力します。
7. ウィンドウの右上隅にあるチェックアイコンを選択します。

   

これで、顧客の最新情報を把握できないことを心配する必要がなくなります。

追加のよくある質問

オフィスに戻ったときにオフに戻すにはどうすればよいですか?

Outlook での自動「不在時」応答をオフにしたい場合は、以下の手順に従って簡単にオフにすることができます。

1. ブラウザで Outlook アカウントにサインインします。

2.右上隅にある歯車アイコンをクリックします。

3. [すべての Outlook 設定を表示]をクリックします。

4. 「メール」タブを選択します。

5. [自動応答のオン] をオフに切り替えます。

Outlook は Gmail の「不在時」返信をサポートしていますか?

Outlook は、Yahoo だけでなく Gmail の不在時返信もサポートしています。Outlook 上の Gmail および Yahoo アカウントの場合、不在時返信の設定は比較的簡単です。Microsoft Exchange アカウントも同様に機能しますが、不在時の返信の設定がわずかに異なります。

クライアントの最新情報を常に把握できるようにする

誰でも時々は休憩する必要がありますが、オフィスを離れる前に Outlook アカウントで「不在時」返信を設定することをお勧めします。すぐに対応できないことをクライアントに知らせることができるため、命を救うことができます。また、「不在時」の返信でそのような種類の情報を提供した場合、いつ返信が来るかを知ることができるため、コミュニケーションがはるかに容易になり、生活がはるかにシンプルになります。

Outlook で不在時の返信をどのくらいの頻度で設定していますか? 自動応答を手動でオフにしていますか? 以下のコメントセクションでお知らせください。