ハイブリッド ワーク向けに Google カレンダーを設定する方法

ハイブリッド ワークは 21 世紀になってより一般的になり、いくつかの利点があります。チームは対面でのコラボレーションを継続でき、従業員は出張費を節約し、通勤時間を短縮できます。ただし、適切なシステムを導入することは、長期的に成功するために不可欠です。

世界中の多くの人が Google カレンダーを使用して勤務日を管理しており、ハイブリッド ワーク向けに設定する際には多くのオプションがあります。この記事では、複数の場所でより効率的に運用する方法について説明します。

1. 勤務地と勤務時間の共有

Google カレンダーを使用してハイブリッド ワークでコラボレーションする最も簡単な方法の 1 つは、勤務場所と時間を共有することです。あなたとあなたのチームがそれを行うと、会議を手配したり、人々が応答しない理由を理解したりすることが容易になります。

オンラインの勤務時間を共有したい場合は、Google カードにメモを追加するだけです。ここで、タイムゾーンを追加することもできます. [設定と共有] > [勤務時間]に移動して、勤務時間を共有することもできます。[勤務時間を有効にする] ボックスにチェックを入れ、毎日の勤務時間をカスタマイズします。

Google カレンダーでタイム ゾーンを共有するもう 1 つの方法は、自分とチームが作業しているカレンダーを選択することです。[設定と共有] に移動してから、[タイム ゾーン]セクションで拠点を選択します。

2. Google カレンダーでフォーカス タイムを使用する

iPhone を使用している場合は、おそらくフォーカス モードに精通しているでしょう。つまり、これらを使用して、通知やその他の仕事で失敗する可能性のあるものを制限できます。ハイブリッド ワークでは、タスクに集中する必要があるときに、多くの人があなたに連絡しようとする可能性があります。Google カレンダーには、この問題に対処するためのツールがあります。

Google カレンダーのフォーカス タイム機能を使用すると、自分の仕事に時間を割くことができます。また、他の人から招待された会議に自動的に辞退するかどうかを選択することもできます。一部のプランのみがフォーカス時間機能へのアクセスを許可することに注意してください. 新しいイベントを作成し、それを可能にするオプションがあるかどうかを確認してください。

3. みんなのカレンダーを追跡する

重要なイベントに招待されたのに、予定表に別の予定が入っていたという経験はありませんか? もしそうなら、それがどれほど面倒なことかわかるでしょう。幸いなことに、Google カレンダーを使用すると、ハイブリッド モデルで作業するときにこの問題を制限できます。

会議の時間の衝突を防ぐ 1 つの方法は、全員がいつ会議に参加できるかを知ることです。新しいイベントを作成するときは、左側の [ … と会う] オプションに移動し、招待したい人の名前を入力します。

招待した人のカレンダーを表示できるはずです。ただし、一部のユーザーは共有していない可能性があります。その場合は、共有していないことを確認する必要があります (Google Workspace のサブスクリプション プランをアップグレードする必要がある場合もあります)。

4.サードパーティの統合を使用する

チームがハイブリッド ワーク モデルを採用する場合は、コラボレーションに対する障壁をできるだけ多く取り除く必要があります。幸いなことに、Google カレンダーには複数のサードパーティの統合があり、お気に入りのアプリをより多く一緒に使用するのに役立ちます. Google を使用すると、Zoom などのコミュニケーション ツールや、予約リマインダーなどの便利なアプリを統合できます。

サードパーティのアプリを Google カレンダーに統合するには、画面の右側にある+アイコンに移動します。次に、使用するアプリを検索または選択します。その後、必要に応じてAdmin InstallまたはIndividual Installを選択できます。

5. 他の国の祝日に注意する

ハイブリッド モデルの一部として、さまざまな国で働くチーム メンバーがいる場合があります。また、さまざまな国境を越えて事業を行っている場合、世界全体が同じスケジュールで動いているわけではないことを覚えておくことが重要です。

会議を手配しようとしている場合は、これらのイベントが他の休日と重ならないように注意してください。たとえば、英国は 7 月 4 日を休みませんが、米国は休みます。チームメンバーに尋ねることもできますが、オンラインでもたくさんの場所を見つけることができます。「[国] 祝祭日 [年]」と入力すると、リストが表示されるはずです。

6. 会議の回数を制限する

9 時から 5 時までの長時間の仕事をしたことがある人なら、多くの会議がいかに無意味であるかを知っているでしょう。また、適切な計画を持って参加しないと、チームが最後の会議について話し合っているという罠にすぐに陥る可能性があります。

会議をスケジュールする前に、会議を開く必要があるかどうかを尋ねます。ほとんどの場合、Slack 経由でメッセージを送信するか、代わりにチーム メンバーにメールを送信できます。会議を開催する必要がある場合は、明確な論点のリストを用意し、できるだけ短くしてください。

7.締め切りのためにGoogleカレンダーのタスク機能を使用する

同僚と常に同じ部屋にいるわけではないことは、ありがたいことです。たとえば、多くの場合、他の人に気を取られることを心配することなく、かなりの認知的努力を必要とするタスクを完了することに集中できます。ただし、問題が発生する可能性もあります。

1 つの問題は、重要な締め切りを忘れる可能性があることです。ただし、Google カレンダーを使用してその問題を軽減できます。締め切りを追跡するのは簡単です。[作成] > [タスク]に移動して、完了する必要があるものを入力できます。それを行った後、期日を選択してください。

Google カレンダーに加えて、Todoist や Microsoft To Do などのツールを同様の目的で使用できます。

8. 重要なタスクに取り組む時間をブロックする

ハイブリッド ワークの利点の 1 つは、スケジュールの柔軟性が高まることです。「ディープ ワーク」の概念は、このトピックに関する Cal Newport の本に由来します。コア コンポーネントの 1 つは、気を散らすことなく、毎日一定期間難しいタスクに取り組むことです。

深い作業は、1 日 8 時間で行うことを期待できるものではありませんが、集中的なタスクのためにポケットをスケジュールすることは良い考えです. [作成] > [タスク]に移動して、プロジェクトを完了するための時間を取っておくことができます。また、繰り返しのタスクを設定するかどうかを決定することもできます。

タイムブロッキングは最初は難しいので、タイムブロッキングのトップのヒントをチェックすることをお勧めします.

Google カレンダー: ハイブリッド ワークの取り組みの便利なパートナー

ハイブリッド ワークは、雇用主と従業員の両方にメリットをもたらします。正しく実行すれば、人々に自由を与えながら、協力して革新できるチーム メンバーの環境を育むことができます。スケジュールをより細かく管理できるようになると、チーム メンバーの生産性が向上することに気付くかもしれません。

Google カレンダーは、透明性やコミュニケーションの制限など、ハイブリッド ワーク モデルから生じる多くの問題を解決できます。これらのヒントを試して、うまくいくかどうかを確認してください。