アイゼンハワー マトリックスを使用してタスクを管理する方法

アイゼンハワー マトリックスを使用してタスクを管理する方法

タスクに優先順位を付けたり、時間通りに物事を終わらせたりするのに問題がありますか? 新しいタスク管理テクニックを試したい場合は、アイゼンハワー マトリックスを試してください。これにより、緊急性と重要性に基づいてタスクに優先順位を付けることができ、最初に取り組むタスクを決定するのに役立ちます。

アイゼンハワー行列とは何ですか?

ご想像のとおり、アイゼンハワー マトリックスという名前は、第 34アメリカ合衆国大統領ドワイト D. アイゼンハワーに由来します。

政治と軍事の両方の指導者として、彼は毎日多くの重要な仕事をこなさなければなりませんでした。これにより、彼はワークロードを管理するためのアイゼンハワーの原理を発明しました。この手法は、彼と今の私たちに、緊急性と重要性に基づいてタスクの優先順位を付けるのに役立ちました。

私には 2 種類の問題があります。緊急のものと重要なものです。緊急は重要ではなく、重要は決して緊急ではありません。

— ドワイト・D・アイゼンハワー

緊急重要度マトリックスまたは優先度マトリックスと呼ばれることもあるアイゼンハワー マトリックスは、管理しやすいグリッド構造でタスクを整理します。

グリッドには 2 つの列と 2 つの行があります。各列と行が交わるところに象限があり、合計で 4 つになります。タスクは、緊急度と重要度のレベルに対応する象限に配置されます。

言葉遣いが異なる場合がありますが、コンセプトは同じです。

  • 緊急かつ重要 (第 1 象限) : 最初に、そして 1 日の終わりまでに実行する必要があるタスク。
  • 緊急でも重要でもない (第 2 象限) : 重要ではあるが緊急ではないため、後で実行できるタスク。
  • 重要ではなく緊急 (第 3 象限) : 緊急ではあるが重要ではなく、他の人に委任する必要があるタスク。
  • 重要でも緊急でもない (第 4 象限) : 緊急でも重要でもなく、まったく実行すべきではないタスク。
基本的なアイゼンハワー行列

アイゼンハワー マトリックスの使用方法

このタスク管理方法を使用すると、マトリックスがそれを処理するため、最初に取り組むタスクを決定しようとするのをやめることができます。タスクを四分円に配置して、簡単に作業を開始できます。

タスクをどの象限に追加するかを決めるときは、これらの詳細がリストの項目を並べ替えるのに役立ちます。

  • 象限 1 (Do、Do Now、Do Today) : 最初に、今、または今日実行する必要があるタスク。締め切りが今日のアイテム、すぐに完了しないと悪影響を与えるタスク、または緊急になった第 2 象限のタスクを考えてみてください。
  • 象限 2 (後で行う、スケジュールを立てる、計画する) : 必須ではあるが緊急ではなく、スケジュールできるタスク。これには、計画が必要なタスク、依存関係があるタスク、または象限 1 に (まだ) 分類されていないタスクが含まれます。タスクの多くは、この象限に分類される可能性があります。
  • 第 3 象限 (委任、割り当て) : 重要性は低いが緊急性が高く、誰かに委任する必要があるタスク。特定のスキルを必要とせず、他の人に割り当てることができる To-Do。これは、デリゲート クワドラントと呼ばれることがよくあります。
  • 象限 4 (やらない、削除する) : まったくやらず、削除できるタスク。これには、重要性や緊急性がなくなった他の象限から移動したタスク、または不要と判断したタスクが含まれる場合があります。

アイゼンハワー マトリックスのツールとテンプレート

現在のタスク管理アプリケーションとその組み込みツールを簡単に使用できますが、この方法に固有のものが必要になる場合があります。これらのアイゼンハワー マトリックス ツールとテンプレートを確認することをお勧めします。

オンラインのアイゼンハワー マトリックスを使用する

使用できるすばらしい Web ベースのツールの 1 つがEisenhower.meから提供されています。いくつかの便利な追加機能を使用して、最初に実行、スケジュール、委任、および実行しないための象限を提供します。このツールは無料で、Google、Facebook、または電子メールとパスワードでログインできます。

  • 無料アカウントを作成すると、アイゼンハワー マトリックスがタスクの準備ができていることがわかります。象限の「新規タスクの作成」セクションに To Do を入力します。
Eisenhower.me マトリックス
  • マトリックスは、それぞれの上部に象限ごとのタスクの総数、下部に完了したタスクの数、上部にすべての完了したタスクの統計を表示します。
Eisenhower.me マトリックスの完了したタスク
  • 追加のアクションについては、タスクの右側にある 3 つのドットを選択します。クイック アクションには、「完了としてマーク」と「削除」があります。右側のチェックマークを使用して、タスクを完了としてマークすることもできます。
Eisenhower.me タスク アクション
  • [委任] を選択すると、既定のメール サービスを使用して新しいメッセージ ウィンドウが開き、タスクの詳細が含まれており、完了して送信する準備ができています。
Eisenhower.me でデリゲートを選択することからのメール
  • 「フォーカス モード」を選択すると、特定のタスクに集中する時間を入力するよう求められます。時間切れになったら、タスクの完了をマークしたり、タイマーをリセットしたり、左上の「X」を使用して終了してマトリックスに戻ることができます。
Eisenhower.me フォーカス モード
  • 詳細については、右上隅の歯車アイコンを選択してください。その後、背景の変更、デフォルトのフォーカス モード時間の設定、通知の受信、言語の変更を行うことができます。
Eisenhower.me の設定

オンライン タスクおよびプロジェクト マネージャーを使用する

カンバン レイアウトで構成されたオンラインプロジェクト管理ツールも、アイゼンハワー マトリックスに最適です。これらは、象限とタスクに必要なビジュアルを提供します。Trello、Asana、Monday、MeisterTask などのアプリケーションを使用できます。これらのツールのいずれかを使用してマトリックスを設定する方法の例として、Trelloを使用しています。

  • アイゼンハワー マトリックスのボードを作成し、各象限のリストを追加します。左が緊急で重要であり、右が緊急ではなく重要ではありません。必要に応じて、完了したタスクのリストを右端に含めることができます。
Trello アイゼンハワー マトリックスのセットアップ
  • 対応するリスト (象限) 内の各タスクのカードを挿入します。「カードを追加」を選択し、タスク名を入力します。
Trello ボード カードを追加
  • 象限内のタスクを好きな順序で並べ替えることができます。カードを上下にドラッグして、目的の位置に配置します。または、リストの右上にある 3 つのドットを選択し、[並べ替え] を選択して、カードを作成日またはアルファベット順に並べ替えます。
Trello の並べ替えオプション
  • 必要に応じて、カードを開いてタスクに詳細を追加します。説明を含めたり、ラベルを追加したり、コメントを入力したり、チェックリストを挿入したりできます。
Trello カードの詳細
  • タスクをある象限から別の象限に移動する必要がある場合は、カードを現在のリストから新しいリストにドラッグするだけです。
カードを Trello の新しいリストにドラッグする
  • リストのタスクを完了したら、カードを開いて [アーカイブ] を選択し、それらをアーカイブ済みアイテムに移動できます。上記のように完了リストを含める場合は、タスクの完了時にカードをドラッグするだけです。
Trello のカードのアーカイブ

Microsoft Word または Google ドキュメントのテンプレートを使用する

アイゼンハワー マトリックスのもう 1 つの優れたツールは、象限が設定され、すぐに使用できるテンプレートです。Microsoft Word または Google Docs を使用している場合は、 Smartsheet のこの無料のテンプレートを使用できます。

  • このテンプレートをいずれかのアプリケーションで開くと、色分けされた「実行」、「決定」、「委任」、および「削除」の象限が表示され、それぞれの横に短い目的プロンプトが表示されます。
Google ドキュメントのアイゼンハワー マトリックス テンプレート
  • 表示したい順序で象限にタスクを入力するだけです。リストをすっきりと整理するために、必要に応じて箇条書きを挿入したり、番号付きリストを作成したりすることもできます。
箇条書きの Google ドキュメントのアイゼンハワー マトリックス テンプレート
  • タスクを完了すると、取り消し線のテキスト形式を使用してマークを付けたり、象限から削除したりできます。
Google ドキュメントのアイゼンハワー マトリックス取り消し線テキスト

Excel または Google スプレッドシートのテンプレートを使用する

Microsoft Excel または Google スプレッドシートのテンプレートを好む場合は、Vertex42 がこの無料のアイゼンハワー マトリックス テンプレートを提供しています。

  • 右上に名前またはロゴを追加することから始めて、下のボックスにトピック、タイトル、または目標を入力します。
Google スプレッドシートの名前とタイトルのアイゼンハワー マトリックス テンプレート
  • 提供された行の各象限にタスクを追加します。
タスクを含む Google スプレッドシートのアイゼンハワー マトリックス テンプレート
  • タスクをある象限から別の象限に移動する必要がある場合は、セルを選択して目的の象限にドラッグします。
タスクを移動する Google スプレッドシートのアイゼンハワー マトリックス テンプレート
  • このテンプレートの便利な機能は、完了したタスクを簡単にマークできるチェックボックスも含まれていることです。
Google スプレッドシートの完成したタスクのアイゼンハワー マトリックス テンプレート

これを試してみてください:予算を管理するための無料のExcel テンプレート.

よくある質問

マトリックス内のタスクの数を制限する必要がありますか?

タスク リストを過負荷にするのはよくないので、圧倒されないように、アイゼンハワー マトリックスの象限にタスクを追加しすぎないようにしてください。

経験則として、一度に各象限に 6 ~ 8 個の未完了のタスクを保持しないでください。ここで説明するオンラインのアイゼンハワー マトリックス ツールを使用することにした場合は、象限に 8 つを超えるタスクを追加したときに通知を受け取るように選択できます。

上記のかんばんレイアウトとは何ですか?

ビジュアル レイアウトは、ボード、リスト (またはカテゴリ)、およびカードを使用するアジャイル プロジェクト管理のかんばん方式で使用されます。このシステムを使用して、プロジェクトが完了するまで進行するにつれて、カードをあるリストから次のリストに移動します。

この手法を使用すると、チームはプロジェクトの段階を視覚化し、タスクが各段階を進むのを確認できます。

タスクを達成することに集中するための良い方法は何ですか?

複数の気晴らしがあると、タスクを完了することに集中するのが難しい場合があります。デバイスで利用できる便利なツールの使用を検討してください。

たとえば、モバイル デバイスの使用時に集中力を維持するのに役立つアプリを確認できます。また、 Windows のフォーカス アシスト機能を調べたり、 Mac でApple のフォーカス モードを試したりすることもできます。

画像クレジット:Pixabay . すべてのスクリーンショットは Sandy Writtenhouse によるものです。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 が付いている欄は必須項目です