アイゼンハワーマトリックスを使用してタスクを管理する方法

タスクに優先順位を付けたり、時間通りに物事を終わらせたりするのに問題がありますか? 新しいタスク管理テクニックを試したい場合は、アイゼンハワーマトリックスを試してください。これにより、緊急性と重要性に基づいてタスクに優先順位を付けることができ、最初に取り組むタスクを決定するのに役立ちます。

アイゼンハワー行列とは何ですか?

ご想像のとおり、アイゼンハワーマトリックスという名前は、第 34^代アメリカ合衆国大統領ドワイト D. アイゼンハワーに由来します。

政治と軍事の両方の指導者として、彼は毎日多くの重要な仕事をこなさなければなりませんでした。これにより、彼はワークロードを管理するためのアイゼンハワーの原理を発明しました。この手法は、彼と今の私たちに、緊急性と重要性に基づいてタスクの優先順位を付けるのに役立ちました。

私には 2 種類の問題があります。緊急のものと重要なものです。緊急は重要ではなく、重要は決して緊急ではありません。

— ドワイト・D・アイゼンハワー

緊急重要度マトリックスまたは優先度マトリックスと呼ばれることもあるアイゼンハワーマトリックスは、管理しやすいグリッド構造でタスクを整理します。

グリッドには 2 つの列と 2 つの行があります。各列と行が交わるところに象限があり、合計で 4 つになります。タスクは、緊急度と重要度のレベルに対応する象限に配置されます。

言葉遣いが異なる場合がありますが、コンセプトは同じです。

緊急かつ重要 (第 1 象限) : 最初に、そして 1 日の終わりまでに実行する必要があるタスク。
緊急でも重要でもない (第 2 象限) : 重要ではあるが緊急ではないため、後で実行できるタスク。
重要ではなく緊急 (第 3 象限) : 緊急ではあるが重要ではなく、他の人に委任する必要があるタスク。
重要でも緊急でもない (第 4 象限) : 緊急でも重要でもなく、まったく実行すべきではないタスク。

アイゼンハワーマトリックスの使用方法

このタスク管理方法を使用すると、マトリックスがそれを処理するため、最初に取り組むタスクを決定しようとするのをやめることができます。タスクを四分円に配置して、簡単に作業を開始できます。

タスクをどの象限に追加するかを決めるときは、これらの詳細がリストの項目を並べ替えるのに役立ちます。

象限 1 (Do、Do Now、Do Today) : 最初に、今、または今日実行する必要があるタスク。締め切りが今日のアイテム、すぐに完了しないと悪影響を与えるタスク、または緊急になった第 2 象限のタスクを考えてみてください。
象限 2 (後で行う、スケジュールを立てる、計画する) : 必須ではあるが緊急ではなく、スケジュールできるタスク。これには、計画が必要なタスク、依存関係があるタスク、または象限 1 に (まだ) 分類されていないタスクが含まれます。タスクの多くは、この象限に分類される可能性があります。
第 3 象限 (委任、割り当て) : 重要性は低いが緊急性が高く、誰かに委任する必要があるタスク。特定のスキルを必要とせず、他の人に割り当てることができる To-Do。これは、デリゲートクワドラントと呼ばれることがよくあります。
象限 4 (やらない、削除する) : まったくやらず、削除できるタスク。これには、重要性や緊急性がなくなった他の象限から移動したタスク、または不要と判断したタスクが含まれる場合があります。

アイゼンハワーマトリックスのツールとテンプレート

現在のタスク管理アプリケーションとその組み込みツールを簡単に使用できますが、この方法に固有のものが必要になる場合があります。これらのアイゼンハワーマトリックスツールとテンプレートを確認することをお勧めします。

オンラインのアイゼンハワーマトリックスを使用する

使用できるすばらしい Web ベースのツールの 1 つがEisenhower.meから提供されています。いくつかの便利な追加機能を使用して、最初に実行、スケジュール、委任、および実行しないための象限を提供します。このツールは無料で、Google、Facebook、または電子メールとパスワードでログインできます。

無料アカウントを作成すると、アイゼンハワーマトリックスがタスクの準備ができていることがわかります。象限の「新規タスクの作成」セクションに To Do を入力します。

マトリックスは、それぞれの上部に象限ごとのタスクの総数、下部に完了したタスクの数、上部にすべての完了したタスクの統計を表示します。

追加のアクションについては、タスクの右側にある 3 つのドットを選択します。クイックアクションには、「完了としてマーク」と「削除」があります。右側のチェックマークを使用して、タスクを完了としてマークすることもできます。

[委任] を選択すると、既定のメールサービスを使用して新しいメッセージウィンドウが開き、タスクの詳細が含まれており、完了して送信する準備ができています。

「フォーカスモード」を選択すると、特定のタスクに集中する時間を入力するよう求められます。時間切れになったら、タスクの完了をマークしたり、タイマーをリセットしたり、左上の「X」を使用して終了してマトリックスに戻ることができます。

詳細については、右上隅の歯車アイコンを選択してください。その後、背景の変更、デフォルトのフォーカスモード時間の設定、通知の受信、言語の変更を行うことができます。

オンラインタスクおよびプロジェクトマネージャーを使用する

カンバンレイアウトで構成されたオンラインプロジェクト管理ツールも、アイゼンハワーマトリックスに最適です。これらは、象限とタスクに必要なビジュアルを提供します。Trello、Asana、Monday、MeisterTask などのアプリケーションを使用できます。これらのツールのいずれかを使用してマトリックスを設定する方法の例として、Trelloを使用しています。