Google ドキュメントを閲覧したユーザーを確認する方法

2022/09/12

Google ドキュメントは、誰が何をしているかを見失うことなく、複数のユーザーが同時に同じドキュメントを編集して作業できるため、優れたコラボレーションツールです。あなたまたはあなたの組織が Google ドキュメントを使用している場合、チームの誰がいつどのドキュメントを閲覧したかを知ることは、有益な情報になる可能性があります。ドラフト、契約条件、最新の申請書、ポリシーと手順、またはその他の重要な文書を全員が確実に読むようにすることから、誰がいつ何をしたかを確認できることが不可欠です。

最近まで、Google ドキュメントを閲覧しているユーザーを確認することはできませんでした。誰が編集したかはわかりますが、誰が読んだかはわかりません。コメントを保存、編集、または残していない場合、特定の人がドキュメントの最新バージョンを読んだかどうかはまったくわかりません。また、Google ドキュメントを読み取り専用として共有できるため、ドキュメントを表示するだけで変更を加えることなく、一部のユーザーとドキュメントを共有できます。

現在のバージョンの Google ドキュメントでは設定をカスタマイズできるため、Google ドキュメントを閲覧したユーザーを確認できます。自分でできる方法を見てみましょう。

G Suite アクティビティモニター

G Suite は、コラボレーションが重要な組織でよく使用されます。G Suite を定期的に使用して他のユーザーと共同作業を行っている場合は、Activity Monitor を使用して、Google ドキュメントファイルの閲覧履歴を表示できます。

これを行うには、次の手順を実行します。

Google スプレッドシートファイルを
開く
右上の矢印アイコンをクリックするか、[ツール] ドロップダウンメニューに移動します。
アクティビティパネルを開く
組織の [すべての閲覧者] タブをクリックします。

このプロセスにより、各閲覧者が最後に閲覧した日時など、ドキュメント内の閲覧を追跡できます。

Google ドキュメントに [Activity Monitor] オプションが表示されない場合は、G Suite バージョンではなく、無料バージョンの Google ドキュメントまたは個人アカウントにサインインしている可能性があります。

視聴者とコメントの傾向

アクティビティモニターを使用すると、Google ドキュメントを閲覧したユーザーを確認できるだけでなく、ユーザーがドキュメントを閲覧またはコメントした時期の傾向を確認することもできます。

ビューの傾向: 7 日間から全期間まで、選択した任意の期間のユニークビューアー数のヒストグラムを表示します。

コメントの傾向: 7 日間から常時までの任意の期間のコメントの傾向のヒストグラムを表示します。

Google ドキュメントの閲覧履歴を無効にする

何らかの理由でドキュメントの閲覧履歴をオフにしたい場合は、次の簡単な手順に従ってオフにすることもできます。

Google スプレッドシートを
開く
ドキュメントの右上にある上向き矢印をクリックするか、ドロップダウンメニューから
[ツール] セクションに移動します。
アクティビティパネルを開く
[プライバシー設定]を選択します。
[ドキュメントオプション] セクションで、[このドキュメントの閲覧履歴を表示する]オプションをオフにします。

このオプションは、Google ドキュメントの個人版または無料版でも利用できます。ドキュメントで作業しているが、最終バージョンを共有する準備ができるまで共同作業者に知られたくない場合は、閲覧履歴をオフにすることができます。

まず、Google スプレッドシートを開き、[設定]をクリックします。
[設定]メニューでは、アクティビティバーの設定から閲覧履歴をオフにすることができます。これを「オフ」の位置に切り替えたら、「 OK 」をクリックして変更を保存します。

Google ドキュメントに変更を加えたユーザーを確認する方法

バージョン管理は非常に重要です。特に、規制の厳しい業界にいる場合はなおさらです。バージョン管理は、Google ドキュメントがしばらくの間うまく行ってきたことです。ドキュメントには、誰がドキュメントを編集、保存、または共有したかが表示されます。これは実際には G Suite だけでなく、個人の Google ドキュメントでも機能します。

バージョン管理に関心がある場合、またはロックされるべきではない変更が行われていないことを確認したい場合は、次の手順で確認できます。