ドキュメント、スプレッドシート、スライド向けの Google の最高のコラボレーションツール

2022/10/02

Google の生産性向上アプリスイートには、最も便利なコラボレーションツールがいくつか含まれています。Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでドキュメントをリアルタイムで共同編集したり、コメントを追加して修正したり、タスクを割り当てたりすることができます。

ドキュメントの共有

Google アプリの 1 つでのコラボレーションは、ドキュメントの共有から始まります。共同作業者を追加し、閲覧および編集権限を選択できます。

右上隅にある [共有] を選択し、ポップアップウィンドウにユーザーまたはグループを入力します。

次の画面のグループの横で、付与する権限 (閲覧者、コメント投稿者、編集者など) を選択します。右上隅の共有ボタンを使用して共有通知を送信した後、各ユーザーに対してこれを設定できます。

必要に応じてメッセージを追加し、チェックボックスをオンにして全員に通知し、[送信] をクリックします。

その他のオプションについては、右上隅にある歯車のアイコンをクリックしてください。次に、編集者、閲覧者、コメント投稿者ができることとできないことを決定できます。

完了したら [完了] をクリックして、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドの次のコラボレーション機能を活用してください。

コメントとオプション

コメントを使用すると、共同編集者と簡単に共同作業できます。コメントに関連するテキストまたはその他の要素を選択し、次のいずれかを実行します。

メニューから [挿入] > [コメント] を選択します。
右クリックして「コメント」を選択します。
右上隅のコメントアイコンをクリックし、プラス記号を選択します。
フローティングツールバーから [コメント] アイコンを選択します。

表示されるフィールドにテキストを入力し、[コメント] をクリックします。

コメントを追加した後、チェックマークを使用して、タスク、更新、または追加が完了したときに解決済みとしてマークできます。

コラボレーターにメンションしてタスクを割り当てる

コメントの追加と解決に加えて、特定のコラボレーターにメンションし、コメントからタスクを割り当てることができます。

特定のコラボレーターに注意を引くために、コメントで言及できます。@ (アットマーク) 記号に続けて名前またはメールアドレスを入力し、候補のリストから選択します。

コメントからコラボレーター向けの課題を作成するには、まずそれをメンションしてから、[[名前] を割り当てる] チェックボックスを選択します。共同作成者が完了としてマークするまで、タスクは開いたままになります。

絵文字リアクション

ドキュメント内の何かに対する承認、不承認、またはその他の反応を示すもう 1 つの方法は、顔文字を使用することです。反応しているドキュメント内の要素を選択し、フローティングツールバーの絵文字アイコンをクリックします。

ノート。2022 年 9 月の時点で、この機能は Google ドキュメントでのみ利用でき、スプレッドシートやスライドでは利用できません。

追加する絵文字を選択するか、ポップアップの上部で見つけます。絵文字は、選択した項目の右側に表示されます。

手書きのコメントと同様に、絵文字リアクションを許可できます。スマイリーの右側にある 3 つのドットをクリックし、[許可] を選択します。

オファーモード

ドキュメント、スプレッドシート、スライドでドキュメントを操作する場合、デフォルトでは編集モードになります。ドキュメントで必要なことは何でも作成、編集、実行できます。ただし、他のユーザーと共同作業している場合は、提案モードを使用できます。

ノート。2022 年 9 月の時点で、この機能は Google ドキュメントでのみ利用でき、スプレッドシートやスライドでは利用できません。

提案モードでは、行った変更は、実際の変更ではなく、提案になります。右上隅にあるモードドロップダウン矢印 ([編集中] または鉛筆アイコンとして表示される可能性が高い) を選択し、[提案] を選択します。

これで、ドキュメントで作業すると、さまざまな色のテキストに取り消し線や追加が加えられた変更が表示されます。各提案は右側のボックスにも表示され、置き換え、削除、または追加した内容が示されます。

提案を受け入れる場合は、提案ボックスのチェックマークをクリックするだけで、変更がドキュメントに配置されます。

バージョン履歴

あなたと共同編集者が提案モードではなく編集モードを使用している場合、誰がいつ行ったすべての変更を表示できます。ドキュメントのバージョン履歴を開いて、この情報を表示できます。

[ファイル] > [バージョン履歴] > [バージョン履歴を表示] を選択します。

現在のドキュメントが中央に表示され、右側にすべての変更が表示されます。編集は、隅に表示された日付と時刻でバージョンがどのように見えるかを示しています。

リビジョンを選択し、上部にある [このバージョンを復元] を選択して、表示されている特定のバージョンを復元することもできます。

変更通知とコメント

ドキュメントで作業している他のユーザーに遅れないようにするために、自分がそうしていないときに、変更やコメントの通知を受け取ることができます。

ノート。2022 年 9 月の時点で、この機能は Google ドキュメントとスプレッドシートでのみ利用でき、スライドでは利用できません。

[ツール] > [通知設定] または [通知ルール] を選択します。

通知を受け取りたい項目を選択し、[OK] または [保存] をクリックします。

変更またはコメントが発生すると、Google アプリに関連付けられたメールアドレスにメッセージが届きます。

寄稿者の電子メール

全員に同時に連絡できる最も便利なコラボレーションツールの 1 つは、メールコラボレーター機能です。数回クリックするだけで、ドキュメントを共有しているすべての人にメールを送信できるので、メールアプリを開く時間を節約できます。

[ファイル] > [電子メール] > [コラボレーターに電子メールを送信] を選択します。

ポップアップウィンドウが開くと、すべての共同編集者が事前に入力されていることがわかります。メッセージを追加し、必要に応じてドキュメントのタイトルを表示する件名をカスタマイズして、[送信] をクリックするだけです。

文書の承認

サポートされているGoogle Workspace サブスクリプションアカウントをお持ちの場合、あなたとあなたのチームはドキュメント承認機能を使用できます。これにより、スタッフにドキュメントのレビューと承認を求めることができ、最終的なコピーを保護するのに理想的です。

[ファイル] > [クレーム] を選択して、[クレーム] サイドバーを開きます。次に、[リクエストを作成] を選択します。

ポップアップウィンドウで、承認者を追加し、メッセージを含めます。必要に応じて、期日を設定し、承認者がドキュメントを編集できるようにし、承認要求を送信する前にファイルをロックできます。

承認のステータスを表示するには、[ファイル] > [承認] に戻り、サイドバーでレビューと承認を表示します。

Google は、これらの便利で使いやすいコラボレーションツールを組み込むために、時間をかけて生産性向上アプリを改良してきました。したがって、次のグループドキュメントに使用してください。