スマートな休暇ポリシーで従業員の欠勤の問題を防止

2023/01/12

有給休暇ポリシーは、従業員が有給を取得しながら取得できる休日の組み合わせです。
各州には、PTO ポリシーに関する独自の制限と要件があります。
PTO ポリシーには、有給休暇と無給休暇のオプション、発生とロールオーバーの詳細、PTO 要求手順、および違反の結果を含める必要があります。
この記事は、法律に準拠した PTO ポリシーを作成したいビジネスオーナーおよび HR マネージャーを対象としています。

常に「病気です」と叫んだり、過度に休暇を取ったりしている従業員がいますか? 多くの従業員の欠勤は正当なものですが、予定外の欠勤が繰り返されると、特に従業員が有給休暇を取得している場合は、ビジネスが混乱する可能性があります。

あなたの最初の本能は、従業員を懲戒したり、会社を利用していると非難したり、解雇すると脅したりすることかもしれません。しかし、欠勤の理由が法的に保護された欠勤に該当する場合、あなたは窮地に立たされる可能性があります。

Meyer Law の創設者兼代表弁護士である Tricia Meyer 氏は、雇用主が従業員の休暇に関する連邦法または州法を理解し、違法なポリシーを作成したり、労働者に不当な要求をしたりしないようにすることが重要であると指摘しました。スマートな休暇ポリシーを作成し、従業員の欠勤を処理することの詳細を学びます。

PTOとは何ですか？

PTOとも呼ばれる有給休暇は、まさにその名の通りです。これは、雇用主が毎年割り当てられた勤務日数に対して従業員に支払う従業員福利厚生です。雇用主は、連邦休暇、変動休暇、休暇日、病気休暇、育児休暇、死別休暇、陪審義務、軍休暇など、さまざまな有給休暇オプションから選択できます。雇用主は、資格のある人、毎年利用できる日数 (設定または無制限)、PTO の発生方法など、PTO ポリシーのガイドラインも決定します。ビジネスに最適な PTO ポリシーは、組織とチームのニーズによって異なります。

病気休暇とPTOの違い

重要なポイント: PTO は、従業員が勤務していない日に支払われる従業員給付です。

ポリシーに含める内容

初めて休暇ポリシーを作成する場合でも、既存のポリシーを更新する場合でも、情報源はいくつかの重要なことを含めることを推奨しています.

従業員の労働時間:従業員がこれらの要件を満たしていることを確認するために、予想される営業時間と週あたりの労働時間数、および出退勤手順を定義します。
有給休暇と無給休暇のオプション:通常の有給休暇 (病欠、私用日、休暇を含む) の他に、有給 (または無給) 休暇、休暇期間 (死別や陪審義務など)、および連邦政府が保護する次のような欠勤をリストアップします。家族医療休暇法 (FMLA) と障害休暇。あなたの会社に無制限の PTO ポリシーがある場合は、それが何を意味し、どのように使用すべきかを説明してください。「従業員が取得できる有給休暇と無給休暇について明確な説明を書いてください。これには、従業員がいつ、どのように休暇を取得する資格があるか、毎週、有給期間、月、または年ごとにどれくらいの休暇が発生するかなども含まれます。」Jaime Lizotte、人事および税務コンプライアンスソリューションComplyRightのマネージャーは Business News Daily に語った。
PTO 発生およびロールオーバーポリシー: PTO プランの従業員の適格性を判断する必要があります。すべての従業員は暦年ごとに有給休暇の一括払いで開始しますか? それとも、年間を通じて PTO が発生しますか? さらに、未使用の有給休暇は新しい年に繰り越されますか、それとも使うか失うかのポリシーがありますか? 一部の州では、使用しないと失うポリシーが禁止されているため (カリフォルニア州、モンタナ州、ネブラスカ州など)、適用される州法を確認して、利用可能なポリシーオプションを確認することが重要です。
解雇時の支払い:従業員が解雇された場合、雇用主が従業員に未払いの休暇時間を支払うことを要求する連邦法はありません。ただし、会社の所在地によっては、州の PTO 支払い法が適用される場合があります。
PTO申請手続き：病欠の電話や会社への欠勤の連絡の手続きは？従業員が遅刻する場合、誰かに通知する必要がありますか? 従業員は、予定外の休暇の代わりを見つける責任がありますか? 「休暇申請の締め切りや停電期間など、休暇申請のポリシーを必ず説明してください」と Lizotte 氏は述べています。ポリシーは、すべての従業員、監督者、およびマネージャーの間で共有する必要があります。さらに、役員はそれを公正に適用する方法についてトレーニングを受ける必要があります。
違反の結果:ポリシーの最後の部分では、従業員がポリシーに従わない場合の影響を詳しく説明する必要があります。PTO ポリシーとガイドラインの詳細を従業員ハンドブックに含めます。リゾット氏は、「さまざまな違反に対して取られる措置を書き留めて、あなたのビジネスを偏見や差別の告発から守るようにします」と語った.

雇用主は有給休暇を提供する必要がありますか?

現在、雇用主が有給休暇を提供することを義務付ける連邦法はありませんが、それは必ずしもあなたがオフフックであることを意味するわけではありません. 各州には、雇用主が有給休暇ポリシーを持つ義務があるかどうかを決定する独自の PTO 要件があります。このため、休暇に関する方針を起草する前に、州の特定のガイドラインを確認することが重要です。

法的に義務付けられていない場合でも、通常は何らかの PTO や有給休暇ポリシーを提供することをお勧めします。必要な日数を仕事から離れる柔軟性を従業員に提供することで、全体的な労働力を改善できます。たとえば、有給休暇を提供すると、優秀な人材を引き付けて保持するのに役立ちます。また、病気休暇を提供すると、健全な職場を維持するのに役立ちます。

ご存知ですか?:連邦政府は従業員に有給休暇の提供を義務付けていませんが、州によっては独自の要件があります。

法令順守の維持

雇用主として、休暇に関する方針に関しては、従業員を公正に扱う法的義務があります。次のような連邦法を調査します。

FMLA
障害を持つアメリカ人法(ADA)
制服サービス雇用および再雇用権法( USERRA)
1964 年公民権法第VII 編 (第 VII 編)

さらに、あなたの州の労働者補償法に精通してください。

「保護された理由で従業員の不在を叱責したり、否定したりしないようにする必要があります」と Lizotte 氏は述べています。「また、差別や不当な解雇請求にならないように、各従業員を同じように扱っていることを確認してください。」

経験豊富な弁護士にポリシーを確認してもらい、問題のある文言や規則がないことを確認することをお勧めします。

「雇用主は専門家に相談して、ポリシーとベストプラクティスの実装に関してさまざまな連邦法および州法を遵守していることを確認する必要があります」と Meyer 氏は述べています。「雇用主の方針は明確に書かれ、レビュー/承認のためにすべての従業員に送信されるべきです。」

重要なポイント:連邦および州の法律を確認し、法律の専門家に相談して、準拠した PTO ポリシーを作成してください。

従業員の欠勤の追跡と処理

Replicon の共同創設者兼共同 CEO である Raj Narayanaswamy 氏は、従業員の欠勤は単なるコンプライアンスの問題ではなく、それをどのように処理するかが、会社のコスト、収益性、文化、従業員の士気などに影響を与えると述べています。

「これらの欠勤要件を順守する方法は、法務部門だけでなく広範囲に及ぶ影響を与える可能性があるため、時間をかけて、会社でどのように時間が配分されているかを完全に理解してください」と彼は言いました。

Lizotte 氏は、雇用主は従業員の欠勤を簡単に追跡できると指摘しました。これには、紙などで定期的に欠勤を記録するプロセスを社内に作成するか、従業員の欠勤が発生したときに簡単に入力できる電子ソリューションを見つける必要があります。

「雇用主が会社の規模を拡大しようとしている場合は、サードパーティのソフトウェア製品を使用して追跡することをお勧めします。スプレッドシートでの追跡に比べて管理上の負担が少なく、エラーが含まれる可能性が低く、雇用主が州法および連邦法への準拠をより簡単に確保できます」と Meyer 氏は述べています。

次に、Lizotte 氏は、予定外の欠勤に対する会社の態度に注目するように言いました。誰もが時々休暇を必要とするので、あなたはそれを容認しますか? 別の方法で管理する方法がわからないため、虐待されていると感じますか? それとも、眉をひそめ、従業員はそれを知っていますが、それでも起こりますか?

「この監査を実施し、これらの質問に回答することで、会社が抱えている可能性のある欠勤の問題を特定し、理解して、計画を実行することができます」と Lizotte 氏は述べています。

従業員に対して懲戒処分を行う前に、人事の専門家や弁護士に相談して、法的に遵守していることを確認することをお勧めします。

Sammi Caramela と Skye Schooley による追加レポート。一部のソースインタビューは、この記事の以前のバージョンのために実施されました。