リモート ワークプレイスで効果的なデジタル ドキュメントを作成するための 7 つのベスト プラクティス

今日の仮想作業環境とデジタル化されたプロセスを採用する場合、職場の文書を管理する最善の方法を検討することが重要です。結束力のある労働力を維持するには、効果的なデジタル文書化戦略が不可欠です。これは、リモート ワーカーの場合によくあるように、チームが地理的に分散している場合により重要になります。

従業員は、職場の情報にアクセスして追跡するためにファイリング キャビネットや紙ベースのドキュメントに頼ることができなくなります。この記事では、リモート ワークプレイスで効果的なデジタル ドキュメントを作成するためのベスト プラクティスとツールについて説明します。

1. 簡潔に書く

読者は簡潔な文章を大切にします。人々が立ち寄って説明を求めることができない遠隔地の職場ではなおさらです。これは、自分の考えを適切に整理し、ドキュメントでできるだけ明確にすることが重要であることを意味します。職場の文書を書くときは、冗長なフレーズ、長い文章、不要な専門用語を避けてください。

箇条書きを使用して重要な情報を強調し、テキストの大きな塊を段落に分けます。これは、大量の情報を伝えたい場合に特に役立ちます。これにより、テキストが消化可能なバイトに分割され、スキャンが容易になります。さらに、技術的な専門知識に関係なく、職場の全員が理解できる言葉を使用することも必要です。最後に、作品を送信する前に、常に自己編集して文章を改善してください。余分な目があると、エラーを見つけるのにも役立ちます。

2. デジタル ドキュメントを一元化された場所に保存する

職場のドキュメントに簡単にアクセスできることは、リモート ワーカーにとって重要です。重要な情報を見つけるために、Slack メッセージや古いメールを検索して時間を無駄にしたくはありません。内部 wiki をセットアップするか、ナレッジ ベース ソフトウェアを使用して、この課題を克服することができます。内部 wiki は、会社のポリシー、会議メモ、ハウツー チュートリアル、オンボーディング ドキュメントなど、職場のすべてのドキュメントを一元化した検索可能なリポジトリを提供します。

Tettraなどの内部 wiki ツールを使用すると、ドキュメントを 1 か所で作成、編集、保存し、数回クリックするだけでチームと共有できます。または、組織が常に顧客とやり取りし、内部および外部のドキュメントを同じ場所に保持したい場合は、Document360のようなナレッジ ベース ツールがより良いソリューションになる可能性があります。ナレッジ ベースは基本的に、内部ドキュメントと、FAQ、ユーザー マニュアル、製品情報などのカスタマー サポート リソースのオンライン ライブラリです。

3. アクセス制御ポリシーを適用する

職場のドキュメントの中央リポジトリを持つことは不可欠ですが、ドキュメントにアクセスして変更を加えることができるユーザーを管理することも必要です。特定の部門にのみ関連する特定のドキュメントや、管理者のみがアクセスする必要がある機密ファイルがある場合があります。これにより、ドキュメントのセキュリティを維持し、偶発的または不正な変更を防ぐことができます。そのため、職場の文書化ツールを選択するときは、この機能をサポートするツールを選択し、組織のニーズに合わせてアクセス制御設定をカスタマイズしてください。

たとえば、Document360 には複数のアカウントが用意されており、ドキュメントに対する各ユーザーのアクセス レベルを決定できます。Tettra には、特定のドキュメントを編集、表示、または公開できるユーザーを制御できる権限システムも含まれています。

4. オンライン セキュリティのベスト プラクティスを遵守する

アクセス制御ポリシーを適用することは役に立ちますが、職場のドキュメントをセキュリティの脅威から保護するには十分ではありません。ますます多くの企業がオンラインに移行するにつれて、サイバー犯罪が増加しているため、デジタル文書がハッカーから安全であることを保証するために特別な予防措置を講じる必要があります.

セキュリティを念頭に置いて効果的なデジタル文書化戦略を作成するには、個人のデバイスを仕事に使用する、パスワードを共有する、セキュリティ更新プログラムをインストールしないなど、リモート ワークでよくあるセキュリティ上の過ちを回避する必要があります。さらに、強力なパスワードを作成するだけでなく、定期的にパスワードを変更して、ハッキングされるリスクを軽減する必要があります。さらに、職場のドキュメントを暗号化して、保護レイヤーを追加することもできます。最後に、特に公衆 Wi-Fi で作業する場合は、VPN を使用してデータを安全に保護することを忘れないでください.

5. バックアップを保持する

最善を尽くしても、職場のドキュメントが紛失または破損する可能性は常にあります。ナレッジ ベース ツールをプライマリ ストレージ ソリューションとして使用すると、データ損失のリスクを軽減できますが、何か問題が発生した場合に備えてバックアップを保持する必要があります。これは、これらのソリューションでは制御できない技術的な問題が発生する可能性があるためです。これは、少なくとも、その間はドキュメントにアクセスできないことを意味します.

安全のために、Google ドライブやローカル ストレージ デバイスなどの補助バックアップ ソリューションを検討してください。もちろん、同じドキュメントの複数のコピーを追跡する必要はありません。そのため、職場のドキュメント ツールを使用する前に、明確なバックアップ戦略を確立してください。これにより、ドキュメントが必要なときにいつでも利用できるという確信が持てます。

6.紙の文書をデジタル化する

まだ紙ベースのドキュメントに依存している場合は、今こそデジタル コピーに切り替えるか、少なくともデジタル コピーを作成するときです。これにより、大量のファイルの管理が容易になるだけでなく、アクセシビリティ、コラボレーション、およびセキュリティも向上します。

スキャナーを使用して、紙の文書をデジタル化できます。ドキュメントのデジタル コピーを取得したら、選択した職場のドキュメント ツールにアップロードして、簡単にアクセスしてコラボレーションすることができます。

7. 迅速な識別のために明確な索引付けを使用する

大量のドキュメントがある場合、それらを追跡するのは難しい場合があります。そのため、職場のドキュメントに明確なインデックス システムを使用することが不可欠です。これにより、必要なときに必要なファイルを簡単に見つけることができます。ドキュメントにインデックスを付ける方法はいくつかあります。たとえば、タイプ、日付、またはプロジェクトごとに分類することから始めることができます。これにより、必要なときに特定のドキュメントを簡単に見つけることができます。

もう 1 つのオプションは、キーワードを使用して職場のドキュメントのインデックスを作成することです。これは、多数のファイルがあり、それらをすばやく検索できるようにする必要がある場合に特に役立ちます。どのような索引付けシステムを使用する場合でも、一貫性があり、理解しやすいものであることを確認してください。

リモート チームにはスマートな文書化戦略が必要です

リモート ワークプレースの文書化は、組織の円滑な運営に不可欠です。効果的なデジタル ドキュメント戦略を策定することで、チームは必要な情報にすばやくアクセスし、生産性を維持できます。