生産性を向上させる最適な Trello オートメーション

2023/07/21

Trello のアクセス自動化

ここで説明する各自動化については、Trelloの同じ場所に移動します。

Trello ボードの上部、右側近くにある「自動化」を選択します。

リストから自動化タイプを選択します。必ずしもどのカテゴリにも当てはまらない自動化については、後で「自動化」画面から必要なものを選択できます。オプションを選択するだけです。

左側のカテゴリを使用して、使用するタイプを選択します。

以下の手順に従って、自動化のトリガーとアクションを設定します。

Trello で自動ルールを設定する

Microsoft Outlook などのアプリケーションでルールを設定したことがある場合は、ルールがいかに強力であるかをご存知でしょう。トリガーまたは条件を選択し、そのトリガーに基づいて実行する後続のアクションを選択します。

以下に、Trello ワークフローを高速化するためのいくつかの自動化ルールを示します。

各ルールについて、左側で「ルール」を選択し、右側で「オートメーションの作成」を選択します。

「トリガーの追加」をクリックしてトリガーのオプションを開きます。

新しいカードに期限を設定する

おそらく、特定のリスト内の項目については、特定の期間内に完了する必要がある優先タスクのリストや、期日がさらに先になっている場合があります。ルールを使用すると、リストに追加するカードに期限を自動的に設定できます。

「トリガーの選択」セクションで「カードの移動」を選択し、カードをリストに移動するための 2 番目のオプションを使用してリストの詳細を完了します。

リスト名とカードの追加者を追加したら、右側のプラス (+) 記号をクリックしてトリガーを追加します。

「アクションの選択」セクションで「日付」を選択し、日付を設定する 2 番目のオプションを使用して詳細を入力します。

「今すぐ」を選択すると、カードの期限をカスタマイズできます。時間を追加したい場合は、「時計」ボタンをクリックしてください。日付の右側にあるプラス記号を使用して、日付をアクションに追加します。

アクションの右側にある「プラス記号」をクリックして、オートメーションに追加します。

必要に応じて、オートメーションにさらにアクションを追加します。完了したら、上部の「トリガー」と「アクション」を確認し、「保存」をクリックして自動化をオンにします。

選択したリストにカードを追加して、自動化をテストします。選択した期間の期限が表示されます。この例では、現在の日付から 3 営業日後です。

カードからメンバーを削除する

Trello カードがプロセスを通過する際に、リストからリストへ移動しますか? その場合、メンバーが「完了」または「完了」リストに到達したときに、すべてのメンバーを削除するなどのアクションを実行することができます。これにより、カード会員全員に通知を受け取ることなく、カードでやりたいことを行うことができます。

上記のステップ 1 と 2 に従ってトリガーを設定し、カードを移動してオートメーションに追加します。

「アクションの選択」セクションで「メンバー」を選択し、「カードからすべてのメンバーを削除」の横にある「プラス記号」をクリックして追加します。

「トリガー」と「アクション」を確認し、「保存」をクリックして、新しい自動ルールをテストします。

スケジュールに従ってタスクを実行する

自動化を設定する優れた方法の 1 つは、スケジュールに基づいて行うことです。毎週月曜日の朝、金曜日の夜、または月の最初の日に特定のアクションを実行できます。ここでは、退屈なタスクを排除するための、スケジュールされた Trello ルールをいくつか示します。

スケジュールされたルールごとに、左側で「スケジュール済み」を選択し、右側で「自動化の作成」を選択します。

カードを期限順に並べ替える

複数の人が Trello のリストにカードを追加している場合、それらのリストはすぐにいっぱいになる可能性があります。どのアイテムがリストの最初に期限を迎えるかを確認するには、平日の毎朝、期限順にアイテムを自動的に並べ替えます。

「スケジュールの設定」セクションで、最初のオプションを選択してフィールドに入力します。すべての「平日」を選択し、時刻を「午前 9 時」に設定します。「プラス記号」を使用してオートメーションに追加します。

アクションとして、「アクションの選択」セクションで「並べ替え」を選択します。日付順に並べ替える最初のオプションのフィールドに入力します。完了したら、「プラス記号」をクリックします。

オートメーションを確認し、上部の「保存」を選択します。予定された日時にアクションをチェックして、期待どおりに動作することを確認します。

完了したカードを移動する

大量のカードを含むリストが多数あると、Trello ボードが乱雑になることがあります。これを解決するには、完了したカードをスケジュールに従ってアーカイブし、邪魔にならない場所に移動します。

「スケジュールの設定」セクションで、使用するタイミングを選択してフィールドに入力します。ここでは 5 番目のオプションを使用し、2023 年 8 月 1 日から「1 日」に「6 か月」ごとを選択しています。自動化にタイミングを追加するには、「プラス記号」を使用します。

「アクションの選択」セクションで「カードの移動」を選択し、オプションを選択します。「完了」リストのカードを「30 日」より長くアーカイブすることを選択しています。

「トリガー」と「アクション」を確認し、「保存」をクリックして、自動化によって Trello ボードをクリーンアップします。

期限に基づいてアクティビティを自動化する

おそらく、設定したい自動化はカードの期限日に基づいているでしょう。カードの期限に応じて、カードを一番上に置いたり、ラベルを付けたりすることができます。新しい期日ルールの設定は遡及できないことに注意してください。

以下に、カードとタスクを常に把握するのに役立つ期限の自動化をいくつか示します。

各期日オートメーションについて、左側で「期日」を選択し、右側で「オートメーションの作成」を選択します。

期限が近いカードをリストの先頭に移動する

優先度の高いカードをリストの先頭に表示したい場合は、その日が期限のカードを自動的に先頭に移動できます。

「期日トリガーの設定」セクションで、最初のオプションとして「当日」を選択し、オプションで時間を追加します。勤務時間が始まる前に設定されるように「午前 7 時 30 分」を選択しています。プラス記号を使用してオートメーションに追加します。

アクションについては、「アクションの選択」セクションで「移動」を選択し、オプションを選択します。「優先」リストのカードを一番上に移動するだけです。

自動化を確認し、「保存」を選択し、日時が到着したらリストをチェックして、カードが一番上に移動されていることを確認します。

期限を過ぎたラベルカード

誰かがカードやタスクを時間内に完了しなかった場合、ラベルを付けてフラグを立てることができます。

「期日トリガーの設定」セクションで、使用するタイミングを選択し、フィールドに入力して、「プラス記号」をクリックします。ここでは 2 番目のオプションを選択し、カードの期限後 1 日に設定します。

アクションについては、「アクションの選択」で「追加/削除」を選択し、ラベルまたはその色を選択するラベルオプションを追加します。

自動化を確認し、[保存] を選択して、期限を過ぎたカードを示すラベルがリストにないか確認します。

電子メールレポートを受信する

もう 1 つの便利な Trello 自動化は、電子メールでレポートを受信することです。これにより、ボード、来週期限のカード、期限を過ぎたカード、または追加されたカードの毎週のスナップショットをすべて電子メールで取得できます。

Trello ボードに移動し、「自動化」を選択し、「レポートを電子メールで送信」を選択します。

受け取りたいレポートの種類を選択します。

表示されるウィンドウで、電子メールの左側のフィールドに入力または編集します。上部で、曜日と時間を選択します。

右側にメールのプレビューが表示され、変更を加えることができます。「このレポートについて」セクションにも詳細が記載されています。

完了したら、「テストをメールで送信する」または「レポートをスケジュールする」を選択します。

電子メールレポートをスケジュールすると、確認が表示され、既存の電子メールレポートを表示または編集できます。

手動アクション用のボタンを作成する

ボタンは技術的には上記のような自動化ではないかもしれませんが、通常は手動で行うアクションを実行するのに役立ちます。Trello では、カードとボードの両方のボタンを作成できます。

オートメーション画面で、左側の「カードボタン」または「ボードボタン」のいずれかを選択し、「ボタンの作成」をクリックして開始します。

どちらのタイプのボタンでも、ボタンのアイコンとタイトルを選択します。カードボタンの場合、ボタンアクションの実行後にカードを閉じるオプションもあります。

「アクションの追加」をクリックして、ボタンの動作の設定を開始します。

カードボタンを作成してカードを割り当て、チェックリストを含め、期限を追加する

カードを自分に割り当てるときに、自分とチームのメンバーがカードに参加する状況で作業している場合は、そのボタンと、空のチェックリストの作成や期日の割り当てなどの追加のアクションを作成します。はい、そのカードボタンは一度に複数のアクションを実行できます。

たとえば、「メンバー」を選択し、「カードに参加する」の「プラス記号」をクリックします。

ここでは「チェックリスト」を選択し、空のチェックリストを追加する 2 番目のオプションを選択して、独自のリスト項目を追加できるようにします。チェックリストに名前を付け、「プラス記号」をクリックします。

ここでは「日付」を選択し、2 日の期限を選択しています。「今」を選択して「プラス記号」をクリックすることで、独自のタイミングを選択できます。

カードボタンのすべてのアクションの設定が完了したら、一番上に移動してすべてを確認します。順序を変更するには、右側の矢印を使用します。アクションを削除するには、ゴミ箱アイコンを使用します。完了したら「保存」をクリックします。

カードを開いて、新しいカードボタンをテストします。ボタンをクリックすると、カードに登録し、期限が 2 日以内でアイテムのチェックリストが準備されていることを確認できます。

カードを ToDo リストに移動するためのボードボタンを作成する

クラスのプロジェクト、仕事の記事、慈善団体のイベントなど、実行可能なアイテムとなるアイデアのリストに Trello ボードを使用している場合は、取り組むアイデアを任意に選択できます。アイデアリストから To Do リストなど、ランダムなカードをあるリストから別のリストに移動できます。

この例では、「カードの移動」アクションを選択し、次にランダムに選択されたカードのオプションを選択します。カードの数を選択し、「From」と「To」のリスト名を選択します。先ほどと同様に、「プラス記号」をクリックしてボタンに追加します。

必要に応じて、ボードボタンにさらにアクションを追加し、上部で内容を確認し、[保存] をクリックしてボードに追加します。

ボードに戻ると、上部近くにボタンが表示されます。

ボタンをクリックして、カードの動きを観察してください。

よくある質問

Trello オートメーションはすべて無料ですか?

すべての Trello ユーザーは自動化を利用できます。制限は、1 か月あたりに実行できる自動化の実行数に影響します。たとえば、無料の Trello アカウントでは、1 か月あたり 250 の自動プロセスを使用できます。詳細については、Trello のクォータの詳細とその他の自動化制限をご覧ください。

Trello オートメーションを他のアプリで使用できますか?

Trello は、Jira、Bitbucket、Slack などのアプリによる自動化を提供します。これらのアプリのいずれかのアカウントを接続すると、Jira 課題の作成やトリガーに基づいた Slack へのメッセージの投稿などのアクションを設定できます。

Trello オートメーション画面で、左側の [アプリの表示] を選択し、右側でアプリを選択して開始します。

Trello はワークフローを提供しますか?

Trello では特定の種類のワークフローを手動または自動で設定できますが、ワークフローの作成に興味があるかもしれません。Trello のパワーアップワークフローを使用すると、構造を作成し、カード制約を追加し、ボード上のカードの移行を管理できます。

Trello ボードで [Power-Ups -> Add Power-Ups] を選択し、「Workflows」を検索します。

画像クレジット: Pixabay。すべてのスクリーンショットは Sandy Writtenhouse によるものです。