ユニファイド コミュニケーション: 電話システムを強化する

• ユニファイド コミュニケーション システムは、チームがどこからでも任意のデバイスで相互に通信できるようにするソリューションです。
• ユニファイド コミュニケーション システムは、企業がツールを単一のプラットフォームに統合し、どこからでもアクセスできるようにして、コストを削減し、効率を向上させるのに役立ちます。
• 人工知能は、音声アシスタントやインスタント ミーティング トランスクリプトなど、ユニファイド コミュニケーション システムの新しい機能を解き放つことができます。
• この記事は、コミュニケーション システムについて学んでいるビジネス オーナー、またはチーム コラボレーションを改善するためのツールを探しているビジネス オーナーを対象としています。
  

企業が電話の発着信のみを電話システムに依存していた時代は終わりました。最高の電話システム プロバイダーの多くは、自社のサービスをユニファイド コミュニケーション システムにまで拡大しており、従業員はさまざまな方法で 1 か所からオフィスの内外の人々とつながることができます。

ユニファイド コミュニケーション (UC) の概念は、複数のチャネルとデバイスで機能するクラウド ホスト型のビジネス コミュニケーション システムを提供します。

「電話をかけたり受けたりする機能のみを提供する従来のビジネス電話システムとは異なり、ユニファイド コミュニケーションは、電話サービス、ビデオ会議、チーム メッセージング、SMS、ファックス、およびその他のコミュニケーション ツールを 1 つの統合プラットフォームに統合します。 RingCentral の製品管理担当副社長。

ボイス オーバー インターネット プロトコル (VoIP) とクラウド ホステッド サービスの成長により、ユニファイド コミュニケーションが実現しました。VoIP とクラウドが登場する前は、従来の電話システムは、各企業内に収容された構内交換機システムに依存していました。

LogMeIn の Jive Communications の CEO である John Pope 氏は、従来の電話システムの典型的なセットアップには、コンピュータ サーバー、手動制御ボード、および公衆システムに接続された複数の回線が含まれていると述べました。これらの回線は、電話を全員の個別の電話回線に転送する内部交換システムに接続されました。

「複雑に聞こえるかもしれませんが、それは複雑だからです」とポープは言いました。

これらのシステムの通信ツールはすべてインターネットに依存してデータをやり取りしているため、ポープ氏によると、UC に必要なのはインターネット接続とコンピューターまたは IP 電話だけです。「このシンプルで統一された製品は、単純なダイヤル トーンを超えた強力な機能を提供しながら、コストを削減します。」

ユニファイド コミュニケーション システムとは

ユニファイド コミュニケーション システムは、ハードウェア、ソフトウェア、およびネットワーク ソリューションの組み合わせを通じて、電子メール、電話、インターネット ブラウザー、ビデオ会議などの複数のサービスを統合します。UC システムの優れた点は、インターネット接続があればどこからでも、任意のコンピューターまたはモバイル デバイスを介してチームと話すための、統合された手頃な価格の柔軟な方法を提供することです。

スマート コミュニケーション サービスがより高度になり、チームが自由にツールを最大限に活用することに慣れるにつれて、UC システムは、あらゆるワークフローとシームレスに統合される貴重なツールになります。

ヒント:中小企業には、さまざまな優れたユニファイド コミュニケーション システムから選択できるものがあります。これにより、チームは仮想会議、ファイルの共有、または同僚への即時メッセージを送信するための優れたオプションを利用できます。優れた例については、Dialpad のレビューまたは 8×8 のレビューをご覧ください。

ユニファイド コミュニケーション システムの利点

今日の従業員のモバイル化がますます進む中、従業員が同僚や顧客とどこからでも簡単にコミュニケーションできる手段を提供することで、UC システムの人気が高まっています。顧客とのビデオ会議であれ、同僚とのインスタント メッセージングであれ、UC システムは、従業員のコミュニケーションの流れを維持するための幅広いツールを提供します。[中小企業向けのビデオ会議サービスをお探しですか? 私たちのベストピックとレビューが役に立ちます。]

どのデバイスからでもアクセス

オフィス デスクでの従来の 9 時から 5 時までの勤務はほとんど過去のものであるため、今日の急速に変化するテクノロジー主導の世界では、いつでもどのデバイスからでも通信できるツールが不可欠です。

「モバイルと高度なコラボレーション テクノロジーの間で、今まで以上に、人々はオフィスから離れて簡単かつ成功裏に仕事をしています。「柔軟性とグローバル化が向上し、最も重要なこととして、より良いコミュニケーションが可能になります。」

柔軟性

これらすべてのコミュニケーション ツールを使用することは、ワーカーにとって非常に有益ですが、これらすべてを 1 つのパッケージで提供することが、UC システムの真の魅力です。

「従業員のコミュニケーション方法に柔軟性と選択肢を提供することは重要ですが、これらのコミュニケーション ツールを統一されたエクスペリエンスにラップして、今日のデジタル ワーカーにシームレスなユーザー エクスペリエンスを提供することが重要です」とパストール氏は述べています。

生産性の向上

RingCentral の調査によると、多くの従業員が経験する「アプリの過負荷」のレベルが明らかになりました。この調査によると、今日の労働者は定期的に平均して 4 つのコミュニケーション アプリを使用しており、70% 近くの労働者が 1 日最大 60 分 (年間 32 日相当) をこれらのアプリ間で切り替えて無駄にしています。

調査によると、従業員は、1 つのプラットフォームですべてのコミュニケーション ツールにアクセスできることの価値を認識しています。調査対象者の 3 分の 2 が、すべてのコミュニケーションに単一のプラットフォームを望んでおり、ワークフローの改善、生産性の向上、混乱の軽減を最大の利点として挙げています。

Pope は、これらすべてのコミュニケーション ツールに 1 つの場所からアクセスできることは、企業のイノベーション、生産性、および効率性にプラスの影響を与えると考えています。

「文化とコミュニケーションを見直し、ビジネスの急成長につながるメリットには、合理化されたコミュニケーション、モビリティの向上、優れた信頼性、顧客とのやり取りの改善、セキュリティの強化、従業員文化の改善、高度な機能、重要なデータへのアクセスなどがあります。そして、開発に影響を与えるツールです」と彼は言いました。

より低いコストで

コスト削減は、UC システムのもう 1 つの利点です。企業がこれらのツールのそれぞれに個別に支払う代わりに、UC プロバイダーはそれらをまとめて大幅に低いコストで提供します。

「企業は、ユニファイド コミュニケーション システムに投資することで、数万ドル以上を節約できます」と、Pastor 氏は述べています。

知ってますか？UC システムを使用すると、会社の電話番号を簡単に取得できます。ほとんどの会社には使いやすいオンライン ポータルがあり、新しい従業員が会社に入社したときに新しい回線をすばやく追加できます。

最高のユニファイド コミュニケーション システム

ネクスティバ

Nextiva は、顧客関係管理 (CRM) ソリューション用の電話システムを専門とする UC システムであり、最高の CRM ソフトウェアのほとんどと簡単に統合できる複数のオプションを提供します。アカウント履歴、販売パイプライン管理、ケース ルーティングなどのプロセスを合理化することにより、Nextiva は販売担当者と顧客サービス マネージャーの両方を支援する一連のツールを提供します。

Nextiva は、ボイスメールから電子メールへの転送や通話録音などの主要な電話サービスも提供しています。また、音声会議やチーム メッセージングなどのコラボレーション ツールにより、生産性を向上させ、ビジネスを継続させることができます。99.999% のアップタイムが報告されている Nextiva は、米国全土で 24 時間年中無休の継続的なサービスを保証します。

Nextiva の費用は、ユーザーあたり月額 $17.95 から $75.95 の範囲です。詳細については、Nextiva の完全なレビューをご覧ください。

リングセントラル

簡単に統合でき、使いやすく、幅広い機能を備えた RingCentral は、あらゆる規模の企業に信頼性の高いクラウド ホスト型 VoIP UC プラットフォームを提供します。機能には、発信者をガイドする仮想受付係、通話録音、通話スクリーニングが含まれ、99.9999% のアップタイムにより、RingCentral は信頼できる 24 時間 365 日サービスを提供できます。

RingCentral は、2022 年を通して AI を活用した一連のツールを導入し、ユーザーが自動的に通話を書き起こしたり、会議のハイライトをキャプチャしたりできるようにします。また、図面、メモ、注釈を使用してアイデアを計画できる仮想ホワイトボードも提供します。デスクトップとモバイル デバイスの両方で利用できる RingCentral は、オフィスの内外を問わず、チームのつながりを簡単に保つことができます。

RingCentral の費用は、ユーザーあたり月額 $19.99 から $69.99 の範囲です。詳細については、RingCentral の完全なレビューをお読みください。

大間

Ooma は、チームがデスクトップまたはモバイル デバイスを介して事実上どこからでも通信できる強力なプラットフォームを提供し、最大 25 人のユーザーとのビデオ会議をホストする機能を備えています。他の UC システムのすべての機能セットを備えていない場合もありますが、Ooma は、余計な機能を一切使わずに迅速に通信する必要がある中小企業にとって最適な選択肢です。

ボイスメール、通話履歴、さらにはリモート ワーカー向けの仮想内線番号など、UC システムの基本的な機能はすべて Ooma プラットフォーム上で処理されます。さらに、オフィス内から Ooma を使用している組織の場合、このシステムは IP 電話とアナログ電話の両方をサポートします。迅速なカスタマー サービスと技術サポートにより、Ooma は IT 専門家なしで UC システムをセットアップする簡単な方法を提供します。

Ooma は 2 つのサブスクリプションを提供しています。ユーザーあたり月額 19.99 ドルの Ooma Office と、ユーザーあたり月額 24.95 ドルの Ooma Office Pro です。詳細については、Ooma の完全なレビューをご覧ください。

ユニファイド コミュニケーション システムの未来

UC システムは幅広い機能を提供しますが、まだ成長の余地があります。

これらのサービスが将来的に進化することを牧師が見ている 1 つの方法は、他のビジネス プログラムやアプリとの統合が組み込まれていることです。例として、彼は RingCentral と Salesforce の統合を挙げています。これにより、ソフトウェアのユーザーは、Salesforce を離れることなく、ワンクリックで通話を開始できます。

「UC システムは、ビジネス コミュニケーションをよりシームレスにし、既存のビジネス ワークフローに緊密に統合するために進化し続けます。」

Pope 氏は、モノのインターネット、人工知能、モバイル ソリューションなどのテクノロジによって、UC システムの使用方法が拡大すると考えています。

「音声アシスタントはよりスマートになり、自然言語処理と継続的な機械学習によって強化されるでしょう」と彼は言いました。「また、人工知能による即時の文字起こしとより文脈に即した情報、および UC システムとオフィス生産性ソフトウェアとの継続的な統合も見られるでしょう。」

このようなシステムの拡大は、ビジネスの成長の仕方にも変化をもたらします。ポープ氏は、ユニファイド コミュニケーションがよりグローバルな拡大につながると示唆しました。

「ビジネスのグローバル化がエスカレートするにつれて、UC はそれに比例して成長し、ビジネスがグローバル化する機会が生まれます」と彼は言いました。「そして、リモート ワーカーが拡大し続けるにつれて、ビデオ会議や Web 会議の人気と必要性が高まるでしょう。」

Eduardo Vasconcellos は、この記事の執筆と調査に貢献しました。ソース インタビューは、この記事の以前のバージョンに対して実施されました。