ビデオ会議チート シート: Zoom、Skype、Microsoft Teams、GoToMeeting

リモートワークはこれまで以上に一般的になり、それに伴い、テレビ会議が再び注目されています。Zoom、Microsoft Teams、GoToMeeting、Skype などのプログラムには最小限の機器要件があり、従業員が同僚と簡単につながることができます。ラップトップに組み込まれていることが多いウェブカメラとマイク、またはスマートフォンやタブレットさえあれば十分です。

すぐにパワー ユーザーになるのに役立つ、今日のトップの電話会議アプリの特別な機能とヒントを集めました (ただし、それらのアプリがビデオ会議を完全に邪魔にならないように保つことを保証することはできません) 。

非表示の機能をズーム

最も人気のある電話会議ソフトウェア アプリケーションの 1 つは、Zoom です。そのシンプルな機能とクリーンなインターフェイスは、無料の基本プランとともに、現在、仕事や学校で頼りにしている何百万人もの人々が利用できるようにしています.

ズームには、ボンネットの下に隠れているいくつかの楽しいオプションがあり、周囲を明るくしたり、場合によっては見栄えを良くしたりすることさえできます. 次回の Zoom ミーティングで試してみたい機能をいくつかご紹介します。

• 背景を変える: 1 日外にワークスペースを設定している場合は、周囲の環境を同僚と共有するのは楽しいかもしれませんが、ホーム オフィスが退屈で散らかっていて、背後にあるものを整えたい場合は、そのための設定。[設定] に移動して [仮想背景] をクリックすると、その機能を使用して画像をアップロードして背景を置き換えることができます。これにより、ビーチにいるように見えたり、宇宙空間に浮かんでいるように見えたりします. ただし、これはデスクトップまたはモバイル アプリでのみ機能し、特定のシステム仕様を満たす必要があることに注意してください。
• ミュート中に絵文字リアクションを使用して応答する:子供たちが騒いでいる場合や、大切な人も会議中などの理由で、会議中にミュートのままにしたい場合があります。会議を開催している相手があなたからの応答を必要としているが、余分なノイズを避けたい場合は、リアクション機能を使用して、親指を立てたり、拍手したり、その他の種類の絵文字応答を与えることができます. 使用するには、ミーティングの画面の下部にある [リアクション] タブをクリックし、絵文字を選択します。
• ギャラリー ビューを使用する:この機能は、必ずしも Zoom で非表示になっているわけではありませんが、それでも優れた機能です。多くの人との会議に参加していて、一度にできるだけ多くの顔を見たい場合は、ギャラリー ビューをオンにすることができます。このオプションは会議ウィンドウの右上隅にあり、1 ページに多数の出席者を表示して、会議をThe Brady Bunch のイントロ セグメントに変えることができます。特に大規模な会議に参加している場合は、全員を表示するために複数のページをスクロールする必要がある場合があります。同じボタンをクリックすると、デフォルトの「スピーカー ビュー」に戻すことができます。
• デフォルトでマイクとカメラを無効にします。スウェットパンツとラティ バンド T シャツを着て在宅勤務をしているときに、突然 Zoom ミーティングに呼び出され、準備ができていない場合はどうしますか? 上半身だけであっても、自分をプロフェッショナルに見せようと奮闘している場合は、必要なときにのみマイクとカメラをオンにするようにアプリを設定できます。これを行うには、アプリの [設定] メニューに移動し、マイクの [オーディオ] セクションに移動して、[ミーティングに参加するときにマイクをミュートする] オプションを選択します。設定メニューのビデオ部分に移動すると、同様に「ミーティングに参加するときにビデオをオフにする」オプションを選択できます。
• 自分を美しくする: まだ自分の外見が気になっていて、簡単なタッチアップだけが必要な場合は、Zoom の Touch Up My Appearance 機能が役に立ちます。このフィルターは、ビデオ フィードをもう一度やり直して、細い線を滑らかにし、目の下のたるみを目立たなくします。この機能を使用するには、[設定] メニューに戻り、[ビデオ] を選択し、[外見を修正] がオンになっていることを確認します。

GoToMeeting の機能

GoToMeeting のオンライン ビデオ会議アプリケーションは、ビジネスで人気のあるもう 1 つのオプションです。Zoom や Slack ほど派手ではないかもしれませんが、GoToMeeting は使いやすく安定したプラットフォームです。

次の機能は、GoToMeeting での次の会議を強化するのに役立ちます。

• ユーザー名を選択してください: GoToMeeting にサインアップすると、通常、電話会議に参加する前に名前を入力するよう求められます。通常は通常のモニカを使用するのが最善ですが、名前は変更される可能性があります。確かに、結婚によって姓が変わる可能性はありますが、あなたの会社が親密な関係にあり、面白いニックネームや内輪ネタを使う人がいる場合はどうでしょうか? Windows コンピューターで表示名を設定するには、[ファイル] をクリックし、[名前と電子メールの編集] を選択します。Mac ユーザーは、[ファイル] メニューから [設定] を選択し、[名前] ボックスのテキストを変更することで、同じことができます。
• プロフィール写真を選択してください: GoToMeetings には、プログラムに少し特別な機能を追加するベータ版の機能が多数あります。これらの機能の 1 つは、Web カメラを使用していないときにプロフィール写真を割り当てる機能です。そのためには、[ファイル] メニューを選択し、[ラボ] セクションにカーソルを合わせます。そこに、プロフィール写真が表示されます。それをクリックすると、写真をアップロードしてアカウントに関連付けることができます。
• Web カメラ フィルターを設定する:この機能は Web カメラに依存しますが、ソーシャル メディアで見られるカメラ フィルターと同じです。ウェブカメラのカラー パレットを変更したり、フィードにフィルターを追加したりする場合は、コントロール パネルの [ウェブカメラ] ペインで [設定] オプションを選択します。そこに来たら、フィルタにアクセスできる Advanced オプションをクリックします。
• 定期的な会議を作成する:毎週同じ会議を開催する可能性が高いため、毎回新しい会議を作成するのは面倒な場合があります。それを回避するには、次の集まりを作成するときに「いつでも会議」または「定期的な会議」のいずれかを選択するだけです. これを行うと、有効期限が切れたり変更されたりしない一意の会議 ID が作成されますが、コールイン番号が変更される場合があります。これにより、同じ情報を再利用できるため、同じ設定で複数の会議を簡単にスケジュールできます。
• 「ホールド ビープ」をなくす:ミーティングに参加者が現れるのを待っていると、絶え間なくビープが鳴る可能性があります。待っていると、ビープ音が非常に煩わしくなります。幸いなことに、コントロール パネルの [オーディオ] ペインをクリックし、[編集] を選択すると、Windows マシンでビープ音を完全にミュートできます。そこに到達したら、保留中のビープ音の有無を切り替えることができます。Mac では、[オーディオ] ペインの右側にある下向き矢印をクリックし、[設定] を選択します。そこに来たら、設定を変更できます。

Microsoft Teams の機能

オフィスで主に Windows PC を使用している場合でも、Microsoft ソフトウェアを Mac にインストールする意思がある場合でも、エクスペリエンスを向上させるためのヒントをいくつか紹介します。

• チャネル全体にメールを送信する: Microsoft Teams は、他の Microsoft アプリケーションとシームレスに統合され、Outlook から直接任意の Teams グループにメールを転送できます。これを行うには、グループのチャット ウィンドウの右上隅にある 3 つのドットをクリックします。そこから「メールアドレスを取得」を選択すると、メッセージを送信したいチャネルのメールアドレスが作成されます。その後は、Outlook にアクセスしてそのアドレスにメールを送信するだけです。
• 後で使用するためにメッセージをブックマークする:だれかがやらなければならないタスクについて言及したり、重要な情報を共有したりしましたが、メモを取っていなかったため、突然その情報が失われてしまいました。Teams は、ユーザーが重要なメッセージをブックマークできるようにすることで、そのような状況を回避するのに役立ちます。これを行うには、ユーザーはメッセージの横にある 3 つの縦のドットをクリックし、[このメッセージを保存] をクリックする必要があります。
• 会議を記録して即座に書き起こす:全員がオンライン会議に参加できるとは限りません。Teams を通じて、ビデオ会議通話を記録し、そのビデオをクラウドに保存できます。また、会議を文字起こしすることもできます。文字起こしすると、ユーザーは重要なフレーズを検索できます。
• スラッシュ コマンドを使用する:キーボード ショートカットとホットキーは新しいものではありませんが、Teams はスラッシュ コマンドを使用します。これには、バックスラッシュの後に 1 つの単語が必要です。このスタイルのコマンド入力は 90 年代から存在し、DOS プロンプトや IRC ルームで使用されていました。以下は、便利なスラッシュ コマンドの
  サンプルです。
  • /available : ステータスを利用可能に設定します。/Busy と /away も同様に機能します。
  • /call : 通話を開始します。
  • /files:最新のファイルにアクセスします。
  • /keys:キーボード ショートカットの一覧を表示します。
  • /mentions : すべてのメンションをすばやく表示します。この特定のコマンドはメッセージを除外するため、チームメイトがあなたの注意を必要としているインスタンスのみが表示されます。
  • /goto : このコマンドを使用すると、組織内の特定のチームまたはチャネルにすばやく移動できます。

スカイプの特徴

以前よりもこのプログラムに依存する人は少なくなりましたが、Skype は今でも世界中の多くの人々が使用している有能なビデオ会議プログラムです。ある種のレガシー アプリケーションとして、まだソフトウェアから取り出されて一般知識ベースに追加されていない隠れた機能はそれほど多くありません。それでも、次の会議で役立つ可能性があるいくつかの特徴と機能を次に示します。

• チャット履歴をバックアップする:同僚や上司との会話をさかのぼって思い​​出すことができると、さまざまな理由で役立ちますが、残念ながら、Skype は時間の経過とともにチャット履歴を自動的に削除します。この問題を解決するには、アプリケーションの外部で追加の作業を行う必要があります。まず、キーボードの Windows キーを押したまま R を押して、[ファイル名を指定して実行] ウィンドウを表示します。そこに来たら、「%appdata%Skype」(引用符なし) と入力し、[OK] をクリックします。Skype 名のフォルダーに移動してコピーします。コピーを別の場所に保存してください。そのバックアップを使用して、チャットを別のコンピューターに転送したり、後世に残すことができます。
• 入力していることを隠す:誰かとテキストでチャットしている間、Skype はあなたが応答していることを相手に知らせます。それは必ずしも大したことではありませんが、あなたが自分の反応をどれだけ熟考しているのかを相手に知られたくないかもしれません. これを修正するには、[ツール] メニューに移動し、[オプション] をクリックします。そこで、[IM と SMS]、[IM 設定] の順に選択します。[詳細オプションを表示] を選択し、[入力中に表示] ボックスのチェックを外します。
• 画面を共有する:他の 2 つのプログラムとは異なり、画面の共有はもう少し複雑です。Skype で行うには、チャット ウィンドウの [+] ボタンをクリックする必要があります。そこに移動したら、[画面の選択] をクリックします。そのオプションを選択すると、あなたの画面が他の人に見えるようになるので、あなたが持っているものが彼らに見せたいものであることを確認してください. 共有を停止するには、[共有の停止] オプションを選択します。

あなたの指先でのショートカット

ラップトップでもデスクトップ コンピューターでも、何をするにもマウスとキーボードが必要です。開発者は、これらのツールを最大限に活用するためにプログラムを作成することを念頭に置いています。マウスで何かをポイントしてクリックすることは、ほとんどの人にとって何かを起こすための最も直感的な方法かもしれませんが、実際のショートカットはキーの間にあります. メニューをもう少し深く掘り下げると、時間を節約したり、あまり知られていない機能をより簡単に利用できるようにするキーボード ショートカットがたくさんあることがわかります。

通常、電話会議ソフトウェアのキーボード ショートカットは、通話中に通常実行するアクション用です。熟練したユーザーは、マウスで正しいメニューを見つけるためにカメラからフォーカスを切り替える必要はなく、いくつかのキーをタップするだけで、任意の数のアクションに取り組むことができます。以下は、Zoom、GoToMeeting、Skype の重要なキーボード ショートカットです。

ズームのキーボード ショートカット:

• オーディオのミュート/ミュート解除: Windows: Alt+A (またはスペースバーを押したままにします) | Mac: Command(⌘)+Shift+A
• ホスト以外の全員をミュート/ミュート解除: Windows: Alt+M | Mac: Command(⌘)+Control+M (ミュート解除: Command(⌘)+Control+U)
• ウェブカメラの開始/停止: Windows: Alt+V | Mac: Command(⌘)+Shift+V
• 新しい共有画面の開始/停止: Windows: Alt+Shift+T | Mac: Command(⌘)+Shift+S
• 画面共有の一時停止/再開: Windows: Alt+T | Mac: Command(⌘)+Shift+T
• 記録の開始/停止: Windows: Alt+R | Mac: Command(⌘)+Shift+R
• 手を上げたり下げたりする: Windows: Alt+Y | Mac: Option+Y

GoToMeeting のキーボード ショートカット (Windows のみ):

• オーディオのミュート/ミュート解除: Ctrl+Alt+A
• 画面共有の開始/停止: Ctrl+Alt+S
• 画面共有の一時停止/再開: Ctrl+Alt+P
• ウェブカメラの開始/停止: Ctrl+Alt+W
• コンピューターまたは電話の音声に切り替える: Ctrl+Alt+U
• チャットの表示/非表示: Ctrl+Alt+C
• 出席者リストの表示/非表示: Ctrl+Alt+L

Microsoft Teams のキーボード ショートカット:

• ミュートの切り替え: Windows: Ctrl+Shift+M | Mac: Command(⌘)+Shift+M
• ビデオの切り替え: Windows: Ctrl+Shift+O | Mac: Command(⌘)+Shift+O (Web アプリにショートカットはありません。)
• ビデオ通話を開始: Windows: Ctrl+Shift+U | Mac: Command(⌘)+Shift+U
• 音声通話の開始: Windows: Ctrl+Shift+C | Mac: Command(⌘)+Shift+C
• 着信拒否: Windows: Ctrl+Shift+D | Mac: Command(⌘)+Shift+D
• ビデオ通話を受け入れる: Windows: Ctrl+Shift+A | Mac: Command(⌘)+Shift+A
• 音声通話を受け入れる: Windows: Ctrl+Shift+S | Mac: Command(⌘)+Shift+S

Skype キーボード ショートカット:

• オーディオのミュート/ミュート解除: Windows: Ctrl+M | Mac: Command(⌘)+Shift+M
• ビデオ通話を開始: Windows: Ctrl+Shift+K | Mac: Command(⌘)+Shift+K
• 音声通話の開始: Windows: Ctrl+Shift+P | Mac: Command(⌘)+Shift+R
• ウェブカメラの切り替え: Windows: Ctrl+Shift+K | Mac: Command(⌘)+Shift+K
• 電話を切る: Windows: Ctrl+E | Mac: Command(⌘)+Shift+H
• 通話する人を追加: Windows: Ctrl+Shift+A | Mac: Command(⌘)+Shift+A
• 出席者リストの表示/非表示: Ctrl+Alt+L | Command(⌘)+Shift+A