仕事用アプリケーションの切り替えが悪い理由とその解決方法

2023/01/16

従業員は、仕事用アプリを切り替えることに慣れているため、長期的な筋肉の記憶を発達させています。これらのツールは便利ではありますが、ある程度役立つだけです。

タブの切り替えには数秒しかかかりませんが、複数のプログラムを同時に実行すると、週に数時間かかります. そして、ほとんどの労働者は、自分が時間を無駄にしていることにさえ気づいていません。ワークフローを合理化するために、あまりにも多くのオフィスソフトウェアプログラムを採用することの危険性について説明します。

仕事中にアプリケーションを切り替える必要があるのはなぜですか?

テクノロジーは、さまざまな作業タスクを自動化することにより、ビジネスプロセスを合理化します。プロジェクト管理ツールはチームの責任を整理し、タイムトラッカーは従業員の活動を監視し、スケジューリングツールは予定を設定します。

そうは言っても、ソフトウェアプログラムは依然として人間の努力を完全に置き換えることはできません。多くの雇用主が行っているように、自動化に投資しすぎると、ユーザーは複数のアプリを使いこなさなければならなくなります。Okta, Inc.による縦断調査。米国企業の 10% が 199 以上のソフトウェアプログラムを業務用に展開していることさえ示しています。ほとんどの人は、それほど多くのプラットフォームをすばやく処理できません。

あまりにも多くの仕事用アプリケーションを切り替えることによる 6 つの悪影響

タブ間の切り替えは、自動化と利便性を考えるとわずかな代償であると主張する人もいます。結局のところ、デジタルネイティブは変化に適応する必要があります。企業は特定の機能しか統合できませんが、あまりにも多くの業務アプリケーションを引き受けると、従業員にいくつかの欠点が生じます。

1. プラットフォームの切り替えは時間の無駄

企業は時間を節約するために作業ツールに投資します。彼らは、あなたのような従業員が日常業務の一部をオフロードした後、より多くのことを達成することを望んでいます. はい、オフィスソフトウェアプログラムはワークフロープロセスを高速化します。それらをルーチンに組み込み、ワークロードを最小限に抑えることはできますが、過度の依存は逆の結果をもたらします.

複数のアプリケーションを頻繁に切り替えると、時間がかかりすぎます。トレンドのすべてのプラットフォームを入手するのではなく、どの仕事用アプリが職場での最悪の時間浪費に対処するかを特定します。必要不可欠なツールに限定するよう上司にアドバイスします。ソフトウェアプログラムの過剰購入は、会社のリソースを浪費し、従業員に不必要なストレスを与えるだけです。

2. 複数のプラットフォームに情報を保存するとセキュリティが低下する

資産監視は、サイバーセキュリティにおいて重要な役割を果たします。外部および内部の攻撃を防ぐ最善の方法は、ファイルにアクセス、表示、および編集するユーザーを監視することです。データ侵害がいつ発生するかは誰にもわかりません。IT マネージャーは、24 時間 365 日、会社のあらゆるデータにリアルタイムでアクセスできる必要があります。

ただし、複数のソフトウェアプログラムを使用すると、監視が難しくなります。さまざまなプラットフォームを追跡するには膨大なリソースが必要になるため、ほとんどの企業は優先度の低いアプリを完全に無視します。

このアプローチは、企業の全体的なセキュリティシステムを危険にさらすことに注意してください。今日のサイバー犯罪者は、古くて時代遅れの個人識別情報 (PII) でさえ悪用するスキルと技術リソースを持っています。会社のファイルを、定期的に監視できないアプリに移行しないでください。

3. アプリを切り替えると思考回路が混乱する

新しい情報を処理すると、フローの状態に到達できなくなります。1 日に数回、異なるプラットフォーム間を行き来していると、数分以上の集中を必要とする要求の厳しいタスクに苦労することになります。

タブを切り替えるのは最小限の労力で済みますが、別のタスクに移動することは重大な認知ストレスを引き起こします。従業員は、新しい情報を自動的に処理する機械ではありません。Psychreg.orgのレポートによると、短期記憶チャネルは 10 秒から 60 秒間で約 7 つの項目しか保存できないことが示されています。

最善のアプローチは、タスクごとに使用するシステムを制限することです。あなたがブログを書いているとしましょう。執筆中に情報を収集するためにプラットフォームとタブの間を移動する代わりに、事前に最も重要なポイントを調査して収集します。

4. バックグラウンドで実行しているアプリが多すぎると、デバイスの機能が低下します

あまりにも多くのバックグラウンドプロセスを実行すると、デバイスの速度が低下します。インスタントメッセージングプラットフォームやプロジェクト管理ツールなどの軽量アプリは、RAM をあまり消費しません。ただし、フォトエディター、サイトビルダー、ビデオ会議アプリなどの負荷の高いシステムを同時に実行すると、遅延が発生する可能性があります。

デバイスの制限を知っておく必要があります。RAM を大量に消費するアプリを必要とするタスクをブロックして、その期間中のバックグラウンドプロセスを排除できるようにします。ガジェットを保護するだけでなく、作業速度も向上します。ページの読み込みが遅い、画面がフリーズするなどの外部の混乱により、特にクラッシュしたアプリを再起動し続ける場合は、集中するのが難しくなります。

5. 新入社員に複数のプラットフォームを導入するには時間がかかる

新入社員に複数のツールを同時に学習するように教えると、オンボーディングプロセスが長くなります。新しいシステムの採用には時間がかかります。さまざまなツールをワークフローに効果的に組み込むには、数週間の繰り返しが必要です。

オンボーディングでは順応に焦点を当てる必要があります。新入社員を歓迎する最善の方法には、チームの紹介、詳細なトレーニング、およびリソースの説明が含まれます。しかし、トレーナーがほとんどの時間をオフィスツールの説明に費やしていると、これらのアクティビティを見落としてしまう可能性があります。

6. 従業員は、あまりにも多くのプラットフォームを覚えていることに圧倒されるかもしれません

タブを切り替えることは 1 つのことですが、毎日使用するさまざまなプラットフォームをマスターすることは別のことです。すべてのツールが同じように構築されているわけではありません。メッセージングプラットフォームやメモ作成アプリはすぐに習得できますが、プロジェクト管理プラットフォーム、サイトビルダー、ビデオエディターなどの複雑なリソースを使用するには、多くのトレーニングが必要です。

あまりにも多くのプラットフォームを研究すると、認知力が低下します。オフィスツールを習得するのに何時間も費やすと、実際の仕事に費やすエネルギーや精神力がなくなり、パフォーマンスが低下します。

アプリケーション間の切り替えの必要性を最小限に抑えるために何ができますか?

Asana Project Management にリストされている個人のタスク

自営業の場合は、ワークフローをより細かく制御できます。フリーランスのタスクを自動化するために使用するツールを評価し、どのツールが互いにうまく統合されているかを確認します。ほとんどの管理ツールは、同じエコシステム内のサードパーティアプリに対応しています。

または、民間企業で働いている場合は、上司のサポートが必要です。ワークフローのボトルネックについて、チームアクティビティレポートを確認するように依頼します。冗長なツールを削除し、ライセンスが付与された 1 つのプラットフォームで動作できるシステムを確認し、効果的なファイル移行戦略を試してください。確固たる議論ができたら、それを適切な部門に送信します。

ワークフローの効率を妨げる小さな悪い習慣を排除する

ソフトウェアプログラムは特定のタスクを自動化できますが、突然複数のオプションを採用すると、ワークフローの生産性が低下します。ツールに圧倒されないでください。さまざまなアプリケーションを切り替えるだけでなく、新しいページの読み込み、プログラムの開始、ファイルの移行などの無意味な作業に時間を浪費することになります。

生産性をさらに高めるには、どの小さな悪い習慣がワークフローのボトルネックを引き起こしているかを評価し続けてください。作業活動を追跡することをお勧めします。タスクを数値化することで、先延ばし、ソーシャルメディア、完璧主義など、生産性を損なう危険な潜在要因を見つけることができます。