Notion でデータベースを作成する方法

2023/07/11

Notion のデータベースは基本的に、あなたまたはあなたの組織のニーズに合わせてカスタマイズできるページのコレクションです。情報を挿入して計画を立てたり、データを管理したり、他の人と共同作業したりできます。

ただし、初心者にとって Notion は圧倒されるかもしれません。この記事は、Notion 初心者の苦労を克服し、最初のデータベースを作成するのに役立ちます。

概念データベースを作成する

Notion データベースは、数千ページを収容できるインテリジェントなファイルキャビネットと言えます。Excel や OneNote と同様に、Notion は次の点で異なります。

データベース内の各項目は、新しいページとして開き、それに応じて編集できます。
すべてのデータベース項目は、日付、期限、リンク、参加者などのコンテキストを追加してカスタマイズできます。
データベースはテーブルとしてだけでなく、さまざまな方法で表示できます。

最初のデータベースを作成するには、アカウントを設定する必要があります。電子メール、Google アカウント、または Apple アカウントでログインできます。次に、Notion を使用する目的 (個人使用、チーム、または学校) を選択するだけで準備完了です。

すぐに、作業を開始できるように事前に作成されたテンプレートが提供されます。初めてデータベースを作成する際に役立つ基本についても紹介します。

Notion でデータベースを作成するには、次の 2 つの方法があります。

「ページを追加」をクリックします
「/database」と書き始めて、ドロップダウンメニューからデータベースを選択します

データベースをカスタマイズする方法

これで、必要に応じてデータベースのカスタマイズを開始できるようになります。

6 つのデータベースレイアウトオプション (テーブル、ボード、リスト、ギャラリー、カレンダー、またはタイムライン) から 1 つを選択します。
右側のパネルで、ワークスペース内の既存のデータベースからコンテンツをリンクするデータソースを選択するか、[+ 新しいデータベース] をクリックして新たに開始することができます。
ページの上部で、新しいデータベースに名前を付けることができます。
各データベースレイアウトには、入力できる特定のガイドラインと構造がすでに含まれています。テーブルにはデフォルトで名前、タグ、日付が設定されていますが、それらを変更して、プロジェクトに必要な数の行と列 (Notion では「プロパティ」と呼ばれます) を追加できることに注意してください。
新しい項目 (プロジェクト参加者の名前など) を追加したら、項目の上にカーソルを置き、「開く」をクリックすると、その項目を新しいページとして開くことができます。
ここには、メインのデータベースセクションには必要ないと思われるその他の詳細を書き込むことができます。
タグ、コメント、またはプロパティを追加します。
データベースの作成が完了したら、データベースをワークスペース内で移動したり、既存のページに追加したりできます。

Notion データベースにプロパティを追加する方法

プロパティは、単一のデータベースに保存するすべてのページに表示される情報の一部を指します。これらは主にデータの並べ替えとフィルター処理に使用されます。表示したいものと表示しないもののチェックを外すことができます。これにより、データベースの概要がよりわかりやすくなります。

前述したように、プロパティは必要なだけ追加できます。日付、チェックボックス、数式、URL など、さまざまな形や形式があります。プロパティを変更して列として追加したり、行エントリごとにプロパティを追加したりできます。

Notion のテーブルにプロパティを追加する方法は次のとおりです。

表の最後の列にある「+」アイコンをクリックします。
プロパティのタイプを選択します。
名前を編集したり、アイコンを選択または削除したりして、プロパティをカスタマイズします。

「ステータス」などのプロパティを選択すると、「未開始」、「進行中」、「完了」などのステータスオプションを必要なだけ追加したり、各ステータスオプションの色を変更したりできます。またはチェックボックスとして表示します。

各プロパティをクリックして [ビューで非表示] を選択すると、各プロパティを非表示にできます。同じコンテキストメニューで、それらを複製、削除したり、昇順または降順で表示したりできます。

プロパティをカスタマイズしたら、「保存」または同様のボタンを押す必要はありません。作成するとテーブルに保存されます。

データベースビューをさらに追加する方法

Notion データベースのビューを使用すると、同じ情報を異なる配置で表示できます。独自のデータベースを作成し、時間の経過とともにより多くの情報を入力すると、これが便利な機能であることがわかります。

レイアウトによっては、しばらくすると情報が適切に機能しなくなります。たとえば、テーブルレイアウトから始めて日付指向の情報を追加した場合は、カレンダーレイアウトに切り替えることになるでしょう。

幸いなことに、新しいデータベースを作成して同じ情報を再度追加する必要はありません。最初のビューをそのまま維持したまま、別のレイアウトで別のビューを追加するだけです。

既存のデータベースにビューを追加する方法は次のとおりです。

既存のビューの名前の横にある「+」アイコンをクリックします。
ビュー名を入力し、ビューのレイアウトを選択します。
新しいビューをカスタマイズします。

各ビューには独自のメニューがあり、そのレイアウトに合わない情報をフィルターで除外できます。特定のプロパティを非表示、並べ替え、またはフィルター処理して、究極のデータ整理を行うことができます。1 つのビューで変更した内容は、同じデータベースの他のビューでも変更されます。ただし、ビューをカスタマイズする方法は他のビューには影響しません。

よくある質問

Notion のデータベースロックは何をしますか?

Notion データベース内のビューをロックすると、他の人がデータベース内のビューやプロパティを変更できなくなります。ただし、データベース内のコンテンツは必要に応じて変更できます。さらに、あなたのアカウントにアクセスできる人は誰でもビューのロックを解除できます。

私の Notion データベースを編集できるのは誰ですか?

ページ上部の「共有」ボタンをクリックすると、Notion コラボレーションオプションが表示されます。ここで、データベースを表示、コメント、編集、または複製できるユーザーを編集できます。次に、データベースリンクをコピーして、必要な相手に転送するだけです。

Notion でワークスペースを整理する

Notion データベースは、ワークスペースを整理し、日々のタスクを遂行するための完璧なソリューションです。私生活でも、旅行計画を立てたり、イベントを企画したり、財務状況を把握したりするために使用することもできます。Notion は、生活のあらゆる側面を 1 か所で管理するために使用できる機能を豊富に提供しています。

Notion でデータベースを作成してみましたか? もしそうなら、データベースは何のためにあったのでしょうか? 以下のコメントセクションでお知らせください。