Google ドキュメントを誰が閲覧したかを確認する方法
Google ドキュメントは、さまざまなチーム メンバーによる変更を失うことなく、複数のユーザーが 1 つのドキュメントを同時に編集および作業できるため、コラボレーションに最適なツールです。結局のところ、あなたまたはあなたの組織が Google ドキュメントを使用している場合、誰がどの文書をいつ閲覧したかを知ることが役立つことがあります。全員が草案を読み、利用規約、最新の提出物、ポリシーと手順、またはその他の重要な文書を確認できるようにするためには、誰がいつ何をしたかを確認できることが不可欠です。
注: Google アクティビティ ダッシュボードは、Google Workspace アカウント、またはアカウント内のファイルにアクセスできるユーザーのみが利用できます。個人アカウントの場合はオプションではありません。
最近まで、Google ドキュメントを誰が閲覧したかを確認することはできませんでした。誰が編集したかはわかりますが、誰が読んだのかはわかりません。保存、編集、またはコメントを残さなかった場合、特定の人がドキュメントの最新バージョンを読んだかどうかわかりません。また、Google ドキュメントは読み取り専用権限で共有できるため、ドキュメントを確認するだけで変更は加えないという目的で、一部のユーザーとドキュメントを共有できます。
Google ドキュメントの現在のバージョンでは、誰が Google ドキュメントを閲覧したかを確認するための設定を行うことができます。これを自分で行う方法を見てみましょう。
G Suite アクティビティ モニター
G Suite は通常、コラボレーションが不可欠な組織で使用されます。G Suite を使用して他のユーザーと定期的に共同作業している場合は、アクティビティ モニターを使用してGoogle ドキュメント ファイルの閲覧履歴を確認できます。
これを行うには、次の手順に従います。
- Google スプレッドシート ファイルを開く
- 右上のセクションにある上向きの矢印アイコンをクリックするか、 [ツール]プルダウン メニューに移動します。
- アクティビティ ダッシュボードを開きます。
- 組織タブの[すべての閲覧者]をクリックします。
このプロセスにより、各チーム メンバーによる最後のビューの日時を含む、ドキュメント内のすべてのビューを追跡できるようになります。
Google ドキュメントにアクティビティ モニター オプションが表示されない場合は、G Suite バージョンではなく個人用の Google ドキュメントにログインしている可能性があります。
視聴者とコメントの傾向
アクティビティ モニターでは、Google ドキュメントを閲覧したユーザーを確認できるだけでなく、ユーザーがいつドキュメントを閲覧またはコメントしたかの傾向も確認できます。
視聴者の傾向: 7 日間から全期間までの、指定された期間におけるユニーク視聴者数の棒グラフが表示されます。
コメント傾向: 7 日間から全期間までのコメント傾向を棒グラフで表示します。
Google ドキュメントの閲覧履歴をオフにする
何らかの理由で、ドキュメントの表示履歴をオフにしたい場合は、次の簡単な手順に従ってオフにすることもできます。
- Google スプレッドシートを開きます。
- ドキュメントの右上にある上向きの矢印をクリックするか、プルダウン メニューから[ツール]に移動します。
- アクティビティ ダッシュボードを開きます。
- [プライバシー設定]を選択します。
- [ドキュメント設定]で、[このドキュメントの閲覧履歴を表示]をオフに切り替えます。
このオプションは、個人用または無料の Google ドキュメント バージョンでも利用できます。ドキュメントの作業中だが、最終リビジョンを共有する準備ができるまで共同作業者に知られたくない場合は、表示履歴をオフにすることができます。
- まず、Google スプレッドシートを開いて[設定]をクリックします。
- [設定]メニューを使用すると、アクティビティ ダッシュボード設定で表示履歴をオフにすることができます。これをオフの位置に切り替えたら、「OK」をクリックして変更を保存します。
Google ドキュメントに誰が変更を加えたかを確認する方法
バージョン管理は、主に規制された業界で働いている場合に不可欠です。バージョン管理は、Google ドキュメントがしばらくの間うまく機能してきたものです。ドキュメントには、ドキュメントを編集した人、保存した人、または共有した人が表示されます。これは G Suite だけでなく、個人の Google ドキュメントでも機能します。
バージョン管理に興味がある場合、またはファイルをロックせずに誰もがすべきでない変更を行っていないことを確認したい場合は、次の手順で確認できます。
- 追跡したいGoogle スプレッドシートを開きます。
- [ファイルとバージョン履歴]を選択します。
- [バージョン履歴を表示]を選択します。
- 画面の右側にウィンドウが表示され、対象のドキュメントの保存と編集がすべて表示されます。
そのウィンドウ内では、編集が行われる前のドキュメントの以前のバージョンを表示するオプションも必要です。
これは、いつ、誰によってどのような変更が加えられたかの監査証跡が得られるため、バージョン管理に不可欠です。また、変更を行った場合、そのまま寝てしまった場合、気が変わった場合、または変更を元に戻したい場合にも役立ちます。
Google ドキュメントを共有した人を確認する方法
誰がいつ Google ドキュメントを共有したかを確認することもできます。さらに、共有設定により、ドキュメントへのアクセスをより適切に制御できるようになります。
- drive.google.comにアクセスします。
- 左側の「マイドライブ」をクリックします。
- 右上隅にある小さなiボタンをクリックします。
- 次に、「アクティビティ」をクリックします。
- 各ファイルまたはフォルダーを個別にクリックするか、スクロール バーを使用してすべてを確認します。これにより、誰があなたのドキュメントを共有したかが表示されます。
「共有」を選択すると文書内から確認することもできます。ポップアップ ウィンドウに一部の個人の名前が表示されます。リストされている以上のユーザーとファイルを共有している場合は、名前をクリックすると、すべてのユーザーのリストが表示されます。
最終的な考え
G Suite アカウントにアクセスできない場合、ドキュメントを誰が閲覧、共有、編集したかを判断する能力が制限されます。ただし、基本的な情報を入手する方法はまだあります。
このガイドに記載されている手順に従うと、Google ドキュメント文書を何らかの方法で表示、編集、変更したユーザーをすばやく簡単に確認できます。Google ドキュメントでアクティビティを確認することについて、質問、経験、ヒントはありますか? 以下のセクションにコメントを残してください。
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