Googleカレンダーで不在を設定する方法
Google カレンダーの不在通知を使用すると、状況に応じて空き状況を表示できます。自分がオフィスにいないことや、どれくらい不在になる可能性があるかを他の人に簡単に知らせることができます。この機能を使用すると、Google カレンダーは、ユーザーが戻るまで会議を自動的に拒否します。
Google カレンダーの不在時機能の使用
オフィスを離れる必要がある場合は、連絡が必要な可能性がある人にその旨を伝えるのが合理的です。これは顧客または同僚である可能性があります。Google カレンダーの不在時機能を使用すると、これを簡単に行うことができます。
コンピュータでのセットアップ
コンピュータを使用すると、外出先でも Google カレンダーを簡単に設定できます。ヒント: Chrome では、新しいタブまたはウィンドウ ページですべての Google アプリにアクセスできます。
- Googleカレンダーを開きます。
- 「作成」を選択します。
- 「不在時」を選択します。
- イベントの日付を入力します。特定の期間を自由に追加することもできます。
- 拒否設定を変更したり、拒否メッセージを追加したりできます。
- 「保存」を選択します。
Android および iOS でのセットアップ
この Google カレンダー機能は、Android および iOS デバイスを使用して簡単に設定することもできます。どこにいても取り組むことができます。
- Googleカレンダーを開きます。
- 下部にあるプラス記号で示された「作成」をタップします。
- 「不在時」をタップします。
- 不在予定の日付を選択します。ご希望であれば時間指定も可能です。
- 「保存」をタップします
この機能を使用すると、選択した日時を超えて繰り返される不在イベントをスケジュールできます。Google カレンダーに不在をイベントとして追加すると、カレンダーはその時間が重なるイベントの招待を拒否します。この不在時の方法を使用すると、接続を切断して会議出席依頼の受信を停止できます。
注: この機能は、学校または職場を通じて Google Workspace で利用できます。個人アカウントでは機能しません。
Google カレンダーの勤務時間外の設定
Google カレンダーを使用すると、勤務時間のスケジュールをカスタマイズできます。以前は、単一期間の労働時間を設定し、それを他の曜日にも複製する必要がありました。Google カレンダーを使用すると、曜日ごとに勤務時間をカスタマイズできます。カレンダーも共有できます。
あなたが勤務時間を設定し、誰かがその時間外に会議をスケジュールしようとすると、あなたが対応できないことを知らせる自動通知が送信されます。
もう 1 つの便利な機能は、勤務時間を自動的に決定する Google カレンダーの機能です。これはあなたのスケジュール履歴に基づいています。提案が正確でない場合は、変更することができます。
オフィスアワーを設定する場合、タイムゾーンは関係ありません。代わりに、Google は自動的にタイムゾーンを推測します。これにより、起こり得る混乱が排除されます。
不在時の自動応答を設定する
不在通知を休暇応答と呼ぶ人もいます。外出するときは不在通知を追加することが賢明です。Gmail アカウントに自動返信を設定するのは比較的簡単です。
コンピュータでのセットアップ
コンピュータで自動応答を設定するには、いくつかの手順を実行します。しかし、正しく行えば望ましい結果が得られます。
- Gmail を開きます。
- 上部の歯車アイコンを選択して設定を開きます。
- 「すべての設定を表示」を選択します。
- 「不在通知」まで下にスクロールします。
- 「不在応答オン」をクリックします。
- 日付範囲、件名、メッセージを入力します。
- 休暇中の返信を連絡先にだけ表示したい場合は、メッセージの下にあるチェックボックスをオンにします。
- 「変更を保存」を選択します。
Android および iOS での不在レスポンダーの設定
Web 上の多くのテンプレートを使用して、適切な自動応答メッセージを作成できます。プロフェッショナルでありながらフレンドリーでなければなりません。
- Gmail を開きます。
- 重要な注意事項: この手順は、Apple デバイスにプレインストールされているメール アプリでは機能しません。
- 左側のハンバーガーメニューをタップします。
- 下にスクロールして「設定」をタップします。
- 自動返信を設定するアカウントを選択します。
- 「不在応答者」を選択します。
- スイッチを切り替えてレスポンダーを有効にします。
- 日付範囲、件名、メッセージを入力してください
- Androidの場合は「完了」、iOSの場合は「保存」をタップします。
自動応答を使用する場合の注意事項
この機能とその仕組みについて詳しく知ることで、エクスペリエンスが向上します。Gmail での休暇の返信については、次のような点に注意してください。
- 自動応答は、不在時のイベントをスケジュールした午前 0 時から、スケジュールされた最終日の午前 11 時 59 分まで有効です。この時間が経過する前にこれを変更できます。
- スパムメッセージを受信した場合、自動応答は行われません。これは、メーリング リストの一部として受信したメッセージにも当てはまります。
- 使用している Google Workspace アカウントが組織用の場合は、組織内のユーザーのみが自動応答を受信するように設定できます。
- その期間内に同じ方から複数回ご連絡をいただいた場合、最初のメール以降に自動返信が送信される可能性がございます。ただし、ここにはいくつかの例外があります。
- 最初のメールから 4 日経っても同じ人から連絡があり、まだ連絡が取れない場合。
- 自動応答を調整した場合、同じ人が別のメールを送信した場合。
不在時のメッセージに関連するベスト プラクティス
専門的に読まれる社外メッセージを作成することが重要です。ポジティブであることも必要です。適切なメッセージには次の内容が含まれている必要があります。
- 外出予定日と帰国予定日。オフィスアワーを設定するときは、勤務可能な時間と曜日を具体的に指定する必要があります。
- 応答が得られるまでにどれくらい時間がかかるかの見積もり。あるいは、カレンダーを全員に表示したり共有したりして、自分がいつ出勤するか、または空いているかを全員が確認できるようにすることもできます。
- 緊急時に受取人がとるべきこと。これには、代わりに連絡できる人の連絡先番号を含める必要があります。
- メッセージには個性が必要です。ユーモアがあり、気の利いた、皮肉たっぷりのメッセージを考案することもできますが、多くの場合、プロフェッショナルかつ簡潔に保つことが賢明です。
- Gmail などの他のシステムも忘れずに使用して、欠席を通知してください。
休暇が終了するかオフィスに戻ったら、いくつかのことを行って仕事に戻る必要があります。これらには次のものが含まれます。
- 不在時のメッセージをすべてオフにします。Google はこれを自動的に処理します。それでも、念のため逆チェックすることはできます。さらに、予定より早く戻った場合は、メッセージを手動でオフにすることができます。
- カレンダーを見て、その日に設定された予定やタスクを確認します。これにより、準備を整える機会が得られます。
- 予定やタスクを確認したら、優先順位に従って整理します。最初に重要なタスクから始めて、他のタスクをフォローしてもらいます。
- 物事を楽にしてみてください。ご不在中にすべての情報を把握するには時間がかかる場合があります。明確な頭と計画を持って取り組むことで、追いつきやすくなります。
- スケジュールを守る: スケジュールを設定したら、それを守ります。これにより、顧客、家族、同僚はあなたに連絡できるという安心感を得ることができます。
自動化を採用し、Google カレンダーの機能を活用する
Google カレンダーの不在通知機能を使用すると、予定や約束を手動でキャンセルすることに伴う不確実性の一部が解消されます。この機能を利用すると、オフライン中に重要なメッセージが返信されないことを気にせずに、外出先での時間を楽しむことができます。不在通知機能を使用すると、あなたが不在になる時間が通知され、会議などへの招待は自動的に拒否されます。
Google カレンダーの不在時機能を試したことがありますか? どれくらいうまくいきましたか? 以下のコメントセクションでお知らせください。
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